Způsob, jakým lidé pracují, se v posledních letech zásadně proměnil. Namísto celodenního sezení v kanceláři je čím dál populárnější vykonávat zaměstnání odkudkoliv a lépe si tak vybalancovat osobní a pracovní život. Bez odpovídající techniky ale tzv. hybridní pracovní prostředí nefunguje.
Nový model je splněným snem nejen pro lidi, kteří chtějí trávit většinu svého času na chalupě nebo potřebují pečovat o malé děti. Na výsluní se díky němu dostali také výrobci technologií. Ti se předhánějí, kdo přijde s efektivnějším a pohodlnějším řešením usnadňujícím práci mimo kancelář, a čím dál více firem i zaměstnanců se musí učit pracovat s technickými vychytávkami.
Největší posun oproti kanceláři „klasické“ je ve využívání cloudu, tedy virtuálního prostředí, které umožňuje práci se soubory na dálku a z jakéhokoliv zařízení. „Hybridní způsob práce nedává smysl, pokud firma nefunguje na cloudu. Dnes už totiž nejde jen o schraňování dokumentů na virtuálním úložišti. Systémy, jako je uniFLOW Online, umožňují plnohodnotnou správu firemních procesů včetně tisku nebo skenování na domácím zařízení,“ říká Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ.
Neztrácet efektivitu
Možnost pracovat odkudkoliv, často označovaná prostě jako „home office“, není už jen nutností vyžádanou pandemií. Jde o čím dál žádanější benefit, který umožní lidem větší flexibilitu. Firmy jim vycházejí vstříc, protože získají spokojenější zaměstnance, a navíc mohou samy ušetřit na provozu. Nutnou podmínkou je však to, aby firma i v hybridním způsobu práce dál „šlapala“ na sto procent.
„Mnoho manažerů si během pandemie a vynucené práce z domu stěžovalo na to, že jejich zaměstnanci ztráceli efektivitu. Lidé pracující z domu zase měli problém s jednoduchým sdílením dokumentů, jejich tiskem, skenováním a kopírováním. Řešením obojího jsou dnešní pokročilá softwarová řešení, jako je uniFLOW Online, samozřejmě v kombinaci s vhodným hardwarem,“ říká Petr Hnilička, produktový specialista společnosti Canon CZ.
Co všechno takový cloud umí?
Vhodně se dokáže postarat o všechny fáze životního cyklu dokumentu, a to jak v kanceláři, tak domácím prostředí. Zaměstnanci mohou snadno tisknout z kteréhokoliv zařízení včetně kompatibilních malých tiskáren, které mohou využívat i další členové rodiny.
Při skenování přímo do uniFLOW Online jsou dokumenty roztříděny a uloženy do příslušných složek tak, kam mají přístup jen povolaní a v nichž lze snadno vyhledávat. O tom, kdo s dokumentem může dále pracovat, rozhoduje firemní správce, a má tak dokonalý přehled, jak je s ním nakládáno a zda náhodou nedošlo k zneužití. To je zásadní hlavně u faktur, ale také třeba ve firemním archivu, z nějž bez vědomí správce nic nezmizí.
Cloud je bezpečnější než papír
I přes uvedené výhody brání některým rozhodovatelům ve firmách v nastoupení cesty digitální transformace obava, že dokumenty uložené na cloudu jsou lákadlem pro hackery a hrozí jim zneužití. O to víc, že se k nim mohou připojovat lidé prakticky z celé zeměkoule.
„Jde o rozšířený mýtus. Není bezpečnějšího řešení než uniFLOW Online. Pokud bychom jej srovnali s klasickou kanceláří využívající tiskových systémů na vlastních serverech, vychází cloud jako jednoznačný vítěz. Odolá všem známým hackerským hrozbám,“ vysvětluje Hnilička. Garancí jistoty je spolupráce Canonu se společností Microsoft a její platformou Microsoft Azure. „Svépomocí není možné takové míry zabezpečení nikdy dosáhnout,“ říká Hnilička.
Nedávný průzkum Canonu navíc ukázal, že při neopatrné manipulaci jsou rizikem spíše dokumenty tištěné. „Každý čtvrtý zaměstnanec našel někdy na sdílené firemní kopírce vytištěný dokument, který nebyl určený pro jeho oči. Často se jednalo o pracovní smlouvu nebo cizí výplatní pásku. Polovina lidí má zase možnost nosit si dokumenty z práce domů a riskují, že je ztratí,“ upozorňuje Hnilička.
Digitální kancelář založená na cloudu tak nejen že lépe reaguje na změnu pracovního prostředí z předchozích let a možnost práce odkudkoliv, ale je zároveň efektivnější a bezpečnější než kancelář klasická, kde se většina procesů řeší na papíře.
