Návrh zákona předpokládá uveřejňování elektronických verzí smluv a dalších dokumentů při současném zachování dvou důležitých podmínek: uveřejnění ve formátu umožňujícím vyhledávání v textu a zajištění ochrany citlivých osobních údajů smluvních stran. Je tedy jasné, že běžným způsobem naskenovat listiny a poté je vystavit na webových stránkách podmínky nového zákona nenaplní.
Opravdová digitalizace dokumentů
Při efektivní digitalizaci listinných dokumentů obyčejný sken nestačí. Pro jejich další zpracování a archivování je zapotřebí myslet na převod dokumentů do strojově čitelné formy. K takové formě digitalizace je třeba využít řešení, které umožní dokumenty naskenovat, zpracovat a archivovat jejich obsah a zpřístupnit jej veřejnosti. Zároveň ale musí zamezit přečtení citlivých informací. To vše je zapotřebí zcela automaticky a během okamžiku, aby bylo možné v krátké době snadno zpracovat velké množství dokumentů.
Právě takové řešení představuje software eCopy ve spojení s dokumentovými skenery Canon. V prostředí inteligentní aplikace eCopy můžete skenovat a upravovat textové i obrazové dokumenty a vytvářet z nich soubory vhodné k archivaci i zveřejnění na internetových stránkách instituce. Ještě před zveřejněním je obsah dokumentu zpracován pro možnost vyhledávání v jeho obsahu a zároveň ve verzi určené ke zveřejnění snadno odstraníte citlivé informace.
eCopy je plně kompatibilní se všemi běžnými skenery nebo multifunkčními zařízeními od různých výrobců, proto není nutné investovat do pořízení nové techniky. Pro maximálně komfortní práci je ovšem vhodné software provozovat společně s dokumentovými skenery Canon.
Rychlejší administrativa
Software eCopy a dokumentový skener Canon poslouží nejen pro splnění požadavků nového zákona, ale samozřejmě i pro zefektivnění každodenní administrativy. Digitalizovat, zpracovat a archivovat můžete i dopisy, faktury, dodací listy, zkrátka jakékoli listinné dokumenty. Výhoda proti čistě papírové archivaci je zřejmá – digitalizované dokumenty lze jednoduše dohledat, a to nejen podle jejich názvu či data uložení, ale také podle jejich obsahu.
Navštivte stránky www.canon.cz/registrsmluv a zjistíte, jak můžete snadno a bez velkých investic splnit požadavky chystaného zákona o registru smluv a zjednodušit zpracování všech listinných dokumentů v rámci vaší instituce.
