Jak zaměstnance nezahltit informacemi a jak jim sdělit i nepříjemné zprávy

V příštích letech dopadne na firmy několik nových regulací. Vrásky na čele části z nich dělá například ESG reportování, které znamená povinnost zveřejňovat ve výročních zprávách informace o tom, jak pracují s tématy životního prostředí nebo jak se chovají ke svým zaměstnancům. Regulace EU by měla pomoci rozhýbat investice do udržitelných podniků.

Jak nakonec společnosti odevzdávání reportů zvládnou, bude hodně záviset i na tom, jak o novinkách informují své zaměstnance. V případě, že nevyužívají automatické systémy, které by se sběrem dat zaměstnancům pomáhaly, čeká je pravděpodobně neoblíbená práce s tabulkami. Frustraci ze špatně nasbíraných čísel proto HR odborníci doporučují předcházet právě jasnou, včasnou a dostatečně srozumitelnou komunikací. Nejen o tom, jak bude reportování vypadat v praxi, ale také o jeho významu. Třeba že sběr dat může přinést výhody v byznysové konkurenci.

Přestože se v první fázi ESG týká jen velkých podniků, do budoucna se nevyhne ani malým a středním, i když jen těm kotovaným na burze. Jak ale upozorňuje zakladatel komunikační aplikace pro firmy Munipolis Ondřej Švrček, pravidla ESG reportování se mohou malých podniků dotknout i dříve. A to navíc i těch, pro které jinak platit nemají. O data je totiž může požádat některý z jejich odběratelů, který už povinný report na rok 2026 bude chystat. „Pro nepřipravenou firmu to znamená delegovat na zaměstnance nové nepopulární povinnosti. A to je bez kvalitní komunikace zásadní problém, který může ve výsledku ochromit efektivitu a motivaci lidí na celé měsíce,“ varuje Švrček.

Pořádně to probereme

Pokud firmy naopak zvládnou ESG svým lidem dobře vysvětlit, mohou podle Moniky Marečkové, řídící partnerky poradenské společnosti RSM CZ/SK, vytvořit „generační příležitost“. Tedy moment, kdy si starší a mladší vyměňují své pohledy na svět i zkušenosti a kdy se obrušují generační hrany. „Stojím si za tím, že rozdíl je jen v tom, zda je firma většinově naladěná odmítavě, nebo naopak konstruktivně. A to může změnit právě interní komunikace,“ zdůrazňuje Marečková.

Jako příklad se zaměstnanci dobře vykomunikované změny uvádí situaci, kdy v RMS zaváděli umělou inteligenci, se kterou se podobně jako mnohé další firmy museli naučit pracovat skoro přes noc. „Hromadně jsme přecházeli na nástroje AI asistence, což znamenalo nejen učit se za pochodu, ale nastavovat a dodržovat zcela nové standardy procesů a bezpečnosti,“ popisuje Marečková.

Ve firmě se proto prostřednictvím interní komunikace pokoušeli motivovat sdílením poznatků těch zaměstnanců, kteří s umělou inteligencí už rádi pracovali, a to klidně ve svém volném čase. „Klíčové bylo naučit i ty méně technologicky zdatné nebát se, umět pracovat s chybou a podporovat jejich vlastní experimentování. Vše jsme navíc zasadili do kontextu, kdy jsme chápali, že na úspěch nemá nikdo univerzální návod a bude jen na každém z nás, jak si využívání AI nastavíme.“

Dobré zprávy, dobrá pověst

„Ukazuje se, že ty nejautentičtější příběhy a nejvěrohodnější ukázky firemní kultury vznikají právě v interní komunikaci,“ myslí si expertka Agata Hauerová. Hranice mezi tím, co podnik komunikuje ven a co dovnitř, se tak podle ní v současnosti stírají. „Když ukážete reálný život ve firmě, opravdové příběhy a zkušenosti zaměstnanců, má to velkou sílu nejen pro nábor, ale i pro reputaci firmy.“

A jak upozorňují odborníci na interní komunikaci i na HR, zaměstnanci a zákazníci nejsou úplně oddělené skupiny – všichni jsou to lidé a od firmy očekávají vstřícný a přátelský přístup. Love brand proto není dobré budovat jen navenek. Zapálení zaměstnanci, kteří věří značce, pro niž pracují, se firmám mnohonásobně vrátí.

