Online fakturace šetří čas stále více podnikatelům
Pro většinu podnikatelů není vystavování a odesílání faktur zrovna oblíbená činnost. Proto jsou stále populárnější online fakturační programy, které tyto procesy ulehčují a automatizují. Některým podnikatelům šetří i desítky hodin měsíčně. Čtěte, jak online fakturace funguje a jak s ní začít.
Faktura za pár sekund
Nejdůležitější vlastností online fakturačních nástrojů je to, že jsou dostupné z internetového prohlížeče a nevyžadují instalaci žádných programů. Při registraci do nich zadáte základní údaje o svém podnikání, bankovní účet a vyberete, jestli jste plátce DPH. Pak si můžete přizpůsobit vzhled faktury a vytvořit ceník. Také si můžete rovnou uložit kontakty na své pravidelné klienty.
Jakmile máte základní nastavení hotové, vystavení faktury zabere jen pár sekund. Program automaticky doplní většinu údajů, takže nemusíte nic ručně vypisovat. Vyberete jen jméno klienta a program si jeho údaje vezme z adresáře.
S položkami je to stejné – do faktury je vložíte výběrem z předchystaného ceníku. Nakonec si vyberete, jestli fakturu chcete uložit, stáhnout jako PDF, nebo rovnou poslat klientovi.
Přehled nad platbami díky párování s bankou
Některé fakturační nástroje jako například oblíbený iDoklad můžete propojit se svým podnikatelským účtem v bance. Jakmile přijde platba, banka automaticky pošle notifikaci do fakturačního programu. Ten podle variabilního symbolu pozná, kterou fakturu platba pokrývá, a sám ji označí jako zaplacenou.
Tato funkce je mezi podnikateli velmi oblíbená, protože už se nemusíte starat o párování plateb, kontrolu účtu a hledání správného variabilního symbolu.
Automatické upomínky, které se o vše postarají
Fakturační program vám ukáže, které faktury jsou po splatnosti. Některé programy dokonce automaticky posílají upomínky zákazníkům, kteří se opozdili s platbou.
Nastavíte si, za kolik dní po splatnosti chcete upomínku odeslat, a můžete si upravit text upomínky podle sebe. Pokud zákazník nereaguje na první upomínku, program po určité době pošle další. Díky tomu máte o jednu nepříjemnou starost méně.
Nejen doklady, ale i cenové nabídky nebo dobropisy
Stejně jednoduše jako fakturu si v programu připravíte i cenovou nabídku. Jakmile ji klient schválí, rychle ji převedete na zálohovou nebo konečnou fakturu. Všechny údaje se přenesou, takže nemusíte nic znovu přepisovat.
Pohodlně vytvoříte i další typy dokladů jako dobropis nebo vyúčtovací fakturu.
Opakované faktury vystaví a odešle automaticky
Pokud fakturujete každý měsíc stejné částky, můžete to nechat plně na programu. Stačí vystavit první fakturu a nastavit její opakování. Program automaticky vytvoří nové faktury podle toho, co máte nastavené – včetně aktuálních dat a čísel faktur.
Hotovou fakturu rovnou pošle zákazníkovi, takže celý proces vystavování a odesílání faktur probíhá bez vašeho zásahu.
Podklady pro daňové přiznání snadno a rychle
Pokud používáte fakturační program po celý rok, na konci roku si snadno vygenerujete podklady pro daňové přiznání. Už nebudete muset hledat faktury v šanonech a počítat obrat ručně.
Kolik času fakturační program ušetří?
Jak moc vám online fakturační program ušetří čas, závisí na tom, kolik faktur vystavujete a jaké funkce využíváte. Pokud máte jen pár faktur, ušetříte desítky minut měsíčně. Pokud jich máte více, časová úspora se může vyšplhat až na hodiny, nebo dokonce desítky hodin.
V každém případě se fakturace online vyplatí vyzkoušet. Například iDoklad nabízí bezplatnou verzi se všemi funkcemi po dobu prvních dvou měsíců zdarma. Pokud jste navíc malý podnikatel a nemáte víc než pět pravidelných zákazníků, můžete program využívat bezplatně po neomezenou dobu.
