Vývoj těchto eventů vykazuje kvůli krizi tvar sinusoidy. Do roku 2008 šla úroveň vánočních večírků stabilně nahoru. Precizovaly se všechny detaily – kreativita pozvánky, důstojnost lokace, nákladné dekorace, neotřelé téma eventu, různorodý a bohatý program pro každého a pro všechny, gurmánský catering, luxusní nápadité dárky, a to vše často v řádu stovek hostů.
Krize tento segment zákonitě postihla
Někteří klienti museli od pořádání vánoční párty zcela ustoupit a poděkování zákazníkům/zaměstnancům řešit například formou dárků. Osobní setkání a poděkování v příjemné atmosféře však je a stále bude nejefektivnější variantou pro zhodnocení uplynulého roku a rámcového plánování další spolupráce. Řada společností tedy vánoční event pořádala, ovšem s jasně patrnou tendencí k výrazným, někdy až přílišným úsporám. Šetření se promítlo plošně a týkalo se všech položek – zvací proces, program, dárky. Změnu doznal i catering, kde byl jasný posun k české, stále kvalitní, ale levnější klasice. Znovu kralovaly a kralují řízečky, obrození doznal i půlnoční guláš. Z nápojů vypadly koktejly a víno se rozlévá ze džbánů. Jsme však všichni na stejné lodi, tedy princip „více muziky za méně peněz“ většinou dokázala pochopit i „muzika“. Lokace hojně rezignovaly na dříve obvyklé nájemné a akce realizují na základě minimální konzumace. V mnoha případech začaly být aktivnější než dříve i na poli nabídky doprovodných programů, dekorací prostor, dárků apod. Toto nahrávalo tendencím zvládnout pořádání párty vlastními interními silami s jasným cílem ještě více ušetřit.
Více muziky za méně peněz
Jistě není nic složitého v případě menší akce objednat restauraci, dopředu se dohodnout na menu a nápojích, výzdobě a např. dopravit předem tašky s dárky na odchodnou. Je zde ale spousta detailů, jejichž opomenutí může akci vážně narušit a které je nutné řešit i v průběhu. Několik příkladů. Pokud nemáte exkluzivitu prostoru, nebo jasně oddělenou část, budou vás rušit hosté procházející třeba na toalety. Je nutné mít domluvenou signalizaci, jak je čerpán nápojový budget. V opačném případě bude nepravidelně, často a v nejnevhodnější dobu přicházet obsluha a šeptat vám do ucha číslo s dotazem, zda je v pořádku. Potrápit umí i nejasná komunikace cenové nabídky, kdy zjistíte, že nabídnuté ceny jsou bez DPH a budete hradit o dalších 20 % více. Dekorace je sice vánoční, ovšem v restauraci nejsou k dispozici jiná cédéčka než pop a country. Určený zástupce společnosti stále odbíhá, aby se loučil s hosty a předal jim dárky na odchodnou. Asi spočítáte, kolik je na tácu minidezertů, ale víte, jak vypadá 5 kg uzenin na salámové míse, či 4 kg krájeného ovoce k čokoládové fontáně? Profesionálního fotografa na akci prakticky nevnímáte. Pokud bude fotit vaše sekretářka, budou se všichni automaticky stylizovat do nepřirozených pozic a nedobrovolná fotografka to po hodině vzdá nebo si večírek vůbec neužije.
Využijte externí firmy
Využití externího dodavatele jistě vyjde finančně o trochu dráž, ale dobrá agentura vám pomůže ušetřit nejen čas, který potom bude patřit pouze vašim hostům, ale i peníze. Agentura vám dá tipy na prověřené lokace, dokáže garantovat účast celebrit, zabezpečí akci proti výpadkům v programu a personálu, vyrobí a rozmístí navigaci, zkontroluje catering a pohlídá, aby byly v pořádku všechny účty, postará se o návoz i odvoz všeho potřebného vč. následného vyčištění kostýmů atd. Po předcházejících dvou hubenějších letech je nyní u některých, většinou větších zadavatelů patrný pozitivní posun v zadáních. Nastalo jisté uvědomění si skutečnosti, že vysoká kvalita se nedá pořídit za nízkou cenu. Zlaté rčení: Nejsme tak bohatí, abychom si pořizovali levné věci, se v letech 2009 a 2010 potvrdilo. Realizujeme, případně jsme ve fázi výběrového řízení, několik opravdu luxusních vánočních párty. Nejedná se o řád stovek hostů, nepůjde ani o ohlušující program. Vesměs budou tato setkání komorní, v krásných prostředích, s luxusním cateringem a programem ve formě příjemného podkresu. Klienti si přejí s hosty příjemně popovídat, nikoli je převálcovat.
Autorka pracuje ve firmě Tess promotion
