Spousta lidí ještě vypisuje faktury ručně. Mladí je budou zadávat hlasem do mobilu

Podle vašich průzkumů stále obrovské množství lidi vypisuje faktury kus od kusu, dokonce i ručně. Máte představu, co je k tomu vede?

Čtyřicet procent živnostníků vystavuje faktury nějakým, z našeho hlediska podivným způsobem. Třeba v Excelu, Wordu nebo dokonce Malování. Tedy pomocí nástrojů, které k tomu nejsou určené. Třináct je pak vypisuje ručně na papír.

Podle mě je k tomu vede nějaká zkostnatělost. Určitě půjde o lidi, kteří nepoužívají moderní technologie. My děláme všechno pro to, aby ten náš nástroj byl maximálně jednoduchý. Nemáme vůbec žádné ambice, aby uměl všechno. Dokonce bych řekl, že umíme dobře říkat „ne“ na různé požadavky, jaké všechny funkce by se do iDokladu ještě daly dodat. Chceme ho držet skutečně pro ty, kteří potřebují fakturu vystavit jednoduše, potřebují třeba evidenci o tom, jestli je uhrazená a podobně. Nechceme nabízet nějakou komplexní funkčnost těch velkých řešení.

A proč někdo vystavuje fakturu v Excelu? Pravděpodobně v tom může být nějaká snaha ušetřit a zároveň možná už má někde nějaké šablony a je na ně zvyklý. Změna samozřejmě vždycky vypadá jako komplikace, i když podle mě by si život naopak ulehčil.

Nemůže to být tak, že nějaké množství lidí chce co nejmenší digitální stopu? A když, tak na svém harddisku?

Já si to nemyslím. Spíše jde skutečně o skupinu podnikatelů a živnostníků, kteří nemají blízko k digitalizaci. Pořád ještě jsou tu například lidé, kteří používají tlačítkové telefony. Samozřejmě, pokud jim to vyhovuje, je to v pořádku. Excel je taky zadarmo, pokud máte Windows a Office. Pocit, že když to máte uložené na disku doma v obýváku, tak to nikdo jiný neuvidí, taky může hrát roli, ale nemyslím, že dominantní. Taky proto, že se tahle věc mění.

Jak?

Když jsme s iDokladem začínali, někdy okolo roku 2011, tak přicházely dotazy, kde je to uložené, jak je to uložené, jak je to bezpečné, co všechno můžeme vidět my jako poskytovatel... Za poslední roky jsem je ale už nezaznamenal. Mám pocit, že klienti, kteří nám k nám přicházejí, už mají důvěru v to, co děláme, jak dlouho to děláme a že za sebou nemáme žádné incidenty. Určitě zůstane část, která nebude mít důvěru ke cloudu. Ta bude dál používat něco, co je nainstalované v jejích počítačích. My sami tyto verze pořád vyrábíme, protože určitá poptávka po nich stále existuje.

Jaké složitosti, o nichž jste se zmínil, odmítáte?

Všechno, s čím klienti přicházejí, má nějakou logiku. Ale my musíme stále myslet na to, že máme zhruba sto tisíc uživatelů. Proto nemůžeme náš produkt dělat složitějším kvůli něčemu, co využijí třeba dvě procenta klientů. V takovém případě doporučíme jiný z našich produktů, než je ten nejpoužívanější iDoklad. Protože z nich některé ty složité funkce mají.

Někdo potřebuje jen datum vystavení, plnění, splatnosti, odběratele, dodavatele, předmět plnění… někdo k tomu potřebuje číslo objednávky, střediska a podobně. No a někdo ještě nějakou čtvrtou dimenzi, potřebuje leccos kombinovat a mít přednastavené. My tomu rozumíme, ale zároveň mu musíme říct: nezlobte se, to je funkčnost, kterou iDokladu dodávat nebudeme, protože je jen pro nějaký omezený okruh lidí.

Do všech účetních softwarů za posledních dvacet let přibyla spousta funkcí. A možná se pro někoho staly i nepřehlednými. Právě proto vznikl iDoklad, aby sloužil i těm, kteří potřebují jen základní, jednoduché funkce. Také jsme proto zvolili cloudové řešení, aby nemusel být každý sám sobě „ajťákem.“

Kdybyste si dostal do role uživatele, podle čeho byste se vybíral?

Určitě někoho z větších poskytovatelů. Věřil bych, že má dobré zázemí, protože ten produkt nechcete na rok, ale dlouhodobě. Také, že umí ochránit data a podobně. Zvažoval bych rovněž, jestli ta společnost jenom nabízí software, nebo i něco dalšího, jako třeba školení a servis. Podnikat v Česku není vůbec jednoduché a klienti touží po informacích. Ale ne informacích, jak mám vystavit fakturu, ale na co si mám dát pozor. Jak mám platit zálohy, kdy a kde se mám k čemu registrovat… Proto nabízíme akademii, která není úplně navázaná na náš software a teď už jí prošlo zhruba jedenáct tisíc lidí.

Dá se něco dedukovat z dat, která spravujete, třeba o platební morálce?

Data vyhodnocujeme samozřejmě anonymně podle určitých skupin. Naposledy jsme viděli razantní rozdíl mezi Českou a Slovenskou republikou. Samozřejmě uživatelé iDokladu patří mezi ty nejmenší podnikatele a živnostníky. Nicméně Česko je na tom s platební morálkou vůči těmto dodavatelům výrazně lépe. Navíc i vidíme trend ke zlepšování.

Lze to kvantifikovat?

Vloni bylo uhrazeno přes devadesát procent faktur, jen osm procent zůstalo nezaplaceno. Ovšem to neznamená, že se neuhradí. Část se ještě uhradí dodatečně. Na druhou stranu, abychom Slováky nehanili, u nich je vidět tendence ke zkracování splatností. Což může ovlivnit i tu delikvenci.

