Byl to velmi ambiciózní projekt, říká Kateřina Lipková o nasazení nového personálního systému v Notinu
- S růstem společnosti bylo potřeba v Notinu zavést nový, dostatečně robustní personální systém, jehož součástí bude jednotné řešení pro řízení výkonu.
- Platforma od SAP zaujala mimo jiné tím, že má kromě desktopové i mobilní verzi.
- Jednou z hlavních výzev bylo efektivní řízení kapacit týmu, říká Kateřina Lipková, která má ve firmě na starost rozvoj HR systému.
Brněnské Notino prodává kosmetické produkty na celkem dvaceti sedmi evropských trzích, je ale také technologickou firmou. Jak zmiňuje Kateřina Lipková, která má ve firmě na starost rozvoj HR systému, v Notinu si interně vyvíjeli řadu nástrojů včetně vlastního HR systému. S rostoucím důrazem na řízení výkonu zesilovala i potřeba mít data na jedné, dostatečně robustní platformě.
Původně bylo v plánu pokračovat v rozvoji stávajícího systému a dál jít cestou interního vývoje. Nakonec ale narazili. „Zrevidovali jsme si, jaké požadavky dnes firma na HR systém má, a bylo jich tolik, že by jejich naplnění znamenalo vyvinout produkt, se kterým by bylo možné jít na trh, což nedávalo smysl,“ vysvětluje Lipková.
Začalo proto hledání externího systému, který by všechny požadavky naplnil. Zvítězil SAP SuccessFactors. Jedním z důležitých faktorů bylo, že kromě desktopové má i mobilní verzi. Ve firmě totiž chtěli, aby se jak manažeři, tak i další zaměstnanci mohli do systému kdykoli a odkudkoli dostat.
Prioritou byla oblast nastavování a sledování cílů. A aby se pak dokázali odříznout od původního personálního nástroje, zavedli i nový mzdový systém. Vše chtěli udělat najednou, proto se rozhodli přizvat externího partnera, který pomohl s řízením změn.
Nechte si dostatek času
Základní personální modul a nový mzdový systém musel být připravený za 9 měsíců kvůli startu od nového kalendářního roku. „Z hlediska času i rozsahu to byl velmi ambiciózní projekt,“ říká Lipková s tím, že klíčovým faktorem úspěchu byl tým složený z interních a externích lidí.
Neméně důležitá pak byla také organizace. „Každý z modulů byl samostatným projektem, na každém jsme měli projektové manažery i vedoucího, který rozuměl dané oblasti,“ dodává. Kapacity přesto byly velkou výzvou. Zavedení nového personálního systému se naplno věnoval interní tým. I když zavedení systému bylo úspěšné, ostatním firmám by Lipková doporučila spíš opatrnější přístup. „Tohle bylo z roviny `doma to nezkoušejte‘. Kapacity jsou opravdu potřeba a je velkou výhodou, když si necháte dostatek času na přípravu projektu, mapování procesů a jejich nastavení,“ hodnotí.
Když nový systém, tak na všech trzích
Před důležitým rozhodnutím stáli také v otázce zahraničních trhů. Mohli zvolit jednu pilotní zemi a do dalších zavést systém až později, nebo ho spustit plošně. Nakonec se rozhodli pro druhou možnost. „Chtěli jsme umožnit jednotlivým zemím, aby se na podobě HR systému podílely,“ vysvětluje Lipková. Celý projekt rozdělili ve firmě do několika fází, takže zavádění do praxe probíhalo postupně v několika vlnách. Poslední přišla loni v květnu.
Jak ale zdůrazňuje Kateřina Lipková, spuštěním systému to zdaleka nekončí. Přichází fáze stabilizace a plánů dalšího rozvoje. Do budoucna přidat další moduly, například takový, který sleduje celou cestu zaměstnance od jeho náboru až po odchod z firmy. Firmu ale zajímá také rozvoj samotné platformy, například pomocí chatbotů.
