Firemní vánoční večírek i akce na rok 2027: Jak je naplánovat včas a bez zbytečných nákladů
Čtěte e15 v Googlu přednostně
Nastavte si e15 jako preferovaný zdroj a naše články uvidíte ve vyhledávání výš.
Konec října je pro firemní Vánoce nejvyšší čas. Nejžádanější prosincové termíny se rychle plní a zkušení organizátoři už zároveň skládají kalendář akcí na rok 2027. Co stihnout ještě letos, jak vybrat formát večírku a na čem se při plánování nejčastěji ztrácejí peníze? Radí odborníci ze společnosti IN CATERING, která ročně připraví zhruba 450 akcí.
Vánoční večírek 2026: co stihnout ještě teď
Firemní večírky se konají ve všední dny a nejžádanějším dnem je čtvrtek. Prostory, kapely i cateringové týmy jsou na prosincové čtvrtky vytížené nejvíc. V IN CATERING jsou letos už všechny prosincové čtvrtky téměř plně obsazené. Kdo ještě nemá potvrzený termín, má stále několik možností.
První je zvolit jiný den v týdnu. Pondělní, úterní nebo středeční večer nabízí výrazně širší výběr prostorů i dodavatelů. Druhou možností je novoroční setkání v lednu, kdy jsou prostory i dodavatelé volnější. Třetí cestou je uspořádat akci ve vlastních prostorách firmy a přizvat k ní catering s vlastním vybavením a personálem.
Ať zvolíte kterýkoli termín, dodavatel bude potřebovat stejné základní informace. Jde o předpokládaný počet hostů, místo konání, časový harmonogram večera a rozpočet na osobu. Důležité je také zjistit předem stravovací omezení, tedy vegetariány, vegany, bezlepkovou stravu a alergie. Čím dřív tyto údaje firma pošle, tím přesnější nabídku dostane.
Formát podle cíle, ne podle zvyku
Tradiční raut už dávno není jediná volba. Podle zkušeností IN CATERING se dnes menu na míru připravuje přibližně u 90 % akcí, zatímco před několika lety to byla zhruba polovina. Klienti řeší, jakou roli má jídlo na večírku hrát a jak zapadá do programu.
Servírovaná večeře se hodí tam, kde je hlavním bodem večera proslov vedení nebo předávání ocenění. Pokud mají hosté hlavně mluvit a potkávat se, funguje lépe volnější formát se stanovišti, kde si každý vybere podle chuti. Zážitkové formáty, jako je vaření přímo před hosty, si dnes firmy vybírají zhruba u poloviny akcí. Na místě tak může vznikat pizza, čerstvé těstoviny nebo uzené maso z udírny.
„Nejde o to utratit méně, ale utratit chytře. Klienti dnes dávají přednost kvalitním surovinám, promyšlenému menu a formátům, které hostům nabídnou skutečný zážitek, nikoli jen vizuální efekt,“ říká Luděk Vocílka, generální ředitel IN CATERING.
Akce na rok 2027: plánujte kalendář, ne jednotlivé akce
Firmy, které připravují víc akcí ročně, ušetří čas i peníze, když je naplánují jako celek. Velké konference a vícedenní akce je rozumné začít připravovat 9 až 12 měsíců předem. Termíny letních firemních dnů a setkání s klienty se vyplatí potvrdit do konce zimy. Prostor pro vánoční večírek 2027 je dobré mít zajištěný nejpozději během léta.
Společný plán má i další výhodu. Jeden dodavatel, který zná firmu, její hosty i interní procesy, nemusí pokaždé začínat od nuly. Přípravu každé další akce to zkracuje a snižuje riziko chyb.
Kalendář akcí lze propojit i se sezónou. Jarní setkání může stavět na chřestu a bylinkách, letní akce na grilu a čerstvé zelenině, podzimní na dýních a zvěřině. Sezónní a lokální suroviny bývají chuťově výraznější a dávají menu příběh, který si hosté zapamatují.
Kde se při plánování nejčastěji ztrácejí peníze
Největší ztráty obvykle nevznikají při výběru menu, ale při odhadu množství. Ze strachu, že jídlo dojde, firmy často objednávají „20 % navíc pro jistotu“. To znamená vyšší účet, víc dopravy a víc odpadu. Pomáhá průběžně potvrzovat počet hostů, třeba přes registrační formulář, a nechat objem jídla spočítat dodavatele podle délky a typu akce.
Druhou častou chybou je přehnaná snaha o efekt. Pokrmy, které skvěle vypadají na fotografii, nemusejí obstát při servisu pro stovky lidí.
„Extravagantní plating může na fotografii vypadat atraktivně, ale při reálném servisu často nefunguje. Dlouhodobě se osvědčuje jednoduchost, kvalitní suroviny a sehraný tým na place,“ říká Jiří Zeman, šéfkuchař IN CATERING.
Třetí rezervou bývá komunikace. Pokud firma sdělí dodavateli nejen počet hostů, ale i cíl akce a skladbu publika, dostane menu, které odpovídá skutečným potřebám. Ochutnávka před akcí pak pomůže doladit detaily a předejít nepříjemným překvapením.
Rychlý přehled: kdy co řešit
- 9 až 12 měsíců předem: konference, kongresy a vícedenní akce, výběr prostoru
- 6 měsíců předem: letní firemní dny, teambuildingy, vánoční večírek pro stovky hostů
- 3 měsíce předem: výběr cateringu a formátu, rámcový rozpočet
- 1 měsíc předem: ochutnávka, finální menu, stravovací omezení hostů
- 1 týden předem: potvrzený počet hostů a finální harmonogram
O společnosti IN CATERING
IN CATERING je cateringová společnost s historií od roku 1995, která má za sebou více než 15 000 úspěšně uskutečněných společenských a firemních akcí. Ročně jich realizuje přibližně 450. Její služby pokrývají široké spektrum událostí od velkých kongresů a konferencí, přes launch eventy a firemní večírky až po komorní akce, soukromé oslavy a svatby. V rámci eventů zajišťuje všechny typy občerstvení včetně galavečeří, rautů a coffee breaků. IN CATERING je součástí IN CATERING Group, pod kterou spadá i italská restaurace Ristorante Fabiano, stylová pivnice SOU100 Žižkov, přátelská samoobslužná restaurace il Bistro a moderní jídelna Tácy na Pankráci. Více na incatering.cz.
