AI a hybridní práce mění kanceláře. Firmy zmenšují prostory a sázejí na flexibilitu

Kancelářský trh prochází výraznou proměnou. Společnosti opouštějí plány na rozšiřování svých prostor, naopak zmenšují pronajaté plochy a hledají způsoby, jak přizpůsobit pracovní prostředí době hybridní práce a nástupu AI.

Ještě před několika lety bylo při plánování nových kanceláří běžné počítat s budoucím růstem firmy co do velikosti. Společnosti si pronajímaly větší plochy, než aktuálně potřebovaly, a nechávaly si rezervu pro další nábor. „Dnes už plánují mnohem opatrněji a s podobným růstem automaticky nepočítají,“ říká Radek Procházka, vedoucí partner společnosti Prochazka & Partners. Umělá inteligence, automatizace i změna pracovních návyků tak proměňují kancelářský trh.

Počet židlí klesl na polovinu

Důsledky technologických změn už jsou podle Procházky vidět také v praxi. Kanceláře navržené před šesti nebo sedmi lety pro rychle rostoucí týmy dnes často zůstávají částečně nevyužité. „Vidíme firmy, které si před několika lety pronajímaly kanceláře s očekáváním výrazného růstu. Jelikož se jejich plány nenaplnily, ukončují část nájmů a nevyužívané prostory vracejí majitelům budov,“ popisuje.

Trend je patrný rovněž u velkých nájemců. Příkladem je společnost Oracle, jež při svém stěhování v Praze výrazně zmenšuje kancelářské prostory. „Zhruba z 8500 metrů čtverečních se přesouvá přibližně na čtyři tisíce. Je to jeden z viditelných dopadů nejen automatizace, ale také proměny způsobu práce a potřeb firem,“ uvádí Procházka. Technologie dnes umožňují zvládnout část agendy efektivněji, a firmy proto nemusejí navyšovat počty zaměstnanců stejným tempem jako dříve.

Role kanceláří se mění 

Architekt Radim Pacak z Prochazka & Partners považuje současný vývoj za poměrně jednoznačný. „Kanceláře se budou zmenšovat,“ říká. Neznamená to však ústup kanceláří z pracovního života. Spíš se mění jejich role. „Kanceláře přestávají být místem, kde se musí pracovat. Mění se na místo, kde budete chtít pracovat,“ dodává.

Pokud zaměstnanci zvládnou část analytické či administrativní práce odkudkoli, musí jim kancelář nabídnout důvod, proč do ní přijet. „Firmy budou potřebovat méně kancelářských ploch než dříve. Důležitější než počet pracovních míst bude prostředí, které nabídne prostor pro spolupráci, soustředěnou práci, neformální setkávání i dostatek soukromí,“ vysvětluje Pacak.

Podobný vývoj pozoruje také Adam Zvada, CEO a zakladatel společnosti Scott.Weber, poskytovatele pracovního prostředí. Podle něj se mění samotný způsob, jak firmy o kancelářích přemýšlejí. „Dříve platilo, že více lidí znamenalo více metrů čtverečních. Dnes firmy hledají hlavně prostředí, které se dokáže přizpůsobit změnám. Týmy rostou, zmenšují se nebo fungují projektově a kancelář na to musí umět reagovat,“ komentuje změny Zvada.

Umělá inteligence podle něj význam kanceláří nesnižuje, ale mění jejich účel. Rutinní činnosti budou čím dál více automatizované, zatímco na významu získá spolupráce, kreativita, práce s klienty a budování firemní kultury.

Lidé se učí hlavně od kolegů

Právě spolupráce se stává hlavním důvodem, proč lidé do kanceláří chodí. „Touha po setkávání je vlastně to hlavní, proč dneska chodíme do kanceláří,“ říká Pacak. Podle něj jsou právě neplánované interakce jedním z největších zdrojů inovací. „Co rozvíjí firmu nejvíc, jsou náhodná setkávání,“ dodává.

