Ať už jde o rezervaci místnosti, vybavení, automobilu či jiného sdíleného zdroje, pro rezervujícího i pro poskytovatele, je vždy důležité, jak rychle a jak efektivně bude schopen rezervaci vyřídit. Vhodně navržený rezervační systém by měl nejen výrazně zkrátit čas potřebný pro vytvoření a schválení rezervace, ale především poskytnout možnost dostatečné variability parametrů rezervace včetně objednávky doplňkových služeb bez nutnosti dalšího dohledávání kontaktů na odpovědné osoby.
Žadatel o rezervaci místnosti ocení zejména možnost výběru podle kapacity místnosti, nábytku, vybavení (LAN, projektor, kopírka apod.), fotodokumentace místnosti, polohy místnosti na podlaží apod. Informace tohoto typu však v ekonomických podnikových systémech běžně nenajdeme. Jedním z vhodných řešení je propojení rezervačního systému se systémy pro plánování a řízení podpůrných procesů (CAFM - Computer Aided Facility Management). Tyto systémy obsahují jednak podrobnou evidenci parametrů jednotlivých sdílených zdrojů a zároveň i potřebné elektronické workflow pro řízení požadavků na podpůrné služby.
#####Vysoká flexibilita rezervačního systému
Představme si následující modelovou situaci. Zaměstnanec plánuje schůzku pro větší počet klientů. Kromě samotné místnosti bude nutné zajistit také občerstvení včetně obsluhy, tlumočníka, parkovací místa pro klienty, projektor, flipchart, tiskárnu a skartovač. K tomuto účelu hodlá zaměstnanec využít rezervační systém dané administrativní budovy. V rezervačním formuláři vybere datum, čas, počet osob a účel rezervace. Systém mu zobrazí seznam všech volných místností, které jsou vhodné pro pořádání schůzek, případně konferencí. U každé místnosti je uvedena kapacita, velikost, vybavení místnosti, fotografie a díky napojení na CAD také plánek. Zaměstnanec si z nabídky vybere odpovídající místnost a do požadavku na vybavení doplní tiskárnu, která v místnosti standardně není. Rád by také pro účely jednání změnil současné uspořádání a počet stolů, a proto tento požadavek do systému zadá.
Z nabídky dostupných lidských zdrojů vybere tlumočníka angličtiny (specialitou v oblasti rezervace osob může být například požadavek na přítomnost pracovníka ostrahy). Následně označí, že má zájem také o zajištění cateringových služeb, a zadá požadavky na občerstvení a počet osob, které mají zajišťovat obsluhu hostů. Nakonec ještě zarezervuje požadovaný počet parkovacích míst, zkontroluje všechny vyplněné údaje a žádost odešle ke zpracování do systému CAFM. Tím práce žadatele o rezervaci skončila a dále je informován o průběhu vyřízení žádosti. Vytvořená žádost o rezervaci je v procesní části CAFM zpracována jako soubor požadavků, které jsou v rámci nastavených workflow odeslány odpovědným osobám ke schválení a vyřešení, případně jsou řešeny zcela automatizovaně.
Dochází tak k synergickému efektu, v rámci něhož je mimo jiné odeslána objednávka cateringové společnosti, která bude zajišťovat občerstvení a obsluhu. Distribuce kancelářských pomůcek, stěhování, konferenční a tlumočnické služby jsou zajištěny vazbou na interní, popřípadě externí poskytovatele těchto služeb. Napojení na systém správy vozového parku zajistí, že požadovaná parkovací místa budou pro daný termín označena za obsazená a pro hosty budou také vygenerovány parkovací karty. Důležité může být také propojení se systémem správy klíčů a karet.
#####Hitem je přístup přes webové rozhraní
Současným trendem na poli rezervačních systémů je především přístup prostřednictvím webového rozhraní, popřípadě lze využít integrace do některé z běžných aplikací pro plánování schůzek (např. MS Outlook, Mozilla Thunderbird apod.). Vhodné je také napojení na systém elektronických rozvrhů u dveří místnosti, které účastníkům schůzek výrazně pomáhají v lepší orientaci v budově. Rezervační systém by měl vždy odpovídat požadavkům konkrétní organizace, odrážet její organizační strukturu a firemní procesy. Důležité je také napojení na systémy pro plánování a řízení FM služeb (jako např. AFM - Alstanet Facility Management), díky čemuž lze proces rezervace výrazně zefektivnit, minimalizovat míru administrativy a eliminovat případné chyby, což šetří čas a nervy všem zúčastněným.
