Mýlili jsme se. Ve firmách jsou i delší než šestihodinové porady. To je jedno z mnoha překvapivých zjištění Jana Řežába, jehož společnost Time is Ltd. už přes dva roky analyzuje neefektivity v komunikaci a práci firem. Jejich cílem je zdokonalovat softwarové nástroje, jimiž lze práci s časem v korporacích sledovat. Řežáb přitom věří, že se mu s projektem podaří prorazit do celého světa, podobně, jako se mu to před lety podařilo se společností Socialbakers.
Jak dlouho Time is Limited existuje?
Fungujeme 2,5 roku, poslední rok jsme celý projekt rozjeli víc, protože jsme dostali silnou investici od fondu Accel a Mikea Chalfena. Začali jsme pracovat v týmu šesti lidí, dnes už je nás 25.
Co vlastně děláte?
Hledáme neefektivity v korporacích a pracovních týmech. Ty jsou nejčastěji v komunikaci. A v nadmíře jednání, schůzek. Řešení je dát lidem správné komunikační nástroje a naučit je dobře je používat.
Jak jste přišel na to, že právě vy byste v této oblasti mohl umět poradit?
Troufnu si říct, že rozumím své vlastní produktivitě. Zároveň cítím kolem, že efektivita mnohde chybí. Když řídíte skupinu desítek nebo stovek lidí, je to problém. A někdy to může zajít až do nezdravých extrémů.
Tím myslíte počet a délky porad a podobné věci?
Jasně, myslím, že každý kdo dělá v nějaké firmě, tedy skoro každý se někdy ráno podívá na svůj kalendář a cítí se jak uvařená žába. A říká si: tohle není možné, jak jsem to mohl dopustit? Kdybyste nabíral člověka a říkal mu – budeš na šesti schůzkách denně, v průměru budou mít hodinu a půl, bude na nich dalších dvacet lidí, nic se tam neudělá, u toho musíš řešit maily a reálně se ke své práci dostaneš v deset večer až usnou děti, ty se z domova zaloguješ a vyřešíš, co jsi měl řešit ten den – nejspíš na nabízenou pozici nekývne. Náš úkol jako firmy a služby je toto vyřešit.
Čekají od vás firmy i řešení, nebo chtějí jen být upozorněny, že je někde chyba?
Firmy zpravidla tuší, že mají nějaký problém. Netuší ale, jak hluboký. My sesbíráme data. Když je ukážeme těm správným lidem ve firmě, musí se něco změnit. Takže naše práce je ta, že přijdeme ke klientovi, který časovou efektivitu chce řešit, a studujeme to. Data existují, ve sdílených kalendářích, ve Slacku (firemní komunikační platforma - pozn. red.) a tak dále. Vidíme, jestli se marketing vidí s prodejem, jak často. Víme, co je extrém. Víme, že obchodníci mají být v terénu. Podobný report z cloudových dat dokážeme udělat v podstatě za den.
Komu už jste takto radili?
Naše veřejná reference je Česká spořitelna. Máme několik klientů z technologických i průmyslových firem. Myslíme si, že pokud to někdo chce vzít ve velké firmě zodpovědně, je to na dlouhodobou práci, možná až na roky. Nejspíš jsme našli mezeru na trhu. Dosud se reálná data, pasivní data, tímto způsobem moc nezkoumají. Řeší se to tak, že se pošle dotazník s otázkami na to, jestli lidé ve firmě vidí nějakou neefektivitu. respondenti v dotaznících často zalžou, nebo neodpoví vůbec a nemáte z čeho vycházet.
Co jsou z vašich dosavadních zkušeností s klienty největší časové neefektivity, které jste při práci s nimi zachytili?
Když jsme začínali, maximální délka mítinků, které jsme si mysleli, že někde uvidíme, byla šest hodin. Víc naše filtry neměřili a nesledovali, ale rychle jsme ten strop museli upravit, protože jsme objevili schůzky třeba i devítihodinové. Další věc s tím spojená je počet účastníků takových schůzek. Našli jsme mítinky, kde bylo pozváno třeba sto lidí. Co chcete ve sto lidech vyřešit? A to si ještě připočtěte cestu. Průměrný čas cesty na člověka z různých částí té firmy je v hodinách. Problém je, že ty schůzky začaly ve čtyřech a postupně to s rozvojem firmy bobtnalo, bobtnalo a nikdo se nad tím dál už nezamýšlel. Nikdo si neřekl, kde je hranice.
Jak se dá práce a schůzování zefektivnit?
Třeba investicí do technologií. Zažili jsme firmy, které se na schůzku desítky minut připojovaly k nějaké videokonferenční technologii. Proč si nepořídíte lepší techniku, zeptáte se jich. Odpověď: je to moc drahé. Když ale spočítáte čas těch lidí, kteří na propojení čekají, zaplatí se vám to po pár hovorech.
Platí, že čas jsou peníze?
Určitě, ale lidi si to neuvědomují, a pokud už to někdo ví, neví, jak s tím pracovat, jak má čas získat. My doufáme, že výhledově to budeme umět lépe doporučit.
Kolik je správný, optimální počet e-mailů denně?
To nevíme, ale rozhodně víme, co je špatně. Nula je špatně, několik set je taky špatně. Než byly k dispozici efektivnější komunikační nástroje a služby typu Slack, i já jsem měl možná až k tisícovce nových mailů ve schránce denně.
Co udělá člověk s tisícovkou mailů?
Pár hodin na tom asi sedí. Jiná cesta není, každý si musí najít svůj způsob, jak si schránku vyčistit. Máte manažera, který má přístup inbox zero, pak máte jiného, který má v kategorii inbox tisíce položek. Domluví se na něčem tito dva lidi? Asi těžko.
Co s tím?
Všichni mluví o Slacku, ale má to i odvrácenou stranu mince. Chodí za námi lidi, kteří jsou rozhození z notifikací ve Slacku. Podobně jako mail se i Slack začal používat způsobem, který pro to není správný. I Slack je přesycený naprosto obscénními objemy. Řešením může být nastavení pravidel. Obecně, když nastoupíte do nové práce, dostanete spoustu školení, ale o tom, jak komunikovat, vám nikdo moc neřekne. Jsou firmy, které mají pravidlo dvě porady týdně. Viděli jsme, že některé firmy už spojují HR a IT týmy. Člověk je přece ten, kdo operuje informační systém. Tento krok má tedy smysl. Ale je toho málo.
Je nějaká firma, která funguje v interní komunikaci na jedničku?
Za vzor a inspiraci je považováno Spotify, ale jejich data jsem neviděl.
Jan Řežáb (32) Zakladatel a předseda dozorčí rady společnosti Socialbakers, která analyzuje a interpretuje data ze sociálních sítí, se poslední roky věnuje také svému novějšímu projektu Time is Ltd. Ten vyvíjí nástroje a řešení pro analýzu časových neefektivit primárně ve velkých korporacích. |
