Růst firmy změnil nároky na data. Eurowag vyměnil Excel za systém, který zrychlil reporting
- Eurowag vyrostl do společnosti působící v pětadvaceti evropských zemích. S expanzí se ale zásadně proměnily i nároky na finanční reporting.
- Manuální konsolidace dat v Excelu zpomalovala přípravu výkazů a zvyšovala riziko chyb.
- Nový podnikový systém zautomatizoval opakující se kroky a umožnil týmu soustředit se místo skládání dat na jejich analýzu, říká šéfka reportingu Eurowagu Šárka Dopitová.
Česká společnost Eurowag dnes působí v pětadvaceti evropských zemích, kde poskytuje řešení pro komerční silniční dopravu. Její služby pro platby mýtného, správu vozového parku, vratky daní nebo palivové karty loni využilo více než tři sta tisíc kamionů. Složitější struktura mezinárodní skupiny postupně zvýšila nároky na řízení dat i finanční reporting. „Pomohla mimo jiné digitalizace a sloučení interních systémů do jedné digitální platformy,“ říká Šárka Dopitová, která vede konsolidační tým a má na starost finanční reporting celé skupiny.
Poslední roky se v Eurowagu nesly ve znamení digitalizace a přechodu na nové interní systémy. V oblasti reportingu dlouho firma využívala hned několik nástrojů a systémů, na jejichž základě připravovala finanční výkazy. „Veškerá následná konsolidace a další kroky pak probíhaly manuálně v excelu,“ vysvětluje Dopitová. „Místo toho, abychom se zabývali kontrolou a analýzou dat nebo samotným výsledkem, jsme jen dlouho dávali data dohromady. To bylo pro celý tým demotivující,“ dodává.
Excelové řešení bylo nejen neefektivní, ale navíc zvyšovalo riziko chyb. A to si společnost, která před třemi lety vstoupila na burzu a musí minimálně dvakrát ročně připravovat výkazy pro investory i širokou veřejnost, nemohla dovolit. „Proto jsme hledali systém, který data stabilizuje a vyprodukuje spolehlivé reporty,“ říká Dopitová. Na podnikový systém SAP S/4HANA a konsolidační řešení SAP Group Reporting podle ní padla volba především proto, že jde o ověřená standardizovaná řešení, která umožňují další rozvoj podle potřeb firmy.
Méně úprav, jednodušší správa
Poskytovatel řešení pro silniční dopravu šel cestou co možná největší standardizace. „Snažili jsme se využít stávající funkce systému, abychom se zbytečně nesvazovali úpravami na míru,“ popisuje šéfka reportingu s tím, že klientské úpravy zvolili jen tam, kde to jinak nešlo.
Celopodnikový systém funguje od ledna 2024, nástroj na reporting spustili loni v létě. Na přípravě zavedení se podílel především konsolidační tým s podporou interního IT oddělení a externího dodavatele. Účast interního týmu přitom Dopitová považuje za jeden z hlavních předpokladů úspěchu. „Pomohlo to nejen samotnému zavedení systému, ale také tomu, že si na něj kolegové rychle zvykli,“ doplňuje.
Výsledkem je podle ní nástroj, který ušetřil spoustu času, zrychlil přípravu konsolidovaných výkazů a zautomatizoval opakující se kroky, které dlouhodobě nepřinášely žádnou hodnotu. „Mezi kolegy zavládla větší spokojenost. Už netráví tolik času ‚úmornými‘ úkoly a mohou se soustředit na data,“ zmiňuje.
Dodává, že nově je reporting transparentnější a do budoucna nabízí mnohem lepší možnosti ve smyslu zastupitelnosti. „Máme standardizovaný systém, na vše existují manuály. To je určitě méně rizikové než excelové soubory, ve kterých se vyzná jen omezený počet lidí,“ uzavírá Dopitová.
