Všechny firmy v Česku musí ke komunikaci se státem používat datové schránky. Pro velké firmy, které mají pro komunikaci vytvořená přesná pravidla a pokyny, to nepředstavuje problém. Malé firmy se však potýkají s některými problémy.
Mezi nepříjemná překvapení pro ně patří, že se důležité zprávy od úřadů v datové schránce po několika týdnech samy smažou. Firmy tak ze dne na den přijdou o důležité rozhodnutí, povolení nebo stanovisko.
„Datovou schránku používám zhruba dva roky. Až nyní jsem potřeboval na úřadě doložit rozhodnutí stavebního úřadu vydané letos na jaře. A zjistil jsem, že už v datové schránce není,“ upozorňuje podnikatel, který si nepřál uvést jméno.
Někteří živnostníci totiž pracují s datovými schránkami podobně jako byli po léta zvyklí pracovat s e-maily. A nepředpokládají, že by bez jejich zásahu mohly být datové zprávy smazány. Systém datových schránek však funguje jinak.
Po devadesáti dnech zpráva zmizí
„V souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. a jeho prováděcí vyhláškou jsou zprávy v datové schránce uchovány po dobu 90 dní od okamžiku přihlášení osoby, která měla oprávnění seznámit se s obsahem dokumentu. Po této lhůtě bude zpráva vymazána,“ vysvětluje mluvčí České pošty Matyáš Vitík.
Pokud se do datové schránky firma nepřihlásí, bude zpráva považována po deseti dnech ode dne dodání za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována i nadále a 90denní lhůta pro její vymazání začne běžet až okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba s oprávněním tuto zprávu číst.
Malé firmy by se proto měly naučit se systémem správně pracovat. „Datové schránky jsou zabezpečeným komunikačním kanálem, primárně neslouží k uchovávání nebo zálohování dat. Pokud chcete doručená nebo odeslaná data uchovávat v prostředí datové schránky, umožní vám to jiná služba, kterou je nezbytné jejímu poskytovateli uhradit. Problém nastává samozřejmě u výše odměny,“ dodává Martin Plachý mladší, předseda Pracovní skupiny e-Government v Sekci IT a telekomunikací Hospodářské komory ČR.
Velké firmy zprávy obvykle uchovávají ve specializovaných systémech pro správu dokumentů a nakládají s nimi podle interních předpisů. Na podobná řešení však malé firmy obvykle nedosáhnou
Roční cena datového trezoru se podle počtu archivovaných zpráv pohybuje od 360 korun po 29 500 korun. V prvním případě bezpečně uloží padesát datových zpráv, ve druhém pět tisíc zpráv.
Velké firmy zprávy obvykle uchovávají ve specializovaných systémech pro správu dokumentů a nakládají s nimi podle interních předpisů. Na podobná řešení však malé firmy obvykle nedosáhnou. Co tedy mohou udělat, aby o důležité datové zprávy nepřišly?
„Mohou si zprávu uložit na libovolném paměťovém médiu, jako je pevný disk, USB disk, vypálit si ji na CD nebo DVD. Můžou si zprávu také uložit ve veřejném úložišti, jako je Google Drive, Microsoft OneDrive, mail na Seznam.cz a podobně,“ vysvětluje Aleš Kučera, člen Řídícího výboru pro informační společnost ICT UNIE.
