Digitalizace státu musí pokročit, příkladem může být celní správa

Česko v rychlosti digitalizace za okolními státy zaostává. Přesto se najdou dobré příklady, a to dokonce i ve státní sféře. Jedním z nich je digitalizace Celní správy ČR, která dlouhodobě směřuje k bezpapírovému fungování.

„Digitalizace výrazně urychluje výměnu dokumentů s dodavateli a uzavírání veřejných zakázek,“ prohlásil ředitel odboru informačních technologií Celní správy České republiky Petr Gavlas.

Kéž by to podobně viděli i na dalších úřadech. Studie McKinsey z října 2020 odhaduje růst digitální ekonomiky v našem regionu mezi lednem a květnem téhož roku na 14 procent. V České republice ovšem jen na osm.

„České republice může zrychlení digitalizace do roku 2025 přinést až 26 miliard EUR dodatečného hrubého domácího produktu, což znamená navýšení roční míry růstu o téměř jeden procentní bod. Tím by se mohla zvýšit konkurenceschopnost a prosperita země a z České republiky by se stala jedna z nejpokročilejších ekonomik v Evropě,“ říká analýza.

Klíčová je i role státu

Role státu je přitom klíčová. Jak příkladem, tak vytvářením předpokladů. Především ale stát může celou svoji agendu prostřednictvím digitalizace urychlit a zlevnit. „V digitálně rozvinutých zemích, zejména na severu Evropy komunikuje se státem digitálně už více než polovina lidí. U nás je to mnohem méně. Běhání na úřady a opakované předkládání již známých informací stojí čas i peníze nejenom občany, ale i stát,“ říká Lenka Axlerová, ředitelka pro sektor veřejné správy v českém Microsoftu.

Samozřejmě nejde jen o komunikaci s občany, nýbrž i o přechod státní správy a úřadů na digitální zpracování své vnitřní agendy. U celní správy probíhala část agendy elektronicky už před příchodem covidu. Cílem plánu digitalizace mělo být a je především zrychlení a zjednodušení vnitřních procesů. Zaměstnanci této instituce fyzicky kontrolují výběr mýta a dodržování předpisů při dovozu a vývozu. Vyměřují cla, pátrají po podvodech, ověřují původ zboží a odhalují padělky. Vybírají spotřební daně například z nafty, lihu a tabákových výrobků. Jde tedy o poměrně širokou agendu.

Vypuknutí pandemie posílilo potřebu posílit práci z domova, která ale sama o sobě také nebyla pro úřad novinkou. A s ní úzce souvisí otázka bezpečnosti. Čím dál více se ukazuje, že řešením může být efektivní využívání cloudů. „Data v cloudu jsou díky šifrování a zálohování chráněna mnohonásobně lépe proti kybernetickým útokům než při jejich uložení v malém datovém centru jedné z mnoha veřejných institucí,“ zdůrazňuje Lenka Axlerová.

Digitalizace má šetřit čas i peníze

Vedení celní správy zastává filozofii, že digitalizace nesmí práci komplikovat, ale urychlit a přinést úsporu nákladů. Ředitel odboru IT Petr Gavlas prosazuje mimo jiné nahrazení listinných dokumentů elektronickými. Platí to u výkazů docházky, služebních cest i u činností spojených s daňovým přiznáním. Už se nic netiskne, nearchivuje, zrychlil se přístup k dokumentům a jejich vyhledávání.

„S papírem u mě v kanceláři nikdo nepochodí. I smlouvy podepisuji elektronicky. Když se podívám třeba na vyřazování majetku, je to pro mě potvrzení, že jdeme správným směrem. Komplikovaný proces vyřazení trval i rok a dnes to uděláme během několika dnů,“ vysvětluje.

Vedení se rozhodlo pro jednoho poskytovatele požadovaných funkcí a využilo komplexní cloudové řešení Microsoft 365. Nástrojem digitalizace se stal i SharePoint, který je kromě internetu a systému pro správu dokumentů také osobním portálem zaměstnance. Nebo také „hlídacím psem“ pro vzdělávání a vstupní bránou k potřebným e-learningovým kurzům. Nic se nemusí řešit s personalisty, ani objednávat. Stačí jen kliknout na školení, které má zaměstnanec absolvovat, a vzdělávání může začít.