Řada z nich, jak jsem zjistila, tak učinila poměrně nenápadně a jaksi mimochodem, to znamená, že si ve svém nabídkovém portfoliu tuto službu velkoryse ponechaly (co kdyby náhodou), ale ve skutečnosti se věnují spíše marketingovým a PR službám. To je i případ společnosti Malota Production, z níž na mé dotazy reagovala business manažerka Simona Zábržová slovy: „Od konferenčních akcí jsme již upustili, plně se věnujeme internetovému marketingu, tvorbě webových stránek, internetovým obchodům, online reklamě atd.“
Čtěte také: Event marketing: konkurence na poli zážitků a emocí
Klíčový je výběr tématu a jeho propagace
Chcete-li uspořádat finančně i společensky úspěšnou odbornou konferenci, musíte zvolit lákavé téma - ovšem lákavé pro danou cílovou skupinu. To znamená, že pro výtaháře bude atraktivní problematika aktuálních norem přijatých Evropskou unií, a tudíž závazných i pro Českou republiku, lékaře budou patrně zajímat nové diagnostické a léčebné možnosti v oblasti nádorových onemocnění či kardiovaskulárních chorob, učitelé velmi „slyší“ na témata týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví ve školách atd.
Máte-li vybráno nosné téma, lze bez nadsázky říci, že máte z padesáti procent vyhráno. Nesmíte je ovšem „zabít“ nevhodně zvoleným názvem. Úderný, jasný, pokud možno stručný, přitažlivý a výstižný název odborné konference bývá, jak se shoduje řada marketingových příruček, klíčem k srdci potencionálního zákazníka. Velmi často se vyplatí implikovat klientovi myšlenku, že se bez dané konference prostě neobejde. A právě tomuto účelu poslouží příhodný a trefný název, popřípadě máte šanci ještě v první větě promo dopisu či promomailu, který v rámci direct mailingu potenciálním účastníkům zasíláte. Využíváte-li telemarketingových služeb, operátoři by měli tuto informaci rovněž zdůraznit co nejdříve, aby byla promo akce efektivní.
Nepodceňte pečlivou a dlouhodobou přípravu
Alfou a omegou - podobně jako téměř v každém byznysu - jsou finanční prostředky. Náklady na konferenci (nejlépe pochopitelně i s vizí nějakého zisku) lze pokrýt v zásadě ze dvou zdrojů: jednak úhradou konferenčního poplatku ze strany účastníků a jednak tím, že seženete sponzory, pro něž nebývá až tak zásadní téma konference, ale skutečnost, kdo se jí zúčastní, tedy cílová skupina a pak také přednášející a hosté. Tahákem se nepochybně stane přislíbená účast ministra, senátora, poslance, evropského komisaře či jiné populární, nebo naopak kontroverzní osobnosti politické scény, ale samozřejmě i hvězdy (někdy dokonce postačí hvězdička) showbyznysu.
Jistě lze takovouto akci financovat čistě z účastnických poplatků, vyžaduje to nicméně značné zkušenosti a organizační schopnosti, což řada firem nepochybně podceňuje, a konference pak skončí jako prodělečný podnik.
A neprovozuje-li pořádající společnost jiné aktivity, které by celou záležitost sanovaly, může jí to zlomit vaz. Proto je skutečně nejlepší začít v dostatečném (optimálně několikaměsíčním) předstihu se sháněním hlavního sponzora.
Hlavní sponzor = základ úspěchu
Není-li projekt zaštítěn nějakou spřátelenou firmou, nadací nebo jinou organizací, vyplatí se porozhlédnout se po společnostech, které z projektu na dané téma nejvíce profitují, případně mají ve svém programu podporu podobných aktivit nebo mohou mít kvůli cílové skupině (či „pouhému“ zviditelnění) zájem na uspořádání podobné akce. Než začnete hlavního sponzora (a potažmo i další sponzory) shánět, je nezbytné mít hotový obsahový projektový koncept, základní plán celé akce, který zahrnuje především témata jednotlivých příspěvků a jejich obsazení přednášejícími, a hlavně rozpočet. Jestliže se podaří získat hlavního sponzora, který v zásadě pokryje provozní náklady, tzn. pronájem prostor, audiovizuální techniku a alespoň zčásti catering, máte vyhráno.