Každému ovšem vyhovuje jiný způsob komunikace. A velké rozdíly jsou také mezi národy. „S tím, jak se mění vlastníci nebo management českého byznysu, roste i počet firem, kde vznikají komunikační konflikty kvůli kulturním odlišnostem,“ upozorňuje expertka na mezikulturní komunikaci se zaměřením na česko­‑polské vztahy Hanna Marciniak.

Zatímco Češi podle ní dokážou číst mezi řádky a odvodit si zpětnou vazbu například z řečnických otázek, komunikace v polštině je podle ní mnohem přímočařejší. „Poláci jsou v komunikaci mnohem expresivnější a emocionálnější, což Čechy může vyděsit a ve výsledku to mít měřitelné negativní dopady na byznys,“ vysvětluje. I v případě interní komunikace proto platí, že je nutné ji přizpůsobit publiku, na které míří. A to včetně jeho kulturních rozdílů.

Podle Ondřeje Tyla, šéfa společnosti Benefit Plus, může firmám v komunikaci s mezinárodním týmem pomáhat právě umělá inteligence: „Jakékoli sdělení dokáže přeložit do jakéhokoli jazyka. A třeba i s upraveným tónem s ohledem na kulturní rozdíly.“ Konkrétním zaměstnancům pak dokáže přizpůsobit rady nebo nabídky – ať už se jedná o školení či kariérní plány.

„Novým spojencem firem mohou být interní AI chatboti, kteří doplní lidský kontakt a pomohou s personalizací péče o zaměstnance na míru jejich potřebám,“ věří Martina Skondrojanis z HR platformy HeRe. Je ale dobré vyvarovat se jejich nadužívání. Jak ukazují poslední průzkumy uživatelské spokojenosti zákazníků, v některých případech naopak chatování s umělou inteligencí vyvolává spíše frustraci a sílící pocit chybějícího lidského kontaktu.

Hlavně na nikoho nezapomenout

Energetická skupina TEDOM měla podle PR manažerky Dany Jahn Odvody velmi dynamický rok. Koupila italskou výrobní společnost, založila novou firmu v Polsku a nakonec získala nového investora v Japonsku. A to bylo důležité sdělit zaměstnancům v celé firmě, ve všech odděleních.

V interní komunikaci se totiž podle ní na některé zaměstnance často zapomíná – třeba na ty ve výrobě. „Jenže z mého pohledu je ten trend jasný: úplně každý člověk, který je součástí firmy, musí mít stejně kvalitní přístup k informacím jako ten, který sedí v kanceláři.“ Pro komunikaci s pracovníky proto firma zvolila aplikaci, již lze stáhnout do soukromého telefonu nebo otevřít na soukromém počítači a navíc funguje v několika jazycích. Lidé se z ní nejen dozvědí novinky, ale mohou také vyplnit firemní anketu nebo napsat připomínku.

Podle Švrčka z Munipolisu budou firmy stále častěji přecházet na uživatelsky přívětivé aplikace, které umožní zaměstnancům komunikovat odkudkoli. „Zatímco se svými přáteli si jednoduše píšeme přes mobilní telefon a různé messengery, u řady firem se pro zásadní informace musíme přihlašovat do intranetu, který často funguje jen v běžném internetovém prohlížeči. Cena nedoručených klíčových sdělení nebo nepochopených změn je přitom vysoká,“ upozorňuje Švrček.

Více firem svoji pozornost zaměří i na takzvanou asynchronní komunikaci – tu, která je pro zaměstnance k dispozici kdykoli. „Videozprávy, interní podcasty nebo dokumentované meetingy budou na vzestupu,“ myslí si spoluzakladatel whistleblowingové aplikace FaceUp Technology Jan Sláma.

Nových trendů v interní komunikaci tak není málo. Univerzální radou většiny HR odborníků přesto i pro letošní rok zůstává staré známé pravidlo: méně je někdy více. Zaměstnavatelé by se měli vyhnout zahlcování podřízených velkým množstvím zpráv, které mohou snadno zastínit ty opravdu důležité.