Hlavním posláním convention bureau je prezentovat dané město či region ve světě jako vhodnou kongresovou destinaci s cílem přilákat co nejvíce zájemců o uspořádání různých typů akcí. Pro označení kongresového průmyslu se dnes běžně používá zkratka MICE, která shrnuje prakticky vše, co toto odvětví zahrnuje – meetings (mítinky, setkání), incentives (incentivní programy a pobyty), conventions/congresses (konference/kongresy) a exhibitions/events (veletrhy/výstavy/akce).
Samotný proces získávání jednotlivých akcí pro danou destinaci, takzvané kampaně kandidatur či bidding, není snadný a často je poměrně časově náročný. Mezinárodní konkurence je vzhledem k lukrativitě kongresového cestovního ruchu velká. Destinace mezi sebou soupeří o každou významnější mezinárodní akci. Je proto nezbytně nutné, aby při propagaci destinace spolupracovali zástupci veřejného i soukromého sektoru a napomohli tak k rozvoji kongresového průmyslu v destinaci. Výsledkem této spolupráce bývají různé formy incentivních podpor, tedy pobídek, jejichž cílem je nabídku kandidujícího města či regionu maximálně zatraktivnit a ovlivnit tak rozhodnutí organizátora ve prospěch dané destinace. V současnosti již jsou tyto pobídky významnou součástí kandidatur.
Příkladem takovéto incentivní podpory je například MHD zdarma pro účastníky mezinárodních asociačních akcí s účastí nad 500 osob pořádaných v Praze, která byla vyvinuta ve spolupráci pražského magistrátu s Prague Convention Bureau, místní organizací zastupující město na poli kongresové turistiky. Nově zde byla zavedena rovněž finanční podpora akcí s účastí převyšující 1500 osob, která může být využita například na pronájem konferenčních prostor nebo zahajovací recepci. Hostování zahajovací večeře městem, ve kterém se akce koná, dnes již nabízí většina evropských i mimoevropských destinací.
Dopady krize
Rychle se rozvíjející kongresová turistika je bezesporu ekonomicky nejpřínosnější formou cestovního ruchu. Útrata na účastníka kongresů, konferencí a jiných podobných akcí je v průměru až třikrát větší, než činí běžná útrata průměrného turisty. Pořádání významných akcí mezinárodního charakteru přináší destinaci nejen ekonomický přínos, ale také prestiž a pozitivní image v zahraničí.
Popularita Prahy jako kongresové destinace až do roku 2012 strmě stoupala. Právě rok 2012 byl dle statistik Českého statistického úřadu (ČSÚ) mimořádně úspěšný, a to nejen pro Prahu, ale také pro ostatní regiony ČR. Poslední zpráva ČSÚ, který sbírá data od hromadných ubytovacích zařízení, však ukázala, že nejenom pražská kongresová turistika zaznamenala v loňském roce citelný pokles. Současná data ukazují, že rok 2013 znamená zásadní zlom na poli domácí kongresové turistiky. Podle údajů ČSÚ se v loňském roce v našem hlavním městě konalo celkem 3427 akcí, tedy téměř o 20 procent méně než v roce 2012. Jde o nejnižší údaj o počtu akcí za posledních pět let. Se snížením počtu akcí souvisí také úbytek počtu delegátů, který se oproti roku 2012 snížil o 18,2 procenta (z 671 812 účastníků v roce 2012 na 549 225 účastníků v roce 2013).
Že jde o neblahou skutečnost na poli pražské kongresové turistiky, potvrzují také statistiky Prague Convention Bureau, které sbírá statistická data od svých členských subjektů. Podle jeho údajů se v Praze v loňském roce konalo celkem 1837 akcí, tedy o 179 méně (8,9 procenta) než v roce předchozím. Jde o údaj zjištěný na základě dat poskytnutých celkem 36 respondenty převážně z řad místních hotelů s vlastními konferenčními prostory (61 procent). Lze předpokládat, že jde pouze o dopad doznívající ekonomické krize, která před několika lety zasáhla svět. Příčina zhoršených statistických výsledků spočívá především v rostoucím tlaku velkých společností na snižování nákladů a zvyšování úspor, díky čemuž bylo pořádání mnoha finančně nákladných akcí zrušeno či přesunuto do budoucích let.
