Přechod na nový systém by měl vždycky řešit ten, komu patří daný byznys, říká po migraci na SAP ředitel nákupu Siemens Energy

Když se společnost Siemens Energy v roce 2020 odštěpila od Siemens AG, znamenalo to i vybudování vlastní architektury informačních systémů. Důležitým milníkem celého procesu bylo zřízení vlastní správy dat obchodních partnerů. Firma se rozhodla přejít na Master Data Governance od SAP. Podle ředitele nákupu Martina Pokorného tím nedošlo jen ke změně systému, ale i k důležitému vyčištění dat a harmonizaci procesu celé správy informací o obchodních partnerech.

Master Data Governance slouží k řízení a propojení hlavních dat v organizaci, zejména těch o zákaznících a dodavatelích. Cílem je, aby byla přesná, konzistentní a spolehlivá napříč všemi systémy. „Jsme firma, která posupně rostla v rámci posledních 150 let. Takže v rámci změny jsme odcházeli od pěti různých nástrojů a k tomu je třeba ještě přičíst několik dalších podskupin a různých procesů. Tudíž šlo pro společnost o obrovský krok," vysvětluje.

Pryč s duplicitami

Při  zavádění změny se pak mimo jiné ukázalo, že firma má některé obchodní partnery založené pod různými jmény či hlavičkami, a to i několikrát. Smyslem bylo tak tyto duplicity i triplicity odstranit, data vyčistit, harmonizovat a standardizovat celý proces. „Teď máme jeden tým, který dokáže podporovat všechny naše výrobní i obchodní jednotky v rámci devadesáti zemí, kde působíme,“ vyjmenovává Pokorný pozitivní efekty změny.

Převratné bylo rozhodnutí, že správu dat bude provádět každý uživatel sám. Což nebylo nijak jednoduché. Lidé v některých rolích totiž spravují údaje určitých zákazníků či dodavatelů velmi zřídka, třeba jednou, dvakrát za rok. Tím pádem je jejich znalost práce se systémem omezená. „Protože tak často neměníme a nepřidáváme partnery,“ vysvětluje ředitel nákupu.

Například ze čtyř lidí, kteří s nimi pracovali denně, tak Siemens Energy v ČR přešla na dvacet pět osob. To s sebou přineslo i nové výzvy. „Zjistili jsme, že se nám mezi těmito pětadvaceti lidmi vytvořilo šest až sedm skupin a každá z nich to dělá malinko jinak. To způsobilo, že jsme pak ani nedokázali popsat chyby, které jsme udělali, abychom je mohli řešit s technickým týmem,“ popisuje.

Klíčové je nepodcenit přípravu

Pro zaměstnance nejsou změny ničím jednoduchým. V nákupu Siemens Energy fungují zhruba tři desítky různých digitálních nástrojů a za posledních pět let se jich minimálně dvacet měnilo. Což podle Pokorného vedlo až k určité frustraci u zaměstnanců.

„Doteď jsme žili ve světě, kde se neměnilo nic. Nemusel jsem se těch lidí ani ptát, jak pracují, protože pro ně bylo naprosto přirozené v nějakém nástroji něco udělat," popisuje. Za to dnes, když se jim to změní, musí už mít i určitou úroveň znalosti práce s nějakým systémem, dodává. V praxi si to pak ale může vyžádat i jiný profil lidí, které společnost potřebuje.

Přesto všechno považuje ředitel zavedení nových postupů za pozitivní krok. Byť by možná napříště věnoval více času přípravě. „Kdybychom ale měli jít cestou nějakého pomalého učení a změn, tak si troufnu říct, že ještě za dva roky nejsme schopni systém plně zavést,“ zdůrazňuje.

Zároveň by si každý, kdo vede nějaký tým, měl podle něj projít podobnou situací. „Protože až v krizi se pozná, jak dobrý lídr je, respektive jak reaguje,“ zdůrazňuje.

Dejte zodpovědnost vlastníkům byznys procesů

Klíčová je i jedna rada. Podle Pokorného by se podobným krokům neměl nikdy věnovat ten, komu byznys nepatří. Ten totiž pak nemá vazbu k možným následkům. „Lidé, kteří byznys řeší, jsou schopní vysvětlit podpoře, co opravdu potřebují a očekávají. A dokáží připravit i scénáře, aby se obchod nezasastavil,“ doplnil.

Nelze podle něho ani očekávat, že všechno bude od prvního dne fungovat perfektně. „Je dobré se připravit na to, že bude potřeba něco technicky nebo procesně řešit. Takže mít připravený i postup, jak se budou popisovat chyby. Nebo to, jak předat informace někomu, kdo bude vytvářet podporu a pomoc,“ zdůrazňuje.

„Můžeme mít fantastickou technologii. Pokud se ale lidsky nepřipravíme, tak to nebude fungovat nikdy,“ dodává na závěr Pokorný.