Problematika zajištění závazků bývá v obchodních vztazích často diskutovaným tématem. Aby podnikatel obstál v často dosti drsném konkurenčním boji, je mnohdy nucen uzavírat obchody pružně a rychle, bez možnosti dostatečně prověřit vlastnosti svého obchodního partnera. Ke snížení rizikovosti takových obchodů může podnikatel využít celou řadu zajišťovacích právních instrumentů, jako například ručení, smluvní pokuta, zřízení zástavního práva, bankovní záruka apod. Vhodně zvoleným zajišťovacím prostředkem (nejlépe využitím kombinace několika zajišťovacích prostředků současně) věřitel posiluje své postavení vůči dlužníkovi. Dlužník je současně více motivován svůj závazek vůči věřiteli včas splnit a riziko, že se věřiteli nedostane plnění, na které má vůči dlužníkovi nárok, se tak podstatným způsobem snižuje.
Dobře zajištěný závazek dává věřiteli určitou vyšší míru jistoty, že jeho nárok vůči dlužníkovi bude uspokojen. Už ale tolik nezaručuje, kdy se tak stane. Nejsou výjimečné případy, kdy se dlužník rozhodne absolutně nereagovat na věřitelovi prosebné žádosti o poskytnutí plnění, včetně tučných smluvních pokut, které vrácení plnění měly zajišťovat, nebo kdy se kromě dlužníka rozhodne věřitele zapírat i jeho ručitel. V takovém případě věřiteli často nezbývá nic jiného, než postupovat vůči dlužníkovi (popřípadě i ručiteli) cestou nuceného výkonu rozhodnutí, tedy cestou nařízení a provedení exekuce. Aby ale věřitel mohl exekuci zahájit, potřebuje tzv. vykonatelný exekuční titul.
Takovým exekučním titulem je zpravidla pravomocné a vykonatelné rozhodnutí soudu nebo rozhodčího orgánu (například rozsudek či rozhodčí nález) a věřitel tak za účelem jeho získání musí uplatnit své nároky podáním žaloby u příslušného soudu, nebo rozhodčího orgánu. Po úspěšném soudním sporu, jehož délku „chytrý“ dlužník může protáhnout i na několik let, může věřitel konečně zahájit exekuci a uspokojit své nároky z dlužníkova majetku. Úspěšnost exekuce je samozřejmě závislá na existenci dlužníkova majetku, kterého se tento „chytrý“ dlužník, vědom si příchodu nevyhnutelné exekuce, mohl za léta soudního sporu zbavit.
Zajišťovacím prostředkem, který věřiteli umožní přeskočit tuto fázi často zdlouhavého a nejistého soudního řízení, je notářský nebo exekutorský zápis se svolením k vykonatelnosti. Podstata zajištění spočívá totiž právě v tom, že má-li věřitel takový zápis k dispozici a dlužník svoji povinnost, která je v takovém zápisu uvedena nesplní, může věřitel přímo na základě tohoto vykonatelného zápisu zahájit vůči dlužníkovi exekuci. Vykonatelný zápis je tedy v tomto případě exekučním titulem, jehož právní důsledky jsou de facto rovnocenné například pravomocnému soudnímu rozsudku. Vykonatelný zápis zároveň jako každá forma zajištění závazků působí preventivně na platební morálku dlužníka.
Právní problematika tohoto zajišťovacího prostředku je stanovena v notářském řádu a exekučním řádu, které umožňují notářům a exekutorům sepsat notářský, respektive exekutorský zápis se svolením k vykonatelnosti, ve kterém se dlužník zaváže věřiteli splnit peněžitou pohledávku vyplývající z jejich vzájemného závazkového vztahu a současně svolí, aby na základě tohoto zápisu mohl být nařízen a proveden výkon rozhodnutí (exekuce), jestliže by svou povinnost řádně a včas nesplnil.
Věřitel může získat notářský zápis se svolením k vykonatelnosti již při uzavření hlavního závazku (například kupní smlouvy, smlouvy o úvěru nebo půjčce), a to tak, že věřitel s dlužníkem předmětný právní úkon (uzavření smlouvy o úvěru) učiní před notářem a dlužník se při této příležitosti zaváže splnit peněžitou pohledávku věřitele vyplývající ze zakládaného závazkového právního vztahu a poskytne výslovné svolení k tomu, aby podle takového zápisu mohl být nařízen a proveden výkon rozhodnutí (exekuce) pro případ, že by svou povinnost řádně a včas nesplnil. Kromě obecných náležitostí musí takový zápis obsahovat zejména výši pohledávky, dobu plnění, a výslovné prohlášení (svolení) dlužníka, aby na podkladě takového zápisu mohla být nařízena a provedena exekuce a aby takový zápis tedy mohl být exekučním titulem.
Vykonatelný zápis může být sepsán i ohledně pohledávky, která dosud nevznikla, tedy například před uzavřením smlouvy o úvěru. V takovém případě je třeba důsledně dbát toho, aby výše plnění a doba plnění, které jsou povinnou náležitostí notářského zápisu, přesně korespondovaly s následně založeným závazkovým vztahem.
Notářský řád umožňuje získat vykonatelný zápis i tím, že dlužník jednostranně před notářem uzná svoji pohledávku vůči věřiteli z již existujícího závazkového vztahu a stejně jako v předchozím případě výslovně svolí, aby na základě takového zápisu mohla být rovnou provedena exekuce. Tento postup je praktický například tehdy, kdy mezi věřitelem a dlužníkem již jeden nezajištěný (nebo málo zajištěný) závazkový právní vztah existuje a dlužník by rád s věřitelem uzavřel další. Věřitel tedy může uzavření tohoto druhého vztahu podmínit tím, že dlužník současně takto zajistí i první, nezajištěný vztah. Kromě náležitostí uvedených výše musí takový zápis obsahovat navíc i označení osoby, jejíž pohledávka má být splněna, a skutečnosti, na nichž se pohledávka zakládá (například označením smluvního vztahu - kupní smlouva, ze dne XY, a podobně).
