PF komplet přizpůsobuje řízení rostoucímu provozu
Pražská společnost PF komplet denně pečuje o více než 250 tisíc metrů čtverečních kancelářských a komerčních ploch a letos její obrat překročí hranici 100 milionů korun. Po více než 14 letech působení nyní upravuje svou organizační strukturu. Jasnějším rozdělením kompetencí chce zrychlit rozhodování a lépe propojit vedení firmy s finanční, obchodní, provozní a technickou částí.
Růst úklidové firmy není jen otázkou počtu zakázek. Každá nová zakázka přináší jiný harmonogram, provozní režim, technické požadavky i očekávání klienta. Zatímco menší kanceláři může vyhovovat pravidelný večerní úklid, rozsáhlejší zakázka vyžaduje zapojení většího počtu pracovníků, koordinaci specializovaných prací a průběžné úpravy podle aktuálního provozu klienta.
Klient toto zázemí obvykle nevidí – a ani by neměl. Potřebuje především vědět, že domluvené práce proběhnou včas, případné změny nenaruší chod jeho firmy a každý požadavek se rychle dostane k člověku, který jej může vyřešit. Informace proto musí plynule procházet od obchodního oddělení přes provozní a technické zázemí až ke konkrétnímu týmu na dané zakázce.
Jedna zakázka zapojuje několik týmů
PF komplet se úklidu kanceláří a komerčních prostor věnuje více než 14 let. Základem nabídky zůstává pravidelný úklid, klienti ale využívají také generální úklidy, mytí oken nebo specializované čištění koberců, podlah a čalounění.
Právě kombinace pravidelného servisu s jednorázovými a specializovanými pracemi zvyšuje nároky na koordinaci zakázky. Tyto služby je potřeba sladit s běžným harmonogramem, přístupem do prostor klienta i jeho každodenním provozem. Jejich zajištění se zároveň může promítnout do personálního obsazení, potřebného vybavení i pracovních postupů.
Do plánování a realizace jedné zakázky se proto zapojují obchodní, provozní i techničtí pracovníci. Aby jejich práce plynule navazovala, musí mít každý jasně vymezenou odpovědnost a pravomoc rozhodovat ve své oblasti.
Jasně rozdělené role zrychlují rozhodování
Nová struktura jasněji odděluje pět navazujících oblastí: celkové řízení společnosti, finance, obchod, provoz a technické zázemí. Spoluzakladatel Jiří Procházka působí jako CEO a odpovídá za strategické směřování a vedení společnosti. Aleš Fikar zastává pozici CFO a řídí finanční oblast. Obchodní oddělení vede Jan Závodský, provozní oddělení Miroslav Šimek a technické oddělení František Fink.
Obchodní oddělení nastavuje spolupráci s klientem, provoz převádí dohodnutý rozsah služeb do každodenní praxe a technické oddělení vybírá vhodné pracovní postupy, čisticí prostředky a vybavení. Cílem změny není přidávat další úrovně řízení, ale určit, kdo má v konkrétní situaci pravomoc rozhodnout.
Pokud klient například potřebuje upravit harmonogram nebo zajistit jednorázový úklid, obchodní a provozní část vyřeší rozsah a termín. Technické oddělení následně posoudí potřebné vybavení a vhodný pracovní postup.
„Nejde o změnu našich hodnot ani přístupu ke klientům. Potřebujeme ale přesněji rozdělit odpovědnost, aby se informace rychle dostávaly ke správným lidem a běžné provozní otázky mohli řešit ti, kteří mají ke konkrétní zakázce nejblíž,“ říká Jiří Procházka.
Nové uspořádání má podpořit také kontinuitu služby. Nepřítomnost konkrétního pracovníka nesmí zastavit předávání informací ani řešení požadavku klienta. Odpovědnost se proto váže na danou roli a oddělení, nikoli pouze na jednotlivce.
Vlastní software zpřehledňuje spolupráci
Řízení zakázek PF komplet nestaví pouze na zkušenostech pracovníků. Komunikaci, plánování a předávání provozních informací podporuje vlastní software, který si firma nechala vyvinout na míru svému provozu a průběžně jej rozvíjí. Systém plní také funkci CRM: eviduje kontakty, historii spolupráce a údaje spojené s jednotlivými zakázkami.
