Náročný start, ale správný směr. Jednotné měsíční hlášení může firmám časem ulevit, říká partnerka PwC

Plán ministerstva práce zjednodušit administrativu a sloučit pětadvacet různých formulářů do jednoho digitálního toku se při zavedení Jednotného měsíčního hlášení zaměstnanců (JMHZ) střetl s realitou. „Celé to bylo překotné, mzdové systémy neměly čas na přípravu a stát teď systém opravuje za chodu, což je pro firmy zatím dražší a náročnější,“ zdůrazňuje v rozhovoru Martina Seidlová, partnerka v poradenské společnosti PwC ČR.

Je jednotné měsíční hlášení  z pohledu byznysu opravdu takový přešlap, nebo má i své světlé stránky?

Prvotní myšlenka sloučit 25 různých formulářů do jednoho digitálního toku je správná. Problém je v realizaci. Celá věc se začala intenzivně řešit na přelomu roku a ostrý start nastal 1. dubna. Mzdové systémy neměly dostatek času na přípravu a stát systém opravuje za chodu. Ze slibovaného slučování agend se zatím v praxi podařilo nahradit jen minimum dosavadních hlášení. Úřad práce a Český statistický úřad stále teprve zkoumají, jak s daty naloží. Slíbená administrativa firmám zatím neubyla.

Podnikatelé si stěžují i na to, že jim s novým systémem vzrostly náklady. To také platí?

V počátku se situace jednoznačně zkomplikovala a pro firmy to bylo drahé. Musely zaplatit za upgrady mzdových softwarů, které bylo nutné narychlo dovyvinout. Problém je to i z hlediska sběru dat. Velké mezinárodní společnosti mají často personalistická data na různých systémech a najednou je musely složitě integrovat na jedno místo. Menší firmy bez pokročilých ERP systémů zase narážejí na to, že data musí do státního rozhraní zadávat manuálně, což je stojí drahocenný čas. Celé JMHZ navíc přišlo v nevhodnou dobu, v období ročních závěrek, daňových přiznání a ročního zúčtování. Pro mzdové účetní to byl obrovský nápor.

Bude systém podle vás fungovat tak, jak stát sliboval?

Jsem optimista. Digitalizace je správná cesta a věřím, že se systém postupně doladí. Velkým otazníkem jsou ale zdravotní pojišťovny. Ty se měly do systému zapojit hned na začátku. Teď se legislativně řeší, zda se připojí v roce 2027, nebo ještě později. Vzhledem k tomu, že jsme v polovině roku 2026 a pojišťovny ani například Český statistický úřad stále ještě neupřesnily technické detaily, nevěřím, že příští rok bude vše stoprocentně funkční.

Partnerka v PwC ČR Martina Seidlová | Zdroj: Michael Tomeš

Pokud se podíváme na cílový stav, co přesně by mělo v budoucnu zjednodušit?

Je to právě jednotné odeslání dat na jednotlivé orgány veřejné správy. A ve výsledku by to měl být přínos i pro samotné zaměstnance. Stát sliboval, že systém bude sloužit pro automatické generování potvrzení pro banky a další instituce, takže lidé nebudou muset kvůli každému úvěru žádat mzdovou účtárnu o papírové dokumenty. Zároveň to zaměstnance do jisté míry chrání v oblasti nelegální práce. Jakmile se systém usadí, stát bude mít k dispozici výrazně více dat pro kontrolu pracovněprávních vztahů.

Data musí být stoprocentně čistá

Ukázalo se během prvních měsíců, že některé oblasti podcenily i samotné firmy?

Jednoznačně kvalitu vlastních dat. To je obecný problém digitální transformace napříč obory. Firmy často zjistí, že sice chtějí procesy posunout dál, ale nemají k tomu správné podklady. Česká správa sociálního zabezpečení data nijak neupravuje ani nezaokrouhluje. Musí být od začátku naprosto přesná, správná a úplná. Jinak vás systém prostě nepustí dál a hlášení odmítne. Donutí vás data opravit, což firmám v této fázi přidělává práci.

