Nebojte se fungovat bez papírů, říká manažerka Allwynu po přechodu na SAP Concur

Nadnárodní loterijní společnost Allwyn zažívá výrazný růst. Pro firmu to znamená i zvýšenou mobilitu zaměstnanců, a tím pádem vyšší počet služebních cest. Jejich zúčtování, které se až donedávna provádělo pouze ručně, papírově a prostřednictvím asistentek, se tak stalo výrazným omezením.

U svých servisních organizací v Česku, Švýcarsku a Velké Británii, stejně jako v holdingových strukturách, proto Allwyn ve spolupráci s Deloitte přešel na systém SAP Concur. Deloitte společnost provedl celým procesem implementace od návrhu řešení až po podporu uživatelů při přechodu na nový způsob vyúčtování.

Zaměstnanci jej mohou využívat jako aplikaci v mobilním telefonu, zároveň je propojený i s platebními kartami. Umí ale pracovat i se zaúčtováním plateb v hotovosti, případně vyplácením záloh. „Mezi roky 2024 a 2025 se nám objem transakcí téměř zdvojnásobil. Hodnotově pak nárůst dokonce překročil sto procent. Takže zavedení systému pro nás nebylo ani tak otázkou optimalizace, jako spíš udržitelnosti,“ podotýká manažerka transformace Allwynu Zuzana Hofmannová.

Historický proces byl zcela manuální a závislý na několika málo osobách. Vyúčtování připravovaly asistentky nebo recepční.

Zaměstnanci vše vyřeší v mobilní aplikaci

Aby uživatelé mohli cokoliv řešit právě v tom okamžiku, kdy se jim to hodí, nabízí Concur také praktickou mobilní aplikaci. „Jedním z cílů při jeho zavádění bylo, aby ho zaměstnanci používali rádi. A přistupovali k němu podobně jako k aplikacím, které používají pro svoji osobní potřebu,“ zdůrazňuje projektový manažer, Deloitte Martin Jenčík.

S manažerkou Allwynu se shodují, že nesmírně důležité je řídit změnu tak, aby ji lidé přijali za svou. „Ze systému, kdy reporty zpracovávaly asistentky, jsme vlastně odpovědnost přenesli na zaměstnance,“ zdůrazňuje Hofmannová a dodává: „Byla to velká změna v mentalitě.“ Nicméně nástroj zpracování usnadňuje natolik, že čas tímto strávený zaměstnanci oproti původnímu procesu klesnul.

AI asistent: stačí se zeptat

Aby adaptace byla ještě jednoduší, vytvořil Allwyn pro uživatele AI asistenta. K tomu využil podrobné manuály od Deloitte. AI asistent je pak napojen na ně i na interní firemní směrnice.

V minulosti si lidé museli schovávat všechny papírové účtenky a další doklady, vyhledat asistentku a všechno jí předat. Ta na základě podkladů připravila report. Podle Martina Jenčíka šlo zhruba o 1200 výkazů ročně. „Mohlo by se zdát, že je to relativně málo. Nicméně proces digitalizace se vyplatí i při 100 výkazech měsíčně,“ uvedl s tím, že celé zavádění trvalo několik málo měsíců.

Příležitost, jak vylepšit současné procesy

Podle Zuzany Hofmannové lze implementaci brát i jako příležitost, jak optimalizovat procesy. „Z hlediska budoucnosti je to určitě lepší. Zjednodušíte si zavádění dalších inovací nebo umělé inteligence,“ vysvětluje. S tím souhlasí i Jenčík: „Je dobré takový projekt využít ke změně a nebrat to jen jako přesun procesu do elektronického prostředí,“ zdrůzanil.

Podle něho podobné projekty často slouží jako odrazový můstek pro širší digitalizaci finančních a administrativních procesů. Implementace SAP Concur tak nepřináší pouze efektivnější správu služebních cest, ale vytváří také prostor pro další automatizaci a budoucí využití umělé inteligence.

Co bude dál? Systémy se samozřejmě vyvíjejí a v SAP, Deloitte i Allwynu stále uvažují nad budoucími možnostmi Concuru. Loterijní společnost chce jít cestou, kdy bude aplikace sama radit například s plánováním cesty. Samozřejmostí by měly být hlasové příkazy či vyhledávání starých záznamů. A budou přibývat další funkcionality.

 „Nebojte se jít cestou paperless, tedy čistě digitálně a bez papírů. Myslím, že všichni zaměstnanci, všichni kolegové to určitě ocení, protože s papírovými dokumenty je spousta nadbytečné práce,“ dodává Hofmannová.