Šanony vyhodila z kanceláře. Teď umělá inteligence přebírá skoro polovinu práce její účetní firmy
- Marcela Lonková před jedenácti lety sázela na účetnictví bez papíru, dnes v její firmě zhruba 40 procent práce obstarává AI.
- Klienty, kteří se nechtějí vzdát starých postupů, její firma This One někdy raději odmítne.
- Podle Lonkové se účetní profese rychle mění a samotné účtování už tvoří jen malou část služby.
Když Marcela Lonková už v roce 2015 tvrdila, že účetní nebudou potřebovat šanony ani papírové faktury, poslouchala hlavně pochybnosti. Na prvních konferencích, kde svou vizi prezentovala, seděli účetní se zkříženýma rukama a odmítali uvěřit, že to lze dělat jinak. O jedenáct let později vede účetní firmu This One, v níž už zhruba 40 procent práce obstarává umělá inteligence, tiskárna v ní nemá místo a některé klienty Lonková raději odmítne, než aby se s nimi přela o papírové procesy.
K číslům měla blízko od dětství, bavila ji matematika a její maminka pracovala jako mzdová účetní. Vydala se podobným směrem. Ale když po vysoké škole nastoupila do své první práce v účtárně, místo analýzy čísel celé dopoledne rozlepovala obálky s fakturami, třídila je do hromádek a odpoledne je ručně přepisovala do systému. „Po třech měsících jsem si říkala, že jestli tohle je účetnictví, tak se asi zblázním,“ vzpomíná a říká, že měla sklony rebelovat. Nechápala, proč někdo trvá na čtyřech hromádkách papírů, když stejné informace existují v systému, nebo proč se jedna faktura opisuje několikrát na různých odděleních. „Přišlo mi to strašně neefektivní. Ty hodnotné informace už v tom účetnictví byly, jen se s nimi nikdo nesnažil pracovat,“ podotýká.
This One
Účetněporadenská firma This One zaměstnává 25 lidí, stará se přibližně o dvě stovky klientů a každoročně investuje deset až patnáct procent tržeb do technologií. Letošní obrat bude lehce pod 40 miliony, mezi největší klienty patří například holding V-Sharp.
Když později přemýšlela, jestli založit vlastní firmu, byla už z účetnictví unavená natolik, že si vážně pohrávala s myšlenkou odejít prodávat boty nebo kabelky. Nakonec přece jen u účetnictví zůstala, s vlastní firmou však stále váhala. V její rodině nikdo nepodnikal a spíš jí radili, aby neodcházela z teplého místa. Sama navíc pochybovala, jestli dokáže být dobrou šéfkou. „Myslela jsem si, že to dopadne tak, že budu práci dělat za všechny ostatní.“ Část těchto obav se v prvních letech skutečně naplnila.
Ve své vlastní firmě zprvu dál pracovala hlavně jako účetní. Zároveň sháněla klienty, řešila fakturaci, nákup i každodenní provoz třeba včetně nákupu kancelářských potřeb. Teprve postupně pochopila, že pokud má firma růst, musí se vzdát potřeby mít všechno a všechny pod kontrolou. „Hodně dlouho jsem si myslela, že tu práci umím nejlíp já. Jakmile jsem dala důvěru kolegům, byla ta práce jiná, ale v mnohém lepší.“ Tento moment považuje za jednu z nejlepších lekcí, které jí podnikání dalo.
„Má dáti, dal“ se nemění
Lonková o účetnictví mluví trochu provokativně. Tvrdí, že je to vlastně mrtvý obor. Nemyslí tím to, že by ztratilo význam, ale že jeho podstata se desítky let prakticky nemění. „Má dáti, dal je pořád stejné. Faktura se zaúčtuje pořád stejně. To, co se mění, je všechno kolem.“ Právě v tom podle ní mnoho lidí chybuje, protože si často myslí, že účetní služba spočívá hlavně ve správném zaúčtování dokladů. Ve skutečnosti ale klienti čím dál častěji chtějí rychlé reporty, propojení účetnictví s dalšími systémy, přehled o cash flow nebo automatizované schvalování dokladů. Samotné účtování je podle ní jen malou částí celé služby.
Největší překážkou digitalizace jsou proto podle Lonkové lidé. Mnoho firem stále funguje způsobem, který se za posledních 20 let téměř nezměnil, typicky třeba pohostinství. „Když vám někdo přiveze čerstvé jahody, vydá vám s nimi nějaký ústřižek papíru, nechá vám ho v krabici a hotovo.“ Mnoho firem pořád pracuje s papírovými doklady, excelovými tabulkami a s ručním schvalováním faktur, pokud však vedení změně opravdu věří, digitalizovat se podle Lonkové dá prakticky jakýkoli podnik.
