Úklony, vizitky podávané oběma rukama, respekt k hierarchii. Naučte se japonskou byznysovou etiketu
Pokud se chystáte na blížícím se ósackém Expu 2025 zahájit svůj byznys v Japonsku, neobejdete se bez určitých pravidel chování a gest, jež Japonci považují za znak zdvořilosti a jejich nedodržení za někdy i nemalé faux pas. Našeho průvodce byznysovou etiketou okomentoval Ondřej Votruba, uznávaný znalec Japonska, který má velké zkušenosti s oficiálním jednáním s tamními byznysmeny i politiky a k zemi má blízko také osobně, protože odtud pochází jeho manželka.
Dochvilnost
Přesnost je pro Japonce klíčová, proto přijďte na schůzky vždy včas, nebo ještě lépe o pár minut dříve. Zpoždění se považuje za nezdvořilost a neúctu k obchodnímu partnerovi. Pokud se zpozdíte, omluvte se a vysvětlete důvod. Japonci si velmi cení pečlivého plánování a respektování času druhých.
» Ano, podle dlouhodobých statistik dochvilnosti jsou Japonci dokonce na prvním místě na světě před druhými Korejci. Chodí se prostě přesně a také akce začínají načas, nikoli třeba o dvě nebo tři minuty později. Odkojen japonskou byznys kulturou jsem zvyklý chodit vždy přesně, ale i mně se jednou za pět až šest let stane, že se opozdím. Bohužel jeden z těch mála případů nastal na jaře 2014 zrovna při příležitosti společné návštěvy s ministrem průmyslu vlády ČR, mým tehdejším přímým nadřízeným, u japonského velvyslance v Praze. Došlo k nedorozumění a dorazili jsme sice včas, ale na velvyslanectví, nikoli do rezidence velvyslance. Díky časové rezervě bylo nakonec zpoždění malé, zhruba osm minut, ale i tak to byla ostuda. Napravil jsem to ceremoniální omluvou v japonštině, která pana velvyslance přivedla od nepříjemného překvapení až k vlídnému úsměvu.
Formální oblečení
Na schůzky noste konzervativní, tmavý oblek s bílou košilí a jednoduchou kravatou. Ženy by měly volit decentní šaty či kostým. Příliš výrazné barvy nebo doplňky jsou považovány za spíš nevhodné. Upravený vzhled Japonec vnímá jako znak profesionality a respektu k partnerům.
» Jen dodám, že toto se v posledních letech postupně mění. Řada byznysmenů začala chodit bez kravaty a v letním období, mezi červnem a zářím, se prosazuje politika „cool biz“. Za dostatečné je považována košile s krátkými rukávy, bez kravaty a bez saka. Sám mám doma z Japonska takových košil nakoupeno asi deset. Politiku cool biz prosazuje japonská vláda i z důvodu šetření energií, byznysmenům je menší vedro, a klimatizace tak mohou běžet na nižší výkon.
Neodmítejte
Japonci se vyhýbají přímému „ne“, které působí příliš hrubě. Místo toho používají obraty jako „bude to náročné“ nebo „zamyslíme se nad tím“. Důležitá je i řeč těla – váhání, ticho či nejasné odpovědi často znamenají odmítnutí.
» Toto je velmi důležité. Když jsem v roce 2002 začal pracovat pro Japonce a měl japonského šéfa, bohužel jsem to nevěděl. Ještě dnes je mi trapně při vzpomínce, když na pár mých návrhů během prvního roku moji šéfové Hatakejama-san a později Mizuno-san reagovali slovy „může to být náročné“ a já se opakovaně „rozbíhal proti zdi“ odpověďmi jako „ano, může to být náročné, ale pojďme to zkusit“! Zkrátka učebnicová nedorozumění…
Úklony
Základní projev respektu, který ovlivňuje postavení v hierarchii. Čím vyšší postavení má člověk, s nímž se setkáváte, tím hlouběji byste se měli uklonit. Nejpoužívanější je mírný úklon v úhlu asi patnáct stupňů, ale pro vyjádření vyšší úcty je vhodnější hlubší, kolem třiceti stupňů.
» Vždy se klaní více ten, kdo je méně důležitý. Jediný, kdo se klanět nemusí nikdy, je japonský císař. Důležité je sklonit i oči – my Evropané máme někdy tendenci udělat úklonu tělem, ale udržet oční kontakt. Velká chyba!
Ondřej Votruba
Devět let pracoval v agentuře CzechInvest především v divizi investic, poslední rok svého působení strávil v jejím čele jako generální ředitel.
Japonsko a tamější zvyklosti poznal blíž zejména během angažmá v japonské vládní agentuře JETRO.
Působil také v japonské pobočce CzechInvestu v Jokohamě a Tokiu a jako šéf pro Evropu v obchodní firmě Elematec, která je součástí skupiny Toyota.
Nyní je výkonným ředitelem Sdružení pro zahraniční investice – AFI, instituce, jež vznikla na popud české vlády a má na starost podporu investic a investorů v Česku.
O japonské obchodní kultuře přednáší na Vysoké škole ekonomické v Praze.
Titulování
Důležité je oslovovat lidi příjmením a přidat zdvořilostní příponu „san“. Výše postavení mohou být „sama“, odborníci „sensei“. Křestní jména se používají jen mezi blízkými známými, v byznysu působí spíš nevhodně. Nezapomeňte, že v Japonsku se uvádí nejprve příjmení a poté křestní jméno (například Tanaka Hiroši). V oficiálních dokumentech a formální komunikaci Japonci toto pořadí vždy dodržují.