Konečně notářský a exekutorský řád umožňují, aby notář, respektive exekutor sepsal notářský zápis o dohodě (věřitel s dlužníkem tedy neuzavírají hlavní závazkový vztah přímo před notářem, ani dlužník jednostranně neuznává již existující závazek), kterou uzavřel věřitel s dlužníkem a v níž se dlužník zavázal splnit pohledávku nebo jiný nárok věřitele vyplývající ze závazkového právního vztahu, a v níž svolí, aby podle tohoto zápisu byl nařízen a proveden výkon rozhodnutí (exekuce) a aby byl takový notářský zápis exekučním titulem, jestliže svou povinnost řádně a včas nesplní. Taková dohoda musí obsahovat označení osoby dlužníka (osoby povinné), označení osoby věřitele (osoby oprávněné), skutečnosti, na nichž se pohledávka nebo jiný nárok zakládá, předmět plnění, dobu plnění, a prohlášení povinné osoby o svolení k vykonatelnosti zápisu.
Nezbytné je v notářském zápisu dbát určení předmětu plnění a doby splatnosti, tak aby byly určeny zcela jasně, přesně a určitě. Tento problém nastává nejčastěji u zajištění pohledávek z úvěrové smlouvy, neboť tyto smlouvy v sobě mohou obsahovat různé měnící se veličiny pro určení výpočtu úroků z jistiny a splatnosti úvěru. Vykonatelný zápis nahrazuje soudní rozhodnutí a musí být stejně jako soudní rozhodnutí naprosto konkrétní bez nutnosti zjišťování a ověřování dalších skutečností. Jestliže by z jakéhokoliv důvodu nebyla v době sepsání vykonatelného zápisu pohledávka jednoznačně určitelná v celém svém rozsahu, může být vykonatelný zápis sepsán jen ohledně té části pohledávky, která je jednoznačně určitelná. V případě úvěrové smlouvy by se jednalo například o sepsání vykonatelného zápisu pouze co do zajištění jistiny a splacení úroků (jejichž výše je proměnná) by vykonatelným zápisem zajištěny nebyly.
Mají-li být úroky součástí zápisu, musí být podle názoru Nejvyššího soudu úroky z úvěru spočitatelné v době sepisu notářského zápisu na základě údajů v něm uvedených, popřípadě za použití obecně závazného právního předpisu. Nesmí být stanoveny proměnlivě v závislosti na podmínkách, které nejsou stanoveny právním předpisem či Věstníkem České národní banky, v němž jsou závazně vyhlašovány diskontní, lombardní a REPO sazby. Ohledně vymezení doby plnění úroků z prodlení (popřípadě smluvní pokuty) Nejvyšší soud zastává názor, že není přípustné vymezení, které obsahuje toliko počátek běhu lhůty a její konec uveden není, nebo je určen například termínem „do zaplacení“.
Postavení dlužníka, který svůj dluh věřiteli řádně a včas uhradil, se sepsáním notářského zápisu nezhoršuje. Jestliže totiž dlužník svůj dluh řádně a včas zaplatí a věřitel i přesto navrhne soudní výkon vykonatelného zápisu k uhrazení již splaceného dluhu, může se dlužník bránit požadavkem na zastavení exekuce. Kromě toho vzniká dlužníkovi nárok na náhradu škody způsobené mu neoprávněným postupem věřitele a na náhradu nákladů exekučního řízení (byl-li dlužník v řízení zastoupen advokátem).
Kromě výše uvedených náležitostí musí notářský, resp. exekutorský zápis obsahovat i formální náležitosti každého notářského (exekutorského) zápisu. Dodržení těchto náležitostí by mělo být úkolem notáře, respektive exekutora.
Vykonatelný zápis nabízí výhody i pro dlužníka, který jej může využít k tomu, aby poskytl věřiteli zajištění svého dluhu a získal tak výhodnější obchodní podmínky (například nižší úrokovou sazbu, delší splatnost či nižší cenu). V praxi je vykonatelný zápis často využíván v bankovním sektoru při uzavírání úvěrových smluv, kdy jeho sepsání zvyšuje bonitu klienta a umožňuje bance poskytnout klientovi výhodnější úrokovou sazbu.
Praktický postup při sepsání vykonatelného zápisu je poměrně jednoduchý a oproti například zajištění zřízením zástavního práva i velice rychlý. Jestliže se věřitel s dlužníkem dohodnou na této formě zajištění pohledávky, stačí, aby společně vyhledali notáře nebo exekutora a o sepsání vykonatelného zápisu požádali. K sepsání je zapotřebí pokud možno přinést všechny podklady týkající se zajišťované pohledávky, tak aby notář nebo exekutor mohl přesně určit zajišťovanou pohledávku. Podle notářského a exekučního řádu je notář nebo exekutor povinen dlužníka a věřitele poučit o významu a důsledku sepsání vykonatelného zápisu.
Jistou nevýhodou této formy zajištění závazku jsou náklady, které je nutné vynaložit za účelem jeho sepsání. Odměna za sepsání takového zápisu je určena podle notářského tarifu (Vyhláška č. 196/2001 Sb.) a je stejná pro všechny notáře i exekutora. Výše odměny závisí na výši pohledávky, ohledně které se k vykonatelnosti svoluje. U pohledávek do jednoho milionu korun českých se výše odměny notáře pohybuje v řádech tisíců korun, pro pohledávky v řádech desítek milionů pak v desítkách tisíc korun českých.
