Pokud budete chtít nadále po 25. květnu 2018 posílat stávajícím nebo potenciálním zákazníkům e-mailem jakékoliv obchodní sdělení, musíte od nich získat souhlas se zpracováním osobních údajů podle pravidel GDPR. České společnosti podle našich zkušeností nebyly na toto nařízení EU připraveny, a proto musely nechat své e-mailové databáze znovu přesouhlasit. Jak získat souhlas, který bude v souladu GDPR?
1. Umístěte na web srozumitelný text (nejčastěji se aktualizují Podmínky použití nebo Zásady ochrany osobních údajů), ve kterém odběratelům jednoduše popíšete, jaké údaje o nich shromažďujete, jak s nimi nakládáte, k čemu je využíváte a jaké osoby s údaji pracují. Zdali je zpracovává pouze daná společnost např. marketingové oddělení, nebo zdali se dostanou i k externím společnostem např. při zpracování účetnictví. Obsah musí být stručný a snadno pochopitelný.
2. Na všechny kontakty ve vaší databázi odešlete e-mail, ve kterém odběratelům srozumitelně vysvětlete, proč potřebujete získat nový souhlas se zpracováním jejich osobních údajů.
3. Přidejte do těla mailu odkaz na aktuální dokumenty na webu a například i benefity, které jim nabídnete, pokud vám souhlas udělí. Vysvětlete, proč již stávající souhlasy neplatí s odkazem na účinnost nařízení GDPR.
4. Do e-mailu umístěte viditelné tlačítko s jednoduchým textem např. Ano, souhlasím s novými podmínkami. Ujistěte se, že lze na tlačítko snadnou kliknout i z mobilního telefonu.
5. Počítejte s tím, že zhruba 50 % kontaktů v databázi vám souhlas neudělí. Ale budou to pravděpodobně stejně zákazníci, kteří u vás ani pravidelně nenakupují.
Autorka je ředitelkou strategického rozvoje společnosti Clever Monitor.
