Elektronického podepisování má řadu výhod, ale také pár úskalí | E15.cz

Elektronické podepisování: Jaké jsou hlavní výhody a na co si dát pozor, než s ním začnete

Elektronické podepisování: Jaké jsou hlavní výhody a na co si dát pozor, než s ním začnete

Rok 2020 bývá někdy označován jako rok, ve kterém se zastavil čas. Turisté nemohou cestovat, sportovci hrají na prázdných hřištích a restaurace v centrech měst jsou rády za každou návštěvu. Toto tvrzení ovšem neplatí v oblasti inovací a technologií. V této sféře jsme letos naopak zaznamenali extrémní zrychlení, jelikož lidé hledali řešení, jak provádět běžné činnosti na dálku, namísto osobně, jak byli do té doby zvyklí. A dálkově bylo mimo jiné potřeba podepisovat i smlouvy.

Do hledáčku právníků se v současné koronavirové pandemii mnohem častěji dostává možnost využití elektronických podpisů. Byť nejde o technologii nijak novou a legislativně zakotvená je již také řadu let, nebylo elektronické podepisování běžnou praxí na poli advokátních služeb.

Na druhou stranu je potřeba zmínit, že někteří podnikoví právníci byli ve využívání elektronických podpisů poměrně zběhlí již před pandemií a využívali elektronické podpisy podstatně častěji než advokátní kanceláře. Snažili se totiž zjednodušit a co nejvíce zautomatizovat každodenní procesy, které by jinak zabíraly mnoho času a také místa v archivu. Elektronicky se tak podepisovaly různé zákaznické smlouvy a interní dokumenty. Naopak velká část advokátních kanceláří přistupovala k elektronickým podpisům poměrně opatrně.

Elektronický podpis přináší ulehčení

Pandemie nicméně přinutila advokátní kanceláře, a do určité míry i podnikové právníky, kteří doposud elektronické podpisy nevyužívali, možnost elektronických podpisů zvážit, a to jak po právní, tak i po technické stránce. Přináší to přitom spoustu výhod a ulehčení v každodenním životě. Lidé nemusejí k podpisu cestovat, a namísto toho mohou dokumenty podepsat z domova, auta, chaty nebo dovolené na druhém konci světa a zároveň se nemusí řešit, zda dorazí včas na místo podepisování. Dokument mohou prostě a jednoduše podepsat kdykoliv, a to prostřednictvím několika kliknutí na počítači či mobilu. Neméně důležitý je i ekologický aspekt, jelikož se elektronické podepisování obejde bez jakékoliv potřeby dokumenty tisknout. Nedochází tak k situacím, kdy se podepisují stovky potištěných papírů, které se následně uzamknou do skříně, ze které už se v mnohých případech vyndají až na skart.

Z těchto důvodů se elektronické podpisy staly po vypuknutí pandemie horkým tématem. Od klientů nám pravidelně chodily dotazy týkající se nejen právních účinků elektronických podpisů, ale i jednotlivých technických řešení. Velmi opakovanou otázkou byl dotaz, zda je ten který dokument možné podepsat elektronicky, ačkoliv je pro něj vyžadována písemná forma a případně jaký typ elektronického podpisu je k tomu potřeba. Jednoduchou odpovědí na tento dotaz bylo zpravidla “ano, je to možné, a stačí využít i prostý elektronický podpis”. Nicméně je třeba být opatrný a zvážit každou konkrétní situaci, neboť mohou existovat určitá právní rizika. Klienty zajímaly také mezinárodní aspekty elektronického podepisování, například zda dokument podepsaný elektronicky v jedné zemi bude uznán i v zemi jiné či jaké následky má na platnost elektronického podepisování smluvní volba práva.

Ne každé technické řešení vyhovuje evropskému trhu

Na trhu se v posledních letech objevilo velké množství technických řešení, která jsou snadno ovladatelná a uživatelsky přívětivým způsobem nabízejí svým klientům platformu pro elektronické podepisování. Je důležité upozornit, že ne všechny tyto platformy jsou vhodné pro evropský trh. Některé elektronické podpisy vygenerované v rámci těchto technických řešení nesplňují požadavky kladené na elektronické podpisy nařízením eIDAS, tedy nařízením EU, které od roku 2016 zavádí na území členských států Evropské unie určitý právní rámec pro elektronické podpisy.

Jedním z nejvíce využívaných řešení je v současné době platforma DocuSign, nicméně se u nás využívají i další jako například Adobe či iSmlouva. Zvýšenou poptávku po platformě DocuSign je možno pozorovat i na ceně akcií této společnosti, která během pandemie vzrostla ze 75 amerických dolarů na akcii na necelých 206 dolarů k 10. září, tedy o zhruba 175%. Výhodou DocuSign je, že licenci nemusí mít všichni podepisující. Postačí, když ji má osoba, která zprostředkovává podpis dokumentace, tedy například advokátní kancelář.

Dejte si pozor na interní implementaci

Jednou z nejproblematičtějších stránek elektronického podepisování je jeho interní implementace. Společnost musí nejprve zvážit otázku, jaké technické řešení vyhovuje nejlépe jejím potřebám a způsobům využití. Měla by si ujasnit, jaké zabezpečení chce zvolit, ale také jaký stupeň elektronického podpisu bude při elektronickém podepisování jednotlivých dokumentů využívat. Zatímco u některých dokumentů postačí prostý elektronický podpis, v jiných případech bude potřebný vyšší stupeň elektronického podpisu. Některé dokumenty zároveň vyhotovit elektronicky vůbec nelze, protože jejich elektronická podoba by byla neplatná. V České republice je ku příkladu možnost elektronického podepisování omezena tím, že až do roku 2022 není umožněno elektronicky podepisovat dokumenty, u kterých je ze zákona vyžadováno úřední ověření podpisů, což je mimo jiné jeden z rozdílů oproti Slovensku. Společnosti by si proto měly hned na začátku správně nastavit interní procesy a ideálně vypracovat interní směrnice či pokyny týkající se elektronického podepisování a v tomto ohledu musí své zaměstnance také řádně proškolit.

Opakujícím se praktickým problémem je i fakt, že druhá smluvní strana často nemá s elektronickým podepisováním zkušenosti, a proto tento způsob uzavírání smluv nepreferuje či rovnou odmítá. Je také třeba zmínit, že ačkoliv se problematika elektronického podepisování řídí evropským nařízením a měla by tak být značně ucelená a jednotná v rámci EU, nechává nařízení eIDAS na členských státech, aby si samy upravily právní účinky související s uzavíráním a platností smluv. Výsledkem je, že pravidla elektronického podepisování se mohou lišit napřič celou Evropskou unií, což je potřeba brát na zřetel. Do úvahy je proto vždy nutno vzít také rozhodné právo podepisovaného dokumentu.

Na závěr je třeba zmínit, že ačkoliv pandemie výrazně posílila používání elektronických podpisů namísto klasického podepisování, stále se setkáváme s určitou opatrností ze stran klientů či protistran. Bude tedy ještě trvat než se elektronické podepisování stane běžnou praxí. K tomu však bude potřeba i větší právní jistota zakotvená právním řádem.

Autor: Michal Jašek, advokát, Clifford Chance, a Martin Urban, advokátní koncipient, Clifford Chance

Návrat do speciálu