Podle aktuálního počasí to sice ještě nevypadá, ale přípravy na vánoční večírky jsou v mnoha firmách v plném proudu. Perfektní společenská akce nevznikne nikdy na koleně a už vůbec ne narychlo. Výběr zajímavé lokality, volba skutečně chutného menu i zábavného programu, který hosty zaujme, není nic snadného.
Nemluvě o tom, že čím později začnete svůj večírek plánovat, tím se vám zužuje manévrovací prostor. Atraktivní lokality bývají brzy rozebrané, stejně tak kvalitní podniky hlásí před svátky plno i v krizových časech. Navíc, jak klientům a obchodním partnerům přibývají na stole pozvánky na společenské akce, klesá i jejich ochota se všech účastnit. Snadno se vám může stát, že z původně perfektně naplánovaného večírku budou trapné okamžiky čekání na klienty a partnery, kteří nakonec vůbec nedorazí, protože už budou „pařit“ u konkurence. Naštěstí většině „katastrof“ se dá vyhnout předem díky pečlivé přípravě a týmu prověřených spolupracovníků a partnerů.
„Základem úspěchu je být předem připraven i na nenadálé situace. Téměř vždy totiž musí nastat nenadálé, ale také velice pravděpodobné situace, které budou vyžadolokalitu, vat neodkladné řešení,“ radí Pavel Koutský, spolumajitel agentury Headmade. Podle něj spolehlivě platí, že v den konání akce je nezbytná více než stoprocentní koncentrace ze strany organizátorů. „Spolehlivě platí, že co se může pokazit, to se zaručeně pokazí, tak s tím počítejte,“ varuje s úsměvem.
Víte, co chcete
Pokud chcete, aby váš letošní vánoční večírek proběhl co nejlépe, máte nejvyšší čas se pustit do jeho organizace. Základní otázka, kterou si musí položit každé HR oddělení, na které obvykle příprava podobných akcí padá, je, zda vše zvládne ve vlastní režii nebo dá přednost službám agentury. Obě řešení mají své výhody, ale i problematická místa.
Ještě před tím, než se pustíte do rozhodování, zda přizvat agenturu nebo vše řešit vlastními silami, je dobré si ujasnit několik věcí. Jednak tím ušetříte čas při jednání, ale hlavně se i dříve dočkáte konkrétních plánů na realizaci večírku či jiné společenské akce. „Základem je vědět, pro koho večírek pořádáte, jestli pouze pro zaměstnance, nebo i pro jejich partnery, pro klienty a zákazníky, a také účast kolika osob očekáváte. Stejně tak je dobré mít určitou představu o programu nebo nějakém tématu večera,“ radí Sabina Budínská, majitelka PR agentury orange & co. Neméně důležitá je i představa o celkovém rozpočtu akce. Ten ovlivní nejen catering, program večera, ale i to, zda chcete akci plánovat v blízkosti sídla firmy nebo jinde, a tedy musíte počítat i s dopravou, parkingem a případně ubytováním hostů.
„Mnoho klientů si často ani neuvědomuje, kolik práce vyžaduje kompletní organizace akce,“ upozorňuje Budínská. Ještě před tím, než se pustíte do organizace „na vlastní pěst“, zkuste si alespoň hrubě načrtnout, co vše je potřeba zajistit a kolik jste schopni do akce investovat. Nejde zdaleka jen o finanční prostředky, příprava velké společenské akce je vždy spojena se stresem a napětím. Rostoucí počet hostů stejně jako náročnost programu znamená i větší neklid pracovníků, které organizací akce pověříte, a logicky pak budou mít méně energie a času na své běžné pracovní úkoly. Proto je dobré přemýšlet i nad tím, zda jste schopni krátkodobě postrádat jejich stoprocentní výkon. Ve srovnání s tím pak mohou být náklady spojené s investicí do agentury nižší a přijatelnější.
„Výhodou agentury je, že má přehled a zkušenosti s nejrůznějšími variantami prostor a lokalit, má ověřené dodavatele, a to od techniky a cateringu přes kapely, moderátory až po hostesky. Díky tomu je schopná klientovi najít řešení na míru a zvládnout i případné obtíže,“ vysvětluje Budínská. Dobrá agentura s dostatečně širokým portfoliem dodavatelů dokáže realizovat i nápady, které mohou vypadat jako poněkud bláznivé nebo na hranici možností. Na druhé straně agentura může znamenat vyšší náklady a také pocit, že organizaci své akce nemáte plně ve svých rukou. Proto jsou důležité kvalitní reference.
Lokalita je základ
Přemýšlení o vhodné lokalitě je dalším z kroků při organizaci. Vždy je lepší, pokud máte dostatek času prohlédnout si vytipované prostory osobně a nespoléháte se pouze na informace z internetových stránek, které mohou být velmi zkreslující. Není nic horšího než vidět prostory, které vypadaly na fotografiích velmi reprezentativně, v mnohem méně lichotivém světle až v okamžiku, kdy přichází hosté ve velké večerní. Výběr lokality by se měl řídit hlavně počtem hostů, aby se v prostoru cítili komfortně a nepůsobili „ztraceně“ a ani naopak neměli pocit stísněnosti. Oboje nahrává tomu, že večírek opustí příliš brzy s nepříliš lichotivým dojmem z celé akce a bohužel automaticky i jejích organizátorů.
Samozřejmostí by pak měly být úvahy o dopravní dostupnosti lokality, včetně parkování. Ženy obvykle přichází v elegantní obuvi, která rozhodně není určena pro dlouhé procházky, a tak ocení, že od auta nebudou muset jít dlouho po namrzlém chodníku. Ruku v ruce s výběrem lokality je i volba programu či tématu celého večera. Zkušená agentura je schopná vyřešit tuto část za vás a nabídne vám více variant v různých cenových relacích. Oslovit ale můžete i některou z restaurací nebo hotelů přímo. „Stále častěji si klienti potrpí na akčněji vedené večírky. Většinou se nejedná pouze o volnou zábavu při konzumaci připraveného jídla,“ popisuje Hynek Vávra, majitel podniku Hliněná bašta v Průhonicích, který se na podobné akce specializuje.
Sám je přesvědčen, že realizovatelné je prakticky cokoli, a tak už má zkušenosti se zajištěním celkem běžné zábavy v podobě DJ, živé kapely, karaoke nebo řízené degustace, až po vypouštění lampiónů pro štěstí nebo ohňostroj. „Díky upravenému terénu okolo bašty jsme schopni nabídnout i malý geocaching nebo v teplejších měsících plavby a závody na lodičkách či v rybaření,“ dodává. Podle něj je vždy dobré nabídnout „něco navíc“, co večírek zpestří a učiní ho tak skutečně zapamatovatelným.
Důležité je podle Vávry znát kromě počtu plánovaných hostů i jejich složení. Svou roli hraje i věk a pohlaví hostů. „Zkušený kuchař už na základě těchto informací odhadne, jaké suroviny použít a navrhne i množství pokrmů,“ dodává.
Česká klasika, ne ústřice
I když české firmy rozpočty na společenské akce spíše utahují, stále se lze setkat s přístupem, kdy ke konci roku chtějí svým zaměstnancům, klientům a partnerům dopřát něco neobvyklého a výjimečného. To ale může být při volbě cateringu kamenem úrazu. „Vždy jsou lepší všeobecně známé a odzkoušené pokrmy. Vítané jsou i speciality, které nemá každý možnost kdykoli ochutnat, ale tady platí, že je vhodné, aby se na tyto chody těšila alespoň část hostů,“ popisuje Erik Taksony, manažer pražské restaurace Cowboys, která díky velkým možnostem kuchyně patří mezi atraktivní pro konání společenských akcí.
Dobrou volbou je například sushi, dostatek salátů, pokud mezi hosty bude dostatečná skupina žen, muži naopak dávají přednost široké nabídce grilovaných mas. Podle Taksonyho je sázkou na jistotu také grilovaná zelenina, cézar salát, rostbeef a tatarák. „Každé z jídel by mělo oslovit většinu hostů a také musí být v průběhu večera doplňováno,“ dodává. Podle něj přibývají i požadavky klientů na ladění večera v určité kuchyni v závislosti na původu klienta. Nepřekonatelnou klasikou ale zůstává česká kuchyně, byť se jí na paty lepí středomořská a skandinávská.
Zálibu klientů v české kuchyni potvrzují i zkušenosti Mirka Beneše, manažera Hergertovy Cihelny, dalšího z pražských podniků oblíbených pro pořádání společenských akcí. „Požadavky klientů se v zásadě nemění. Důraz kladou především na tradiční českou vánoční tématiku,“ říká s tím, že stále více se začíná prosazovat inspirace severskou kuchyní.
Důležité je podle něj správně plánovat i formu podávání pokrmů. Nejideálnější a nejoblíbenější je raut se širokou nabídkou rozdílných surovin a chutí. „Pro společenské akce jsou vhodná jídla, která se podávají v malých porcích, a hosté tak mají možnost ochutnat více pokrmů. Lepší je vyhnout se pro hosty neznámým pokrmům, a také těm, které se dají jen špatně podávat,“ uzavírá.
