Díky moderním službám a nástrojům pro spolupráci to naštěstí není žádný problém. Práce na libovolném zařízení je dnes běžnou možností a není potřeba mít u sebe počítač. Uprostřed třítýdenní dovolené mohla Jana zůstat v kontaktu se svou kanceláří díky chytrému telefonu. V hotelu si mohla synchronizovat e-maily přes dostupnou Wi-fi síť a komunikovat se svými kolegy bezpečně přes firemní komunikátor i bez nutnosti platit vysoké poplatky za mezinárodní hovory. Potřebovali také společně upravit důležité dokumenty, což už nebylo z malého displeje telefonu tak příjemné, a tak si Jana sedla k hotelovému počítači a dostala se snadno ke svým souborům, které byly bezpečně uložené online. Za chvíli byl již úkol splněn, a tak Jana mohla vyrazit za sluníčkem zpátky na pláž. Moderní technologie již nejsou jen doménou velkých firem. I středně velká konzultační firma, kterou Jana řídí, si tak může snadno dovolit technologie Office 365, které jí toto všechno umožní.
Buďte aktivní a nečekejte
Co přesně a jak vám edice Office 365 Midsize Business, kterou má firma Jany předplacenou, vyřeší? Především mají všichni k dispozici e-mail na úrovni velkých podniků o kapacitě 50 GB pro uživatele, s možností odesílat přílohy o velikosti až 25 MB. Zaměstnanci mají možnost pracovat ve známém prostředí Outlooku na počítači nebo ve webovém prohlížeči, což samo o sobě zjednodušuje jejich práci a zvyšuje jejich produktivitu. Firma používá vlastní doménu a má webové stránky bez toho, že by platila za hostování těchto stránek u poskytovatele. Jana také snadno využívá plánování ve sdíleném kalendáři a má přehled o dostupnosti každého zaměstnance při plánování společných schůzek. Papírové kalendáře pro blokace firemních aut a zasedačky jsou již minulostí. Stejně tak má okamžitý přehled o schválených dovolených a o tom, kde jsou zaměstnanci v pracovní době na jednání.
Dalším podstatným bodem, který Jana vyřešila, je již zmíněné sdílení dokumentů a jejich revize. Změny provedené ostatními uživateli ve stejném dokumentu jsou okamžitě aktualizovány, a to i v případě, kdy na dokumentu pracuje, a provádí úpravy v jeden okamžik několik zaměstnanců najednou. S dokumenty mohou zaměstnanci pracovat na více zařízeních než kdy dříve. Dokumenty jsou totiž dostupné na počítačích PC a Mac, na tabletech se systémem Windows a iOS, ale také z mobilních telefonů se systémem Windows Phone, Android a iOS.
Na dovolené všechny dokumenty s sebou jako v kanceláři
To, co je skvělé na dovolené, ale i při služebních cestách, je zabezpečený chat, audio a videokonferenční systém Lync, který umožňuje pořádat online porady, schůzky a prezentace z PC, tabletu i telefonu. Vše podstatné tak snadno můžete vyřešit osobně, byť na dálku, bez ohledu na to, kde se právě nacházíte.
Firma Jany Wolfové si zvolila předplatné, v rámci kterého získala aplikace Office 2013 pro profesionály. Ty zahrnují Word, Excel, PowerPoint a Outlook, které může konkrétní uživatel využívat až na pěti svých zařízeních. Má tedy Office aplikace dostupné nejen na notebooku a tabletu, ale i na svém domácím počítači napojeném na domácí kino. A samozřejmě také na svém telefonu.
Ani zloději vás nezastaví
Jana už dokázala ocenit přínos moderních technologií Microsoftu i v minulosti. Jejímu kolegovi Honzovi ukradli na cestách notebook. Jeho počítač s Windows 8 měl díky technologii BitLocker zašifrovaná všechna data, takže se k nim zloději nemohli dostat. Díky Microsoft Office 365 měl všechny e-maily a důležité pracovní soubory uloženy v datových centrech Microsoftu, takže měl pořád přístup ke svým datům a po zakoupení nového dotykového počítače s Windows 8 měl všechna data synchronizovaná během pár minut. To ukázalo, jak mohou moderní technologie zajistit bezpečnost dat a jak rychlé je jejich následné obnovení v případě potřeby.
Cena není překážkou
Možná se domníváte, že cena za takové řešení je nad finanční možnosti vaší firmy, nicméně Jana platí za každého zaměstnance jen 320 Kč měsíčně. Což je méně než za jeho telefonní účet.