Na druhou stranu - čím více sponzorů, tím lépe, jelikož nejen přispějí k úhradě dalších nákladů, ale zpravidla též zatraktivní a zpestří konferenci, např. díky prezentaci svých produktů, drobnými dárky, nabídkou slev pro účastníky akce atd. V této fázi není již nutné zaměřovat se pouze na firmy, ale svou troškou do mlýna mohou přispět i fyzické osoby. Sponzorům se pak vyplatí vyčlenit nějaký prostor ve foyeru nebo v bočním sále, kde mohou představit jak své produkty, tak služby.
Atraktivní prostory a catering jistí úspěch
Pokud se pan ministr na poslední chvíli omluví, protože je zaneprázdněn nějakou neplánovanou a zároveň neodkladnou záležitostí, popřípadě podá demisi, nebo je rovnou odvolán, a tudíž se místo něho dostaví nějaká narychlo sehnaná náhrada, nebude to účastníkům zpravidla tolik vadit, pokud se konference koná na dostatečně přitažlivém místě, například v luxusním pražském hotelu, a hlavně bude-li po celou dobu jejího trvání co jíst a pít. Luxusní prostory hotelu a vybrané lahůdky místní kuchyně ve spojení s možností vzájemné komunikace účastníků zajistí úspěch konference mnohem lépe.
Pohotový moderátor ovšem musí včas usměrnit některé rozvláčné lektory a umírnit příliš úporné a neodbytné diskutující, aby zbyl dostatek času jak na konzumaci, tak především na výměnu informací a navazování nových kontaktů.Mnohdy se vyplatí obrátit se na společnosti, které se přípravou a organizováním podobných akcí dlouhodobě zabývají, a dokážou tudíž konferenci připravit na klíč, popřípadě pomoci s některou fází její přípravy. To je i případ Studia Axis, které se specializuje na vzdělávání v oboru stavebnictví a architektury a které od roku 1994 pořádá školení, semináře, kurzy i konference. Jednatel společnosti Petr Dolejš podotýká: „Konferenční servis jsme schopni zajistit v plném rozsahu. Klientům můžeme nabídnout individuální přístup a služby šité na míru jejich požadavkům.“ V otázkách propagace byl nicméně velice zdrženlivý a žádné její kanály nehodlal prozradit.
Jako bonus
Skvělým spojením, které zpestří nabídku služeb a přitáhne další klienty, může být organizace konference a teambuildingu zároveň. Teambuilding neboli budování kolektivu patří k moderním metodám podnikatelského vedení firem. Účelem této strategie je zapojení systému technik působících na rozvoj, poznání a zdokonalení jednotlivců nebo týmů. Teambuilding je v zásadě jakási „škola hrou“, kterou lze aplikovat na všechny pracovníky od nejnižšího personálu přes začínající vedoucí pracovníky až po vrcholný management.
Event v podobě teambuildingu se vytváří pomocí aktivit, jež jsou většinou realizovány zážitkovou, zábavnou formou jak ve venkovním prostředí, tak ve vnitřních prostorách. Teambuildingovou akcí, nejlépe zajímavě a netradičně pojatou, lze nejlépe vyjádřit poděkování zaměstnancům i partnerům. Komponované jednodenní i vícedenní outdoorové akce pro firmy a jejich partnery s kompletním zajištěním servisu pořádá například produkční agentura Z-Agency, která realizuje vysoce stylizované teambuildingové programy v atraktivních lokalitách. Akce, jež lze rovněž bez problémů upravit a propojit s firemním školením, připravuje v součinnosti se společností Aircentrum a týmem kvalifikovaných a zkušených instruktorů.
Mezi nejzajímavější programy patří například postapokalyptická hra Přežít!, inspirovaná akčními thrillery. V srdci jesenického podhůří v hotelovém komplexu Avalanche probíhá program Jako James Bond, v lokalitě Rudického propadání se odehrává teambuildingová akce Lovci mamutů. V téže lokalitě se lze vydat na dobrodružnou cestu ve stylu Indiany Jonese či Lary Croft, a to v rámci programu Tajemství svatého grálu. Cílem teambuldingu je prohloubit vazby mezi jednotlivci týmu, případně i mezi týmy (spolupracujícími firmami), a to na základě společného prožitku.
