Digitalizace dokumentů je dnes často skloňovaným termínem. Co všechno obnáší, pro jaké organizace je efektivní a co znamená proces digitalizace v praxi? Ptali jsme se předního odborníka na digitalizaci dokumentů pana Davida Večeři ze společnosti INFOMATIC, která se již více než 11 let specializuje na implementaci řešení pro digitalizaci procesů.
Proč je digitalizace dokumentů přínosem pro každou organizaci?
Velká, střední i malá organizace pracuje vždy s papírovými dokumenty, které přicházejí do organizace a musí být zpracovány interními pracovníky, aby bylo zajištěno fungování organizace. To je denní časově náročná pracovní rutina. Je stále velké množství firem a organizací, které papírový dokument naskenují a pošlou emailem kolegovi nebo v lepším případě do procesu. Tento způsob zpracování dokumentů nazývám “ztráta času a peněz”.
Komu je určena digitalizace dokumentů?
Všem, tedy opravdu každému úřadu, organizaci nebo firmě, kde mají zájem o moderní způsob práce s benefity nyní i v budoucnu. Až 93 % firem má potíže s hledáním dokumentů a informací. Tedy je nutné mít elektronické dokumenty a informace k dokumentům, abychom je mohli efektivně vyhledávat.
V čem spočívají benefity?
Digitalizace dokumentů je něco navíc, něco nového v interních procesech dané organizace. Jde tedy o interní náklad na pořízení digitalizační linky a zaškolení pracovníků. Ale pak už by měly vzniknout jenom benefity. Dokumenty jsou pojmenované, je možné je archivovat, ale hlavně lze s dokumenty pracovat v elektronické podobě.
Pro skenování si musí organizace pořídit skenery, ale i specializovaný software. Jaký je vhodný?
V našich řešeních využíváme SW Kofax Express, který ovládá skener, dělá perfektní obrazy napoprvé, zpracuje i složité čárové kódy, umožňuje přidat popisné údaje k dokumentu a vytvoří perfektní prohledávatelné PDF. Ať už jde o faktury, dodací listy, účtenky, smlouvy, dokumentaci, ale i došlou poštu.
Jak je tento software náročný na ovládání?
Za vše mluví pozitivní zpětná vazba od více jak 10.000 uživatelů v ČR a SR, kteří oceňují obsluhu v českém jazyce, podobné rozhraní jako MS Office a skenování na 2-3 klinutí myší. Mnoho aktivit je přednastavených a skenovací úlohy zvládne po zaškolení každý.
Jak probíhá implementace v organizaci?
Neptáme se zákazníků, jak chtějí skenovat, ale co má být výsledkem. Pak doporučíme nejvhodnější verzi licence a postup při integraci s interními systémy. Proběhne jednodenní instalace včetně školení a pak nadále pak poskytujeme podporu a rozvoj řešení.
Vhodné řešení společně nalezneme, kontaktujte nás:
David Večeřa
https://www.infomatic.cz/kontakt
INFOMATIC s.r.o.