Deset let anebo měsíc
Je třeba rozlišovat mezi akcemi pořádanými v rámci neziskového sektoru, takzvanými asociačními kongresy či konferencemi, a těmi, za nimiž stojí firmy či nadnárodní korporace. Zatímco asociační akce se soustředí především na trendy, edukaci a předávání poznatků a zkušeností mezi odborníky v zájmu dalšího rozvoje daného oboru, cílem korporátních akcí je především posílit povědomí o pořádajícím subjektu a jeho aktivitách například mezi jeho zaměstnanci či obchodními partnery s cílem upevnit pozici dané společnosti na trhu.Proces získávání asociačních akcí se od získávání korporátních akcí významně liší, a to zejména délkou celého procesu. Klienti z řad firem a korporací často o uspořádání akce v dané destinaci rozhodují v kratším časovém období; to znamená, že destinace může být vybrána i několik málo měsíců před jejím konáním. Naopak asociace ve většině případů plánují své kongresy a konference v delším časovém horizontu. Proces kandidatury destinace na mezinárodní kongres či konferenci zahrnuje její přípravu, předložení a prezentaci a začíná často s předstihem i 10 let před plánovanou akcí.
Kongresoví velvyslanci
K úspěšnému získávání významných mezinárodních asociačních akcí bývá ve většině případů nezbytná nejen spolupráce subjektů z řad poskytovatelů služeb, ale především zapojení místního zástupce dané mezinárodní asociace, takzvaného ambasadora nebo kongresového velvyslance. Právě to bylo důvodem založení ambasador programu, který by měl motivovat zástupce místních sdružení k vyšší aktivitě v rámci mezinárodních asociací a přivést tak více plánovaných kongresů do destinace. Ambasador program vznikl z iniciativy Prague Convention Bureau a jeho členů před čtyřmi lety a stal se základem prohlubování spolupráce s komunitou místních kongresových velvyslanců zastupujících Českou republiku v mezinárodních odborných asociacích, kteří aktivně lobbují ve prospěch destinace Prahy a posléze se zapojují do práce přípravných vědeckých, programových nebo organizačních výborů.
Ambasador program není ničím novým. S projekty stejného názvu se setkáváme u mnoha dalších convention bureaux po celém světě, z čehož je zřejmé, že spolupráce s místní vědeckou komunitou, její aktivní účast a podpora jsou skutečně důležité, a to jak pro podání kandidatury destinace a posléze pro samotnou realizaci kongresu či konference, tak za účelem zlepšit image a zvýšit atraktivitu dané kongresové destinace.
Edukační snídaně
První velkou akcí v rámci programu bylo před čtyřmi lety historicky první slavnostní předávání ocenění Ambassador Awards českým vědcům, lékařům a dalším odborníkům, kteří se významně zasloužili o rozvoj místní kongresové turistiky aktivní participací při získávání a organizaci mezinárodních kongresů na území hlavního města Prahy. V současné době se ambasador program dále rozvíjí a rozrůstá a již dávno se neomezuje pouze na zmíněné předávání cen kongresovým velvyslancům. Jeho významnou součástí je samotný proces vyhledávání potenciálních ambasadorů, ale také menší edukační akce – neformální „Snídaně s ambasadorem“, na kterých ocenění kongresoví velvyslanci předávají své zkušenosti a motivují své mladší kolegy k většímu zapojení při přípravách kongresů a konferencí, či menší společenská setkání, například koktejlové party spojené s kulturní akcí.
V současné době je snahou rozšířit ambasador program také na celonárodní úroveň, a to především prostřednictvím spolupráce s agenturou CzechTourism a regionálními convention bureaux sdruženými v Czech Convention Bureau. Program díky svému zaměření v minulosti získal podporu několika veřejných institucí, například Magistrátu hlavního města Prahy, Ministerstva pro místní rozvoj ČR či agentury CzechTourism/Czech Convention Bureau.