Nevede takto rozsáhlý sběr dat zároveň k výrazně větší kontrole zaměstnavatelů?

To je otázka. Firmy to ale vnímají jako posílení kontroly státu nad tím, zda mají v pořádku pracovněprávní vztahy. JMHZ navíc bude brzy sloužit také jako nástroj k reportování rovnosti v odměňování žen a mužů podle nové evropské směrnice. To je další velký krok, ze kterého mají personalisté kvůli tabulkovému škatulkování obrovskou nervozitu. Spousta firem kvůli tomu teď narychlo dává své interní mzdové struktury do pořádku.

Inspiroval se stát vůbec v zahraničí, nebo opět vymýšlíme pověstnou „českou cestu“?

Obecným vzorem digitalizace je Estonsko. U samotného jednotného mzdového hlášení ale není mnoho evropských zemí, které by měly obdobně centralizovaný model. Například Slovensko je v této oblasti technologicky i legislativně spíše za námi.

Pomalá odezva a hlášení dopředu

Které oblasti systém v této první fázi byznysu nejvíce komplikuje?

Systém je až příliš tvrdě přizpůsobený české legislativě a vůbec nemyslí na mezinárodní prostředí. Problém mají například zahraniční zaměstnavatelé, kteří vyplácejí mzdy ještě v daném měsíci, nebo firmy, kde je nezbytné provést zpětné opravy, nebo vyslaní zaměstnanci pracující v zahraničí. JMHZ totiž technologicky zatím neumí zpracovat mínusové hodnoty, které se v běžné personalistické praxi přitom standardně dějí. Komora daňových poradců již kvůli tomu sepsala a odeslala ministerstvu dlouhý seznam doporučení a praktických výtek.

Jak nápor dat zvládají servery státní správy?

Velmi pomalu. V dubnu se nám běžně stávalo, že odezva byla extrémní. Čekali jsme klidně dvanáct hodin na pouhou doručenku, zda byla data vůbec přijata. A dodavatelé mzdových softwarů nám potvrdili, že to byla ještě ta lepší varianta, jiné firmy čekaly dny.

Od 1. července navíc vstupuje v platnost povinnost nahlásit zaměstnance ještě předtím, než vůbec nastoupí do zaměstnání. Co to způsobí?

Dříve na to měly firmy osm dní od nástupu, teď to musí dělat dopředu. Stát se tím snaží zamezit nelegálnímu zaměstnávání cizinců. Když dříve přišla kontrola z Úřadu práce a objevila na pracovišti nenahlášeného člověka, firmy se vymlouvaly, že nastoupil včera a jsou v zákonném limitu. Tomu je teď konec. Mzdovým účtárnám ale práce výrazně přibude. Zaměstnanec musí doložit veškeré osobní údaje ještě před fyzickým nástupem. Pokud pak člověk první den do práce z jakéhokoliv důvodu nedorazí, což se na trhu děje běžně, musíte celé hlášení stornovat a složitě ho v systému odhlašovat.

Nepůsobí podle vás tak celý projekt jako testování na živém organismu českého byznysu?

Já se domnívám, že se systém měl pořádně odpilotovat a spustit klidně až od roku 2027. Nicméně, pokud se ho podaří technicky stabilizovat a skutečně na něj navázat i další instituce, může časem přinést to, co od něj firmy původně očekávaly. Tedy méně duplicitního vykazování, jednotnější práci s daty a rychlejší komunikaci se státem. Krátkodobě je to pro zaměstnavatele náročná změna, dlouhodobě ale může jít o důležitý krok k modernější a efektivnější mzdové administrativě. Klíčové bude, aby stát po úvodním spuštění nezůstal jen u sběru dat, ale opravdu odstranil stávající paralelní povinnosti, kvůli kterým dnes firmám administrativa zatím spíše přibývá.