Nájemník v kanceláři. Sdílením prostor mohou firmy ušetřit miliony ročně
- Hybridní pracovní model, tedy kombinace práce v kanceláři a z domova, se v posledních letech stal standardem.
- Zároveň nutí firmy přehodnocovat, jakým způsobem naložit s místy v kancelářích, aby se nestala jen zbytečnou výdajovou položkou.
- A co takhle přizvat do svých prostor ještě někoho a rozložit tak náklady?
Kancelářská místa nejsou levnou záležitostí. Provoz jednoho z nich může v Praze vyjít i na vyšší jednotky tisíc korun měsíčně. Při větším počtu dlouhodobě volných míst tak může firma zbytečně platit i miliony korun ročně. Vyměnit kancelář za jinou je přitom mnohdy složité, a to jak z hlediska stěhování celé firmy, tak třeba kvůli nastaveným podmínkám v nájemní smlouvě.
Takto zbytečná volná místa má přitom ve svých kancelářích velká část firem. Podle dat společnosti Savills se sice od pandemie covidu využití kanceláří postupně zvyšuje, ale i tak bylo v Praze koncem roku 2024 jen lehce nad 60 procenty.
Mnoho firem navíc může do budoucna čelit nejistotě ohledně potřebných kancelářských prostor, a to zejména kvůli zapojení umělé inteligence, která může přinést redukci pracovních týmů. Tento scénář se však zároveň naplnit nemusí, a proto lze jen těžko předvídat, jak velké kanceláře si pronajmout.
Klasika, sdílení, nebo coworking?
Cestou k využití prázdných míst může být sdílení kancelářských prostor. Modelovým příkladem je situace, kdy si firma pronajme kanceláře se 100 místy. Po čase však zjistí, že jí bohatě stačí 70 z nich. Aby zbytečně neplatila za třicítku volných míst, může je dále podnajmout jiné, menší firmě. Tento model tak přichází jako alternativa ke klasickému pronájmu i coworkingovým prostorům.
Standardní pronájem často postrádá flexibilitu. Nájemní smlouvy bývají dlouhodobé a firmám se může snadno stát, že neodhadnou své potřeby a následně mají přebytek, či naopak nedostatek míst.
Jako pružnější možnost se může jevit coworking, kdy si jeho poskytovatel pronajme kancelářskou budovu a z ní jednotlivá pracovní místa a zasedací místnosti dále pronajímá jiným firmám. Problémem může být vysoká obsazenost coworkingů i to, že přepronájem prostor logicky žene ceny nahoru.
A pak je zde ona zmíněná třetí možnost, tedy sdílení kanceláří. Na ni vsadil český startup Moovin Space, jenž propojuje firmy nabízející kancelářská místa s těmi, které je poptávají. V ostrém provozu je právě jeden rok.
„Jako konzultantka pracovního prostředí jsem pomáhala firmám nastavit kanceláře ke spokojenosti i výkonu lidí, tak aby odrážely také kulturu firmy. V projektech, kde jsem se zaměřovala primárně na optimalizaci místa, se stále opakovalo totéž: firmy měly nadbytečné prostory a nevěděly, jak je smysluplně využít. Právě tato zkušenost nás přivedla k nápadu založit Moovin Space,“ popisuje zakladatelka start-upu Michaela Novotná.
Flexibilita výhodou i překážkou
Jednou z hlavních výhod modelu sdílení je flexibilita, kdy každá firma může nabídnout libovolný počet míst za jakoukoli cenu. Poptávající zase nemusí být svázaný dlouhodobými a fixními smlouvami, které by ho držely na jednom místě a omezovaly například tehdy, když se společnost rozroste a bude potřebovat větší prostory.
Na druhou stranu tato flexibilita se může pro firmu, která je v podnájmu, přenést do negativní role, kdy nemusí mít jistotu, že v případě potřeby bude moci v prostoru zůstat po delší dobu. Potenciální nevýhodou sdílení kanceláří může být i rozdílná firemní kultura mezi nabízejícím a společností, jež přichází do podnájmu. Ta může mít zároveň velmi omezené možnosti, jak si kanceláře upravit k obrazu svému. Vždy je tedy nutné pečlivě zvážit, s jakou firmou v oblasti sdílení prostor spolupracovat. Zásadní je oboustranně výhodné nastavení smluvních podmínek.
Podle Novotné stojí na straně nabídky nejčastěji firmy, které mají od 20 do 200 zaměstnanců a současně dlouhodobé nájemní smlouvy na své kancelářské prostory. Poptávající zase typicky bývají menší firmy do 50 lidí, jež nechtějí řešit provoz ani vybavení.
Respekt mezi spolusedícími
Jednou z firem, která se rozhodla část svých kanceláří podnajmout, je digitální konzultační společnost FLO. „Když jsme hledali nové kanceláře v pražském Karlíně, našli jsme prostor, který byl o něco větší, než jsme tehdy potřebovali. Už od začátku jsme proto přemýšleli, že část otevřeme i dalším firmám. Přidaly se k nám dvě společnosti a velmi rychle jsme zjistili, že sdílený provoz může fungovat naprosto přirozeně,“ říká office manažerka společnosti Maria Makarenko.
To další společnost Vitadio zaměřující se na digitální terapie pro lidi s diabetem druhého typu se pro sdílení části svých kanceláří rozhodla poté, co zmenšila svůj kmenový tým. Výsledkem bylo, že část prostor zůstala prázdná. „Nechtěli jsme ale jít do anonymního coworkingu ani prostor úplně opustit,“ vysvětluje Tamara Chichua z Vitadia důvody, proč se rozhodli větší část své kanceláře podnajmout.
Firmám tento krok zároveň dokáže ušetřit nemalé náklady na nájem a provoz kanceláře, které zahrnují i zdánlivé detaily, jako je údržba prostor či péče o květiny. Například FLO, jež sdílí asi čtvrtinu svých kancelářských prostor, je právě takový podíl nákladů schopné uspořit.
Sdílení kanceláří tedy může být funkční a pomoci firmám vzájemně po ekonomické stránce, základem je však dobře nastavený vztah mezi jednotlivými společnostmi. „Ze začátku jsme měli obavy, jak to bude s rezervacemi zasedaček nebo celkovým chodem kanceláře, ale nakonec se ukázalo, že s dobrými pravidly a respektem mezi týmy se dá fungovat úplně bez problémů,“ dodává Makarenko.
