Správa autoparku (fleet management), respektive profese Fleet Managera, obsahuje řadu úkolů a činností. Fleet Manager musí mít především přehled o všech služebních vozidlech, musí vědět, komu je aktuálně služební vozidlo přiděleno, musí mít informace o tom, kde se vozidlo pohybuje a jak je využíváno. Musí mít také vždy k dispozici údaje nutné pro zajištění všech požadavků daných legislativou (silniční daň, technické kontroly – STK, přidanění ke mzdě zaměstnancům…). Důležité je také znát konkrétní náklady na jednotlivé automobily, případně na konkrétní řidiče. Pokud služební vozidlo neslouží jen jednomu konkrétnímu řidiči, je nutné zajistit plánování využití jednotlivých vozidel a rezervační systém. To jsou jen některé z řady úkonů souvisejících se správou vozového parku.
#####Rozhoduje nejen počet firemních vozidel
Na základě mnoha kritérií, a to nejen počtu služebních vozidel ve firmě, se určí, které nástroje pro podporu práce Fleet Managera se použijí. Například pro firmu vlastnící pouze malý počet služebních vozidel v řádu několika kusů si ve většině společností vystačí s papírovou knížkou, která slouží jako kniha jízd, případně jednoduchá evidence v některém z tabulkových procesorů (např. Open Office – Calc). Se vzrůstem počtu služebních automobilů a komplexitou sledovaných parametrů je vhodné poohlédnout se po ucelenějším softwarovém řešení, které se v základu liší podle možnosti přizpůsobení daného programu (postupů) pro konkrétního zákazníka.
Rozlišují se tzv. „krabicové“ systémy (libovolná upravovatelnost podle požadavků zákazníka není vysoká) nebo řešení dodaná na míru (tj. mohou být plně přizpůsobena procesům zákazníka). Z cenového pohledu jsou samozřejmě upravovatelná řešení dražší než řešení, která velkou volnost v upravování nemají. Přizpůsobení systému pro správu autoparku na míru firemních procesů podniku je prováděno specializovanými konzultačními firmami, jako je například Alstanet.
#####Základ bývá všude podobný
Skoro všechny systémy pro vedení a správu autoparku v současnosti pokrývají činnosti, které souvisejí s pořízením, správou, údržbou, obnovou a odpisem vozidel ve vozových parcích. Na prvním místě tedy obsahují údaje týkající se identifikace vozidla – značka vozidla, pořizovací cena, množství vypouštěného oxidu uhličitého na jeden kilometr, registrační značka, velikost palivové nádrže, průměrná spotřeba, dálniční známky a další data. Dále je možné do systému zadat seznam potenciálních řidičů (většinou bývá shodný se seznamem zaměstnanců společnosti), seznam možného vybavení vozidla (střešní nosič, koule pro tažný vozík…), přidělení vozidla řidiči v konkrétním časovém období, přidělení tankovací karty, ať řidiči, nebo vozidlu, je možné sledovat náklady vozidla a následně je rozpočítat na řidiče nebo zahrnout do nákladů společnosti, je možné nechat se informovat o blížící se technické kontrole vozidla, případně o běžné provozní (servisní) prohlídce.
Poměrně populární a hojně využívanou službou podobných systémů je možnost dělit ujeté kilometry vozidla na soukromé a pracovní jízdy či možnost propojit systém s informačním systémem společností pro platební karty, jako je CCS, OMV, Slovnaft či Benzina. Díky těmto propojením je možné automaticky importovat detailní seznamy všech provedených plateb a automaticky je tak pomocí RZ propojovat na jednotlivá vozidla.
#####Ruční vyplňování knihy jízd je reliktem minulosti
Nejčastější činností Fleet Managera ale bývá vyplňování knihy jízd nebo zajišťování, aby kniha jízd byla jednotlivými řidiči vyplněna. V současné době jsou dva nejběžnější způsoby vyplňování knihy jízd, a to automatizované a ruční. V případě ručního vyplňování knihy jízd je nutné na konci každého měsíce (případně jiného časového období) ručně doplnit informace do systému pro správu autoparku. Ruční doplňování bývá často doprovázeno nepřesnostmi, zpožděními a nutností kontroly, zda již bylo zaměstnanci vyplněno. V případě automatizovaného vyplňování knihy jízd se využívá sledovací zařízení nainstalované ve vozidlech. Pokud je vozidlo tímto sledovacím zařízením vybaveno, je možné okamžitě určit jeho polohu (lokalitu, kde se v daný čas nachází), ať již pomocí GPS nebo GSM mobilní sítě např. ve městech.
Mimoto sledovací zařízení také umožňuje kontrolovat stav tachometru nebo množství paliva v nádrži vozidla. Informace spolu s udáním času jsou ukládány přímo ve sledovacím zařízení. Přenos mezi sledovacím zařízením a softwarem je možný provádět aktivně, nebo pasivně. V případě aktivního jsou data ze sledovacího zařízení „on-line“ přenášena do softwaru (např. pomocí GSM sítě). V pasivním případě jsou data ze sledovacího zařízení přenesena až po faktickém návratu vozidla do garáže, kde mohou být data ze sledovacího zařízení zkopírována do softwaru.
Software je pak propojen se systémem pro správu autoparku, případně jiným systémem v závislosti na tom, kde firma provádí vyúčtování. Automatizované vyplňování knihy jízd rovněž přispívá, kromě pravidelné nutnosti vyplnit knihu jízd ručně, i k lepší kontrole nad vozovým parkem. Následně pak rovněž ke zvýšení bezpečnosti a kontroly zaměstnanců, minimalizaci nákladů a z toho plynoucího vyššího zisku, i přes počáteční vyšší náklady na pořízení sledovacích zařízení.