Digitální evidence umožňuje rychle dohledat údaje o průběhu zakázky. Firma může klientovi podle potřeby připravit přehled použitého vybavení, druhů a množství spotřebovaných čisticích prostředků nebo příslušné technické listy. Informace tak nezůstávají pouze v e-mailové schránce nebo paměti konkrétního pracovníka.
Výhoda se projeví například při změně kontaktní osoby na straně klienta. Nový odpovědný pracovník může rychle získat přehled o dosavadní spolupráci, včetně počtu provedených generálních úklidů, používaných pracovních postupů nebo vybavení nasazeného na zakázce. Není proto nutné potřebné informace znovu složitě shromažďovat. Software firma průběžně rozvíjí podle zkušeností z každodenního provozu.
PF komplet spolupracuje s českými firmami i společnostmi s mezinárodní působností. Komunikace a reporting proto mohou probíhat v češtině i angličtině. Rozsah a podobu výstupů lze přizpůsobit potřebám místního vedení, zahraniční centrály i mezinárodně nastaveným procesům klienta.
Nastavení zakázky prověří každodenní provoz
PF komplet má průběh spolupráce s klienty rozdělený do několika etap. Při úvodní prohlídce zjišťuje, jak jsou prostory využívané, jak často se mají uklízet a jaké specifické požadavky bude potřeba zohlednit. Z těchto informací následně vychází cenová nabídka, harmonogram i personální zajištění zakázky.
Přibližně měsíc před spuštěním služby začíná provozní příprava. Firma řeší složení týmu, organizaci prací, přístupy do prostor, logistiku i vhodné čisticí prostředky a vybavení. V této fázi se původní obchodní zadání předává lidem, kteří budou odpovídat za jeho každodenní plnění.
Ani zahájením služby příprava zakázky nekončí. Průběh prací sleduje provozní manažer a po třech týdnech firma od klienta získává zpětnou vazbu na kvalitu úklidu, vystupování personálu a fungování kontaktních osob. Pokud původní plán neodpovídá skutečnému provozu, může PF komplet upravit četnost prací, harmonogram nebo zvolené postupy.
Stroje zvyšují výkon, o výsledku rozhodují lidé
Vedle digitálních nástrojů využívá PF komplet profesionální úklidovou techniku. Patří mezi ni například mycí automaty na tvrdé podlahy, extraktory pro hloubkové čištění koberců a čalounění nebo kotoučové stroje. Vhodně zvolené vybavení umožňuje zvládnout rozsáhlé plochy v kratším čase a přizpůsobit pracovní postup konkrétnímu povrchu.
Samotné stroje ale spolehlivý výsledek nezajistí. Pro každou zakázku je potřeba zvolit odpovídající metodu a proškolení pracovníci musí vybavení i čisticí prostředky správně použít přímo na místě.
Pracovníci, kteří se o konkrétní zakázku pravidelně starají, navíc znají její každodenní provoz. Mohou si proto všimnout změn, se kterými původní harmonogram nepočítal. Informaci následně předají provoznímu manažerovi, který podle situace upraví další průběh služby.
Výsledek tak závisí na propojení technického zázemí, digitálních nástrojů, zkušeností pracovníků a průběžného řízení zakázky.
Nová struktura proto není jen změnou názvů funkcí. Vedoucí obchodního, provozního a technického oddělení přebírají větší odpovědnost za každodenní rozhodování, zatímco zakladatelé Jiří Procházka a Aleš Fikar se mohou více soustředit na strategické a finanční směřování společnosti.
Z pohledu klienta má změna jasný cíl: jeho požadavek se rychle dostane ke správnému člověku, informace o zakázce zůstanou dohledatelné a poskytované služby si zachovají stejný standard i s dalším růstem firmy. Smyslem celé změny je, aby PF komplet mohl růst, aniž by klient musel řešit rostoucí složitost jeho vnitřního provozu.