Každopádně se ale dá říct, že v Česku, když už proběhne plnění, tak je vysoká tendence i zaplatit. Ani přes momentální nejistotu nevidíme, že by rostla nějaká druhotná platební neschopnost. A když už se platí po splatnosti, tak to také nebývá dlouho. Zatímco před pěti lety proběhlo se zpožděním 36 procent plateb, v roce 2023 už to bylo jen 29 procent. Průměrný počet dní po splatnosti je třináct. Zkrátka v tom jako Česko vycházíme docela dobře.

Co je pro vás dneska největší výzvou?

Samozřejmě umělá inteligence. Jako pro všechny. Věříme, že v rámci iDokladu budeme schopni nabídnout něco, co posune uživatele zase dál. Věřím, že by to mohlo být právě zajímavé pro tu skupinu, která nám zůstává mimo systémy a dělá to všechno těmi pro nás podivnými způsoby. Do roka nebo dvou chceme nabídnout možnost zadávat fakturu plně hlasem. Řeknete, komu a jakou fakturu má systém vystavit, a on vám ji nabídne k náhledu a pak odešle tam, kam mu nadiktujete. Podle mě by to mělo být další ulehčení, protože se nikdo nebude muset učit, na co má kliknout, kam co uložit a tak dál.

Jak jste daleko?

Máme nějaké prototypy.

Je to hlavně kvůli pohodlí nebo i z jiných důvodů?

Hlavně kvůli pohodlí. Spousta klientů funguje tak, že za ně faktury vystavuje účetní. My bychom chtěli ten mezistupeň odstranit. Ušetříte čas, budete to mít pod kontrolou. Tím, jak se zvýší rychlost, přijdou i peníze dřív, protože dřív fakturu vystavíte a odešlete.

Navíc my už dnes máme i mobilní aplikace pro Android a IOS. Vidíme u nich extrémní nárůst uživatelů. Právě u mobilu myslím bude velká tendence využívat hlasové zadávání.

Neroste u mobilů chybovost? Přece jen se na něm člověk překlikne snadněji než na klávesnici.

To ne. Nicméně určitě bude posun, pokud to nebudete muset na ten relativně malý screen zadávat ručně. Používání mobilu úplně na všechno je generační věc a bude to trend i do budoucna.

Umělá inteligence je velké téma, ale zatím vykazuje poměrně velkou chybovost.

Právě o tom se teď bavíme, jak zamezit chybovosti. Jinak základní příkazy už naše řešení zvládá. To je výzva, která je myslím před celým IT světem. Už dnes umí umělá inteligence neuvěřitelné věci, ale bez odstranění chybovosti nebude reálně použitelná.

Dají se koupit standardizované produkty, které si přizpůsobujete, nebo AI znamená vyvíjet něco úplně od začátku?

Řekl bych, že i v této oblasti už existují standardizované produkty. Ve skutečnosti je to menší umění, než se při pohledu zvenku může zdát. Konkrétně my využíváme komponenty od různých softwarových firem, a ty pak specialisté dávají dohromady. Určitě je z čeho brát.

Má tento vývoj vést ke konkurenční výhodě, nebo to bude nutnost?

Samozřejmě věřím, že ze začátku to bude konkurenční výhoda. Ale dřív či později to bude nutnost. Podobně, jako to třeba bylo u využívání cloudu. Ti první, kteří jej začali využívat, získali výhodu. Ale dnes je to běžná věc, spíš bych řekl nutnost. Dnešní mladá generace to bude podle mě v IT vyžadovat. Takže jiná volba prostě není.

Musíte jít za klientem. Protože pokud máte být úspěšní, musí být úspěšný on. Což hodně souvisí s bariérami vstupu do podnikání, o nichž už jsem hovořil. Hodně začínajících podnikatelů dělá věci neefektivně. Což se týká i účetnictví a vystavován faktur. Právě proto jsme vytvořili akademii, aby klienti zjistili, jak si mohou usnadnit život třeba propojením našeho software s bankou. Víme, že tyhle věci dokáže zvládnout každý, jde ale o to, jak mu je doručit.

O co je největší zájem?

O balanc příjmů a výdajů. Na druhém místě je komunikace s účetním a na třetím zrychlení všech procesů. Následují chyby ve fakturách, hlídání splatností, upomínky neplatičům… My si třeba nemyslíme, jak už jsem řekl, že je dobré, když faktury vstavuje účetní. Pokud je ale vystavuji sám, musím je také k účetnímu dostat. Je běžné, že je lidé vystavují digitálně, ale k účetní je dostávají v takové formě, že si je pak znovu přepisují. Přitom si je jejich software může okamžitě stáhnout, automaticky a zadarmo. Určitě neříkáme, že je špatně, když někdo používá software od někoho jiného. Ale jde o to, aby systémy mezi sebou komunikovaly a nezdržovaly se všichni tou nevhodnou praxí, kterou pak musí i platit. Digitalizací si mohou vše zlevnit.

Podobný pocit máme u účetních kanceláří. A sice, že některé jsou super progresivní a jiné naopak. Proto jsme letos uvolnili další cloudový software jen pro ně. Aby ty progresivní nemuseli mít hafo IT specialistů a ty druhé se mohly posunout. Zatím vidíme, že osazenstvo těchto kanceláří dost stárne a v efektivitě se nikam moc neposouvá. Pokud se ale neposunou k větší efektivitě, přijdou jiní a ti jim tu práci vezmou.

Tomáš Loukota

je ředitelem divize Small Business  a člen vedení ve společnosti Seyfor. Začínal na pozici pracovníka technické podpory, postupně se posunul do nejvyšších manažerských funkcí.