Pořádání eventu vyžaduje vždy precizní přípravu. Dobře zvolené místo, nápaditý catering nebo drobnosti typu „našel jsem to bez potíží“ a „měl jsem kde zaparkovat“ zanechají v účastnících pocit spokojenosti. Společně s mírou jejich spokojenosti roste pravděpodobnost, že vaše práce splnila svůj účel. Platí to jak pro malé firemní akce pro pár kolegů, tak pro velké konference pro odbornou veřejnost. Pojďme se podívat na sedm praktických rad, s jejichž pomocí připravíte skvělý event jakéhokoliv ražení.
Stanovte správný termín
Vaše plány začnou pravděpodobně pohledem do kalendáře. Správný výběr termínu má výrazný vliv na úspěch celé akce. Nejvíce eventů se koná od října do května s malou přestávkou o vánočních svátcích. Prázdniny jsou spíše časem odpočinku. Dá se říci, že je to univerzální princip, který platí, ať už pořádáte akci pro veřejnost, nebo na ní zvete uzavřenou společnost – kolegy, obchodní partnery, zákazníky. „Sezónnost doporučujeme respektovat už kvůli tomu, že velká část vhodných místností se nachází v hotelových zařízeních, které jsou od června do září obsazeny převážně turisty,“ uvádí Jan Balogh, manažer Konfi.cz, portálu, který se zabývá pronájmem místností vhodných pro eventy.
Najděte dostupnou lokalitu
Při výběru lokality dbejte na její dobrou dopravní dostupnost. Někdy je lepší udělat event v blízkosti sjezdu z dálnice, než v zapadlém horském hotelu na konci světa. Někdy to může být přesně naopak. Pak ale vřele doporučujeme na to účastníky upozornit předem a být jim v době příjezdů k dispozici minimálně na telefonu. Účastníci jistě ocení, když lokalitu najdou snadno a bez komplikací, zvlášť ti méně dochvilní. Pokud event pořádáte v centru většího města, není na škodu mít přehled o dostupnosti místa pomocí veřejné dopravy.
Ujasněte si počet účastníků
Na začátku také zvažte, jak velkou kapacitu místnosti budete potřebovat. Podle předpokládaného počtu účastníků lépe zacílíte svou poptávku. Nikoho nepřekvapí, že největší nabídka prostor různých velikostí se nachází v Praze, následuje Brno s Ostravou, pak další krajská města. Velmi dobré podmínky najdete také v našich nejznámějších lázeňských městech, které disponují širokou nabídkou hotelů vybavenými vhodnými prostory – to platí například pro Karlovy Vary. „Nabídka je v Česku pestrá. V databázi máme tisícovku prostorů od standardních až po designové, jejichž součástí je třeba soukromá galerie umění. Umíme nabídnout sály pro tisíc lidí, do kterých je možné dostat nadměrný náklad velikosti autobusu,“ dodává Jan Balogh.
Zamyslete se, jaké potřebujete zázemí
Když už máte vybranou lokalitu, doporučujeme zaměřit pozornost na vybavení a zázemí místností připadajících v úvahu. Pokud pořádáte konferenci a očekáváte stovky účastníků, bude se vám kromě sálu samotného hodit lobby, kde odbavíte registraci účastníků nebo coffee break. V dosahu hlavního sálu oceníte vy i pozvaní řečníci jednu menší místnost jako zázemí pro techniku či jako šatnu. Obvykle platí, že větší hotely a konferenční zařízení toto budou nabízet ve svém standardu, u menších subjektů je dobré vše pečlivě prověřit.
Zkontrolujte techniku
Co byste měli zkontrolovat nehledě na to, kolik hostů čekáte, je technika dostupná na místě. Plátno a projektor je v dnešní době základ. U událostí nad padesát účastníků se vyplatí zjistit kvalita ozvučení. V místnostech s horší akustikou se bude ozvučení hodit i pro menší akce. Rovněž wi-fi je dnes základ. Zkontrolujte kvalitu jejího signálu. Pokud si vaši vytížení kolegové budou chtít o přestávce vyřídit pracovní záležitosti, kvalitní připojení přijde vhod. U větších akcí hrozí, že poddimenzovaná wi-fi vypoví službu v momentě, kdy se na ni v sále připojí desítky telefonů. Z tohoto důvodu doporučujeme mít zajištěné připojení pro pořadatele zvlášť. Pokud prezentujete on-line materiály, napojte notebook extra přes kabel. Ušetří vám to zbytečné nervy.
Delegujte práci
Příprava eventu vyžaduje velké úsilí. Náročné to bude i v den D, kdy se vaše akce rozjede na plné obrátky. Podcenění náročnosti je jednou z nejčastějších chyb, a proto, pokud můžete, delegujte. Nemáte-li k dispozici tým lidí, rozhlédněte se alespoň po kvalitních službách, které vám ušetří práci. Příkladem může být zprostředkování vhodných prostor pro váš event. Využitím této služby se vyhnete zdlouhavému pátrání, obesílání provozovatelů, porovnávání různě postavených nabídek a vyjednávání. Ušetříte desítky hodin práce. Portál Konfi.cz pro pořadatele eventů nabízí přes 1 000 prověřených místností na jednom místě. Nabídky jsou zpracovány ve stejném formátu a lehce se porovnávají. Operátorům Konfi.cz pomocí formuláře pošlete svůj výběr, případně připojíte dotazy. Ti připraví poptávku, zkontaktují provozovatele a dojednají detaily. Výsledek vám pošlou k odsouhlasení zpět zpravidla do druhého dne. Vám už pak stačí jen napsat OK.
I láska k eventům prochází žaludkem
Jak již bylo řečeno, místnosti pro pořádání eventů jsou často součástí hotelových zařízení. Díky tomu si nemusíte lámat hlavu s občerstvením nebo s ubytováním hostů, pokud plánujete událost vícedenní. U nehotelových zařízení si většinou nepohoršíte – drtivá většina jich dokáže zajistit cateringové služby a doporučit ubytování prostřednictvím partnerských firem. Je dobré se na to ale předem zeptat. Říká se, že láska prochází žaludkem. A tedy i my na závěr doporučujeme: kvalitu občerstvení rozhodně nepodceňujte, mnohdy to může být jedna z podstatných věcí, která se účastníkům vryje do paměti.