Změnit zaběhnuté návyky je nicméně velice těžké, a často se proto stává, že This One spolupráci s novým klientem ani nezačne nebo ji po několika měsících ukončí. „Majitelé říkají, že změnu chtějí, ale pak pro ni nejsou ochotní nic udělat. Zůstávají mentálně v minulosti a pak jsou nešťastné obě strany. Bohužel platí, že majitel padesátník nebo šedesátník, kterému 30 let účetnictví ve firmě vede sestra, manželka či teta, z těch zajetých kolejí vyjede velice těžko.“ Mezi jejími klienty proto převládají mladší ročníky, které jsou digitalizaci mnohem více otevřené. „Co by tito lidé, kteří chtějí vše vyřídit jedním kliknutím na mobilu, dělali s fakturou na papíru?“
Dlouhá praxe může být nevýhoda
Podobná věková struktura se odráží i na týmu v This One, protože Marcela Lonková, která je podle svých slov v kanceláři nejstarší, nepovažuje dlouholetou praxi v oboru za konkurenční výhodu. „Když někdo 20 let pracoval v prostředí, kde se všechno tisklo a zakládalo do šanonů, je strašně těžké přepnout na úplně jiný způsob práce,“ vysvětluje. V kancelářích This One totiž tiskárnu nenajdete. Dokumenty kolují digitálně, zaměstnanci pracují na více monitorech a místo kontroly každé jednotlivé faktury řeší jen případy, jež systém vyhodnotí jako nestandardní. „Lidé mají pocit, že musejí vidět každou fakturu. Ale dnes už je důležité umět zkontrolovat hlavně těch deset procent, která se od běžného provozu nějak odlišují,“ říká.
Zároveň to ale znamená, že v účetní firmě dnes nestačí jen znát účetní předpisy. A to je problém, který zejména střední školy neřeší. Studenti se stále učí především samotné účtování, tedy to, co už teď z velké části zvládají systémy. Naopak práce s digitálními nástroji nebo umělou inteligencí ve výuce výrazně schází. Při náboru se proto v This One zaměřují na vysokoškoláky, kde je výuka o něco lepší, i když pořád ne ideální. „Typicky k nám přijde studentka s učebnicí, kterou krásně zná, ale prakticky z ní využije pět procent obsahu,“ popisuje.
Při pohledu na organizační strukturu This One zaujme jedna věc. Ve firmě převažují ženy. Lonková ale říká, že rozhodně nejde o záměr. „Naopak bych si přála, aby k nám chodilo víc mužů,“ říká. Účetnictví je podle ní dlouhodobě vnímané jako ženská profese, což se promítá i do náboru, a muži navíc podle ní bohužel obvykle po několika letech odcházejí na lépe placené manažerské či obchodní pozice. Ženský kolektiv má podle ní řadu výhod: holky bývají pečlivé, jdou do detailu a chtějí mít všechno správně. Zároveň by ve firmě uvítala více mužského pohledu. „Kluci často přijdou s tím, že něco prostě uděláme a nebudeme se v tom zbytečně šťourat. Ta energie je jiná a podle mě je ideální, když se obojí doplňuje.“
Na konci to musí cinknout
Marcela Lonková v současné době část pracovního týdne tráví doma se sedmiměsíčním synem. Mateřství přišlo až po čtyřicítce a sama přiznává, že skloubit obě role není jednoduché. „Mám pocit, že někdy nejsem ani stoprocentní máma, ani stoprocentní šéfka. Klobouk dolů před pracujícími maminkami!“ říká otevřeně. Zároveň ale dodává, že právě díky zkušenostem už dnes mnohem lépe ví, co je skutečně důležité. „Nyní už mám za sebou to relativně dobré zázemí a jistoty, které mi umožňují mít hezký život.“ A neumí si představit, jak by mateřství zvládala jako třicátnice naplno soustředěná na kariéru. „Tehdy jsem upřednostnila práci a chtěla jsem si i trochu budovat a naplnit ego,“ přiznává.
Na otázku, co jako podnikatelka považuje ze největší hrozby, odpovídá okamžitě: „Nudu a průměrnost.“ A stejně rychle reaguje na dotaz, jak pozná, že udělala ve firmě správné rozhodnutí: „Na konci to samozřejmě musí udělat ‚cink‘.“
