Několik různých licencí. Velké množství přístupových hesel. Data ukládaná nezávisle na sobě bez možnosti automatické aktualizace, takže nejjistější stejně bývá vést si „bokem“ i vlastní excelovskou tabulku. A řadu věcí je stejně nutné řešit a kontrolovat se zaměstnanci po mailu. Bezpečnost pláče a s každou změnou legislativy čekají celá oddělení nepříjemné přesčasy.
Je vám to povědomé? Tak bohužel vypadá smutná realita mzdových a HR oddělení v celé řadě firem. Důsledky jsou očekávatelné – demotivovaní manažeři i zaměstnanci. Pocit, že v personálním nebo mzdovém oddělení pár kolegů chybí, přestože finanční ředitel nechce o posílení pozic ani slyšet. A hlavně chybějící čas na rozvoj důležitých strategických úkolů, které by mohly management posunout.
„České firmy bohužel trápí digitální dluh. A cítí ho nejvíce na každodenní agendě, jako je třeba práce se mzdami nebo běžné úkoly personálních oddělení. Jenže podobně jako u chronické bolesti, na kterou si tělo zvykne, si často nepřipouští, jak moc je trápí,“ zmiňuje Monika Marečková, řídící partnerka poradenské společnosti RSM.
Problém je především v datech a jejich uchování. Podle údajů RSM však 30 % podniků data vůbec systematicky nesbírá. Další čtvrtina sice ano, ale nedokáže je propojovat. A to se pak projevuje v celé řadě zásadních otázek: až polovina českých firem nemá podrobný přehled o mzdových nákladech a nedokáže s nimi pracovat při rozhodování.
HR nemá přístup k datům mzdového systému a složitě tak modeluje podobu týmů, které často nedokáže obhájit před vedením nebo finančním ředitelem. A řada věcí, které by se mohly dělat automaticky, se nadále dělají manuálně a obírají pracovníky zbytečně o čas.
„Je přece velký rozdíl mezi firmou, kde se musí dovolená nebo cesťák vyplňovat v papírovém formuláři a o podklady pro hypotéku musí zaměstnanec prosit mzdovou účetní, a společností, kde si lidé tyto věci mohou zadávat do systému nebo z něj stahovat napřímo,“ vysvětluje Monika Marečková. „A přesně to chceme jednou pro vždy změnit. Tak, aby se mzdoví specialisté a HR profesionálové mohli soustředit na svou práci.“
Když se ti nejlepší spojují
Už více než deset let proto pod patronátem RSM vzniká největší ekosystém služeb zaměřených na efektivní řešení mzdových a personálních výzev. Se stejnou myšlenkou se v něm spojují jedničky svých oborů – například digitální mzdový systém Nugget SW zaměřený na střední a velké společnosti nebo služba Payminator, díky které se část agendy efektivně rozprostře přímo mezi zaměstnance. Ti tak mají i přístup ke všem informacím a dokumentům, které mohou v různých životních situacích potřebovat, aniž by museli na jejich vydání čekat ze strany zaměstnavatele.
Novým partnerem se pak stává klatovská společnost Alfa Software známá jako autor mzdového a personálního systému Avensio. Ta ho kromě mzdového software doplňuje mimo jiné o klíčové komponenty spojené s řízením zaměstnanecké produktivity a silným legislativním týmem. Společný cíl je jediný: umožnit firmám všech velikostí a potřeb fungovat co nejefektivněji.
„Na naše řešení se tak momentálně spoléhají 3 tisíce klientů s více než 300 tisíci zaměstnanci,“ zmiňuje Monika Marečková, „ve vzájemné spolupráci budeme služby nadále rozvíjet a vylepšovat a postupně chceme integrovat i další. Samozřejmostí pochopitelně je zaručit okamžitou implementaci legislativy, což je v době velkých změn klíčové.“
Podle Marečkové si firmy musí racionálně přiznat, že bez pořádku v datech jim na trhu začne ujíždět vlak. Nízká digitalizace mzdových a personálních oddělení má totiž reálný dopad na řízení a jeho výsledky. A příští rok tuto nerovnost ještě podtrhne. Firmy totiž nedokáží například namodelovat, jak postupovat v různých situacích – třeba když je zasáhne propouštění nebo se objeví nové příležitosti. Hůře hlídají efektivitu vlastních lidí, častěji je přeplácí, nebo naopak přichází o talenty, protože je nedokáží adekvátně ohodnotit.
„Příští rok nás čeká celá řada změn. A já si stojím za tím, že každá firma má možnost chytit příležitost do svých rukou a čelit vyhlídce na pomalu rostoucí ekonomiku tím, že začne u sebe. Zdigitalizovat a automatizovat procesy, které vás stojí zbytečné peníze a nejsou ani efektivní, je vždy dobrý začátek. Navíc se zcela jasnou návratností, která mě pokaždé překvapí. Ráda to s našim týmem a partnery dokážu každému, kdo se na nás obrátí,“ zakončuje Monika Marečková.