Tomu se přizpůsobuje i podoba pracovního prostředí. Vedle klasických pracovních míst přibývají týmové zóny, neformální posezení nebo prostory určené pro workshopy a společnou tvorbu.

Stejný trend sleduje Scott.Weber. „Individuální práci teď lidé zvládnou odkudkoli. Do kanceláře ale přicházejí kvůli věcem, které na dálku fungují hůř. Kvůli setkáním, rychlé výměně nápadů, firemní kultuře nebo pocitu sounáležitosti. Proto roste význam zasedacích místností, projektových prostorů a míst pro neformální setkávání,“ vysvětluje Zvada.

Vyšší nároky na menším prostoru

Úspora metrů čtverečních ovšem neznamená tlak na snižování kvality pracovního prostředí. Naopak. Firmy si čím dál více uvědomují, že kancelář ovlivňuje produktivitu, firemní kulturu i schopnost přilákat zaměstnance.

„Firmy často řeší cenu za metr čtvereční nebo náklady na provoz budovy. Přitom největší hodnotou každé společnosti jsou lidé. Pokud pracovní prostředí ovlivní výkon, soustředění či spokojenost zaměstnanců byť jen o několik procent, může to mít pro firmu zásadní ekonomický dopad,“ říká Pavel Kaňok, obchodní ředitel společnosti Liko-S, která vyvíjí a vyrábí systémy pro úpravu dispozic v interiérech.

Podobnou proměnu očekávání pozoruje i Zvada. „Ještě před pěti lety firmy řešily hlavně lokalitu, cenu nebo délku nájmu. Dnes se mnohem častěji ptají, jestli kancelář jejich lidem skutečně pomůže lépe pracovat. Důležitá je akustika, technologie pro hybridní práci, dostatek zasedacích místností, focus roomů či kvalitní servis,“ říká.

Na významu tak získávají faktory, jež byly ještě před několika lety vnímány spíše jako doplněk. „Pracovní výkon nezačíná pouze u člověka, ale také u prostředí, ve kterém pracuje. Roli hraje denní světlo, kvalita vzduchu, akustika, teplota nebo možnost kontaktu s přírodními prvky. To všechno ovlivňuje energii, soustředění i schopnost spolupracovat s ostatními,“ dodává Kaňok.

Konec éry open space

Proměna kanceláří se netýká pouze jejich velikosti. Mění se i jejich uspořádání. Tradiční open space podle Pacaka přestává odpovídat současným potřebám. „Open space je slovo, které je dneska skoro zakázané a nemělo by se o něm vůbec hovořit,“ podotýká s nadsázkou.

Firmy proto čím dál častěji přecházejí k modelu menších týmových zón, jež kombinují soukromí, flexibilitu a prostor pro spolupráci. Pokud část zaměstnanců pracuje na dálku, nedává smysl držet rozsáhlé kanceláře s pevně přidělenými místy.

„Budoucnost není jeden velký open space pro všechny. Lidé budou potřebovat možnost vybírat si prostředí podle toho, jestli se chtějí soustředit, spolupracovat nebo jednat s klienty. Kancelář už není jen místo výkonu práce, ale prostředí, které podporuje celý pracovní den,“ vysvětluje Zvada.

AI mění trh 

Podle Procházky mnoho společností pořád podceňuje rozsah proměny, již umělá inteligence přináší. „AI není projekt. To je prostě změna trhu,“ říká.

Největší výzvou podle něj není samotná technologie, ale schopnost vedení firem pochopit její dopady a reagovat na ně. Právě to rozhodne o tom, jak úspěšně se jednotlivé společnosti přizpůsobí novým podmínkám.

Výsledkem budou nejen nové pracovní postupy, ale také jiné kanceláře. Menší, flexibilnější a zaměřené na spolupráci. Místo nekonečných řad stolů budou stále více připomínat prostředí, kde vznikají nápady, vztahy a firemní kultura. Trend, který začal nástupem hybridní práce, tak pokračuje další etapou.