Například outsourcingem mzdového účetnictví může firma ušetřit až třetinu provozních nákladů na tento typ služeb. „ Kromě úspory nákladů je hlavní výhodou garance bezchybného a včasného zpracování mezd a související agendy podle aktuální právní legislativy,“ říká vedoucí mzdového účetnictví Mazars Jana Boštíková.
Kterým firmám se podle vás vyplatí externě využívat služby mzdové účtárny?
Jsou to velké, střední i menší firmy. Naše služby už zdaleka nepoptávají pouze firmy s potřebou řešit situaci, kdy například v menší či střední firmě onemocní koncem měsíce mzdová účetní, najednou ji nemá kdo nahradit a včasné výplaty zaměstnancům jsou ohroženy. V poslední době tvoří převážnou část našich klientů velké nadnárodní společnosti, které v oblasti zpracování mezd a práci s lidskými zdroji požadují globální řešení. Poptávají jednoho partnera pro celý svět, zjednodušeně řečeno pro všechny společnosti v rámci skupiny a země zapojené do projektu musí výplatní pásky obsahovat stejné informace, je třeba nastavit jednotný reporting a dodávat jednotné výstupy umožňující automatické napojení na personální a účetní systém klienta. Toto globální řešení nabízíme prostřednictvím jednotlivých národních kanceláří integrovaných do sítě Mazars, ale přitom jsou vždy zachovány výhody lokálního zpracování
Není lepší řešením pro klienta soustředění zpracování mezd a souvisejících procesů do jednoho místa, které nabízejí tzv. shared service centra?
Na základě zkušeností našich partnerů a zákazníků jsme přesvědčeni o tom, že tato cesta má řadu nevýhod. Asi nejvýznamnější je, že shared service centra velmi obtížně zohledňují lokální potřeby klienta. Často se setkáváme s tím, že ze strany některých dodavatelů bývá v těchto případech mnohdy vyvíjen značný tlak na klienta a jeho přizpůsobení se existujícím procesům. Oproti tomu náš postup zachovává výhody lokálního zpracování. Mzdové účetnictví na projektu, do kterého je zapojeno několik zemí, je vždy zpracováno v jednotlivých zemích lokální pobočkou Mazars. Výhody pro klienta jsou jednoznačné: znalost lokální legislativy a prostředí, přímé kontakty s národními úřady, geografická blízkost mezi zákazníkem a dodavatelem umožňující osobní kontakt. Přitom je důležité říci, že samotný projekt je však řízen globálně a je zastřešován jednou osobou, která je hlavní kontaktní osobou pro klienta a současně koordinátorem všech aktivit na straně Mazars.
Obavy ze změny dodavatele jsou zbytečné
Je těžší získat za klienta nově příchozího zahraničního investora, který zde buduje svoje podnikání na zelené louce nebo zvítězit v tendru, kde už dříve outsourcingová firma zpracovávající mzdy působila?
Obojí je vždycky výzvou, ale přeci jen o trochu snadnější je spolupráce s novými investory. Ze zkušenosti víme, že zavedené firmy mají ze změny, kterou výběr nového partnera v oblasti zpracování mezd přináší, velké obavy. Tyto obavy nejsou na místě. Řízení projektu přechodu je plně v naší režii, můžeme se opřít o praxí prověřené postupy a převzetí je rychlý a efektivní proces. Bez čeho se neobejdeme, je zajištění přístupu k datům a hlavně prostor pro diskuzi o společném cíli, kterým je optimálně nastavený proces zpracování mezd. Společně zjišťujeme, jaké informace jsou pro management a fungování podniku důležité a proces nastavujeme tak, aby klient tyto informace měl k dispozici v požadované podobě, správném formátu a v dohodnutém čase.
Snížení důvěry mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem si na triko nevezmeme
Co je podle vás klíčovým faktorem funkční a úspěšné spolupráce klienta a dodavatele při outsourcingu mezd?
V první řadě je to správné nastavení rozhraní mezi zákazníkem a dodavatelem. V Mazars stanovujeme toto rozhraní vždy individuálně, po provedení prvotních analýz a ve spolupráci a po dohodě s klientem. Nemáme jedno řešení, které klientům nabízíme, ale nacházíme řešení na míru pro každého klienta podle jeho potřeb. Reagujeme tak na individuální potřeby našich klientů, od nejmenších až po ty, kteří zaměstnávají tisíce zaměstnanců. Určitě nelze očekávat, že poté, co budou mzdy outsourcovány, je možné ve firmě tuto oblast hodit za hlavu. Jistě, postaráme se o to, aby byl výpočet v pořádku, hlášení na instituce včas a v pořádku odeslány, výplaty a odvody zaplaceny… Nicméně aby vše klapalo, potřebujeme dostávat správné informace, mít svoji „spojku“ na straně zákazníka. Pro spokojenost klienta je nejdůležitější vzájemná interakce mezi oběma partnery, klíčová je především komunikace. Máme své know-how, praxí ověřené postupy a metodiku, kterou jsme schopni aplikovat, ale je velmi důležité mluvit s klienty o jejich pohledu. Bonusem je pro nás zákazník, který má své představy a přání, a s nímž můžeme vymýšlet a uvádět do praxe nové postupy a posouvat hranice naší spolupráce.
Co byste poradila firmám, které uvažují o outsourcingu mzdového účetnictví?
Často se ve výběrových řízeních setkáváme se situací, kdy jediným kritériem pro výběr dodavatele je cena. Raději bych doporučila zaměřit se na hodnotu, kterou spolupráce přinese. Na počátku si vždy s potenciálním zákazníkem vyjasňujeme, co jsme mu schopni nabídnout a současně co může zákazník za svoji požadovanou cenu očekávat. Při těchto rozhovorech jsme maximálně otevření, což považujeme za jedinou možnou cestu pro správné nastavení budoucí spolupráce. Vždy chceme poskytovat služby ve vysoké kvalitě, v citlivé oblasti, jakou zpracování mezd bezpochyby je, může jakékoliv snížení kvality vést k narušení důvěry mezi zaměstnanci a jejich zaměstnavatelem – to si „na triko nevezmeme“.
