Obchodní prostředí se během posledního desetiletí výrazně změnilo. Jedním ze zásadních trendů je nástup digitálních dokumentů, které stále častěji nahrazují dokumenty tištěné. Ačkoli však dnes většina nových dokumentů vzniká v digitálních formátech, stále jsou zde tisíce papírů, které společnosti vygenerovaly za dlouhá léta činnosti. Všechny lze snadno digitalizovat s využitím technologie optického rozpoznávání znaků.
Podle výzkumu provedeného společností ABBYY, předním výrobcem softwaru pro práci s PDF a zpracovávání dokumentů, v České republice 90 % zaměstnanců v kancelářích pravidelně potřebuje transformovat tištěný dokument nebo soubor PDF do formátu s možností úprav. A více než 40 % z nich čelí takovému úkolu nejméně několikrát týdně. Množství zpracovávaných informací je většinou větší než 2 strany.
Jen několik stran týdně – to se nemusí zdát jako velký problém. Když to však pečlivě prozkoumáme, výsledkem jsou snadno definovatelné náklady. Pokud se každý ručně přepisuje 5 stran, každý měsíc se přibližně 5 hodin věnuje malicherné práci. Při 20 zaměstnancích, kteří vydělávají 13 500 korun měsíčně, představuje promarněný čas více než 8 000 zbytečně utracených korun. A těmto nákladům lze snadno předejít.
Jsou tady však nejméně dva další problémy. Za prvé: jen pomyslete na to, jaké únavné rutinní přepisování opravdu je. Každý, kdo se mu věnuje, ho nenávidí. Za druhé: při ručním přepisování libovolných čísel (ID, částek, účtů atd.) nebo osobních údajů (jmen, adres, dat) může být cena chyby opravdu vysoká. Je opravdu potřeba hodně pozornosti a dochází ke zpomalení pracovního procesu.
Existuje ovšem jednoduché řešení. Společnost ABBYY nedávno představila zbrusu nový software ABBYY FineReader 14, který se snadno vypořádá s řadou každodenních úloh souvisejících s dokumenty. Za prvé, Finereader dokáže převádět tištěné dokumenty, soubory PDF nebo jakékoli typy obrázků (skeny dokumentů nebo fotografie) do textových dokumentů, které lze snadno upravovat. Program pracuje 100× rychleji než profesionální písařka. Veškeré formátování, číslování stránek, záhlaví a zápatí zůstanou beze změn oproti originálu a dokumenty lze ukládat v různých formátech, např. aplikace Word či Excel, PDF, JPEG a dalších. Chcete-li s programem FineReader začít pracovat, nemusíte absolvovat žádné specifické školení. Každý úkon lze navíc provést jedním kliknutím myší.
Za druhé, FineReader dokáže vyřešit ještě jeden běžný problém – snadné úpravy souborů PDF či kopírování textů z nich. S aplikací FineReader můžete upravovat text v PDF, upravovat obrázky, přidávat, odstraňovat nebo otáčet stránky i zvýrazňovat text a přidávat k němu komentáře. Nyní můžete pracovat se soubory PDF téměř jako se soubory aplikace Word.
A v neposlední řadě – pro případ, že byste potřebovali porovnat 2 verze stejného dokumentu (např. smlouvy), program zobrazí rozdíly v textu obou verzí a zvýrazní důležité změny. ABBYY FineReader zkrátka představuje komplexní a snadno použitelné řešení bez ohledu na specifika úkolu, na kterém pracujete. Vyzkoušejte si to sami – stáhněte si zkušební verzi aplikace FineReader zdarma a přesvědčte se sami, že práce s dokumenty může být opravdu velmi pohodlná.