» Zajímavostí a jistou komplikací je, že zatímco v češtině, ale i angličtině nebo němčině při rozhovoru partnera běžně oslovujeme zájmenem „vy“ („you“, „Sie“…), japonština takové slovo sice má („anata“), ale je zcela nevhodné použít ho v obchodním rozhovoru. Při oslovování je tedy třeba si vždy pamatovat příjmení partnera (například „Tanaka-san“), což může pro některé lidi – jako jsem já, pamatuji si spíš tváře než jména – znamenat komplikace. Loupnout občas okem po vizitce na stole, jak doporučuji jinde, proto může být i navýsost praktické.
Dárky
Je běžné na schůzku přinést malou pozornost, například domácí specialitu. Důležité je balení, estetická úprava je klíčová. Dary se podávají stejně jako vizitky oběma rukama a nerozbalují se před darujícím. Pokud dárek dostanete, poděkujte a projevte radost, přílišná chvála ale může být považována za přehnanou.
» Tradice dárků je hluboce zakořeněná. Týká se zejména setkávání s významnými lidmi. Naopak na běžná obchodní jednání, natož na opakovaná, nosit dárky není potřeba.
Mlčení není špatné
V japonské kultuře je ticho součástí komunikace a může znamenat přemýšlení či respekt. Evropané je mohou vnímat jako nepříjemné, ale v Japonsku se spěchání s odpovědí nebo přerušování může považovat za nezdvořilé. Nechte partnerům prostor na rozmyšlenou.
» A nechte je také někdy mluvit. Kdo mluví příliš a nepustí partnera ke slovu, je vnímám jako sobec a ne zcela zdvořilý partner. Výjimkou může být situace, kdy se mluví anglicky a japonský partner má angličtinu velmi slabou. Pak mu pomůže, pokud mluvíte hlavně vy, a to pomalu a pomáháte i jemu se vyjádřit.
Používání obou rukou
Kromě vizitek je vhodné podávat oběma rukama i dokumenty nebo dárky. Tento zvyk signalizuje úctu a pečlivost. Při přijímání se doporučuje krátce poděkovat. Pokud něco podáváte jednou rukou, může to působit neuctivě či neformálně.
» Prokazování úcty se zkrátka děje mnoha různými cestami a drobnými gesty. Je to podobné třeba i čajovému obřadu: Spousta pravidel a každý pohyb má svůj význam k dosažení harmonie.
Umírněná gesta
Japonci dávají přednost minimalistické gestikulaci. Přílišné rozhazování rukama, ukazování prstem či dotýkání se druhých může být vnímáno negativně. Fyzický kontakt, jako poplácání po zádech nebo pevný stisk ruky, není běžný. Udržujte klidný a formální projev.
» Ano, konzervativně a umírněně – to ukazuje serióznost.
Výměna vizitek
Vizitky se podávají oběma rukama s mírnou úklonou a textem otočeným k příjemci. Obdrženou vizitku si vždy pečlivě prohlédněte, neschovávejte ji hned, a rozhodně ji nezakrývejte rukou nebo na ni nepište. A nezapomeňte na pouzdro – nošení vizitek v pouzdru je známkou profesionality.
» Kdo v Japonsku nemá papírovou vizitku, jako by neexistoval. A výměna vizitek je složitá ceremonie s řadou detailních pravidel. Při následném jednání není od věci po vizitce partnera občas loupnout očima. Ale psát si na ni cokoli, to opravdu ne. To je, jako kdybyste začali psát propiskou něco partnerovi přímo do obličeje.
Pozor na vtipy
Japonci v byznysu humor příliš nevyužívají. Ironie, sarkasmus či přehnané vtipkování mohou být nepochopeny. Místo toho se soustřeďte na zdvořilost a seriózní přístup. Úsměv je vhodný pro uvolnění atmosféry, humorem ale raději šetřete.
» Přidám zkušenost: Úsměv u Japonců, a ještě více u Japonek občas znamená nervozitu.
Respekt k hierarchii
Rozhodnutí se sice v japonských firmách přijímají kolektivně, ale s respektem k senioritě. Hierarchie je velmi důležitá a šéf mluví vždycky jako první. Při jednání sledujte neverbální signály a oslovujte starší kolegy nebo nadřízené s úctou. Vyhýbejte se příliš familiárnímu chování.
» A pokud se šéfem nesouhlasíte, rozhodně není dobré to nějak intenzivně ventilovat na hromadné poradě. To by jej mohlo ohrozit, v extrémním případě by až mohl „ztratit tvář“. Seppuku (tedy sebevraždu, někdy nesprávně označovanou jako harakiri) ovšem nečekejte. Pravděpodobnější je spíš vyhazov z firmy – váš vyhazov.
Trpělivost
Japonci se často rozhodují kolektivně, a jednání i celý proces tak může trvat déle, než je běžné na Západě. Spěchání nebo nátlak však nejsou vítány. Během setkání buďte trpěliví, všímejte si neverbálních signálů a dejte partnerům čas na diskuzi a promyšlení rozhodnutí.
» Trpělivost růže přináší. Někdy sice i spoustu stresu, ale výhoda je, že rozhodnutí pak mnohdy bývají trvanlivá a většina firmy o nich ví dopředu a může se na ně tedy připravit.
Pozorné naslouchání
Aktivní sledování hovořícího partnera je v Japonsku klíčové. Přikyvování a jemné souhlasy („hai“, „sou desu ne“) ukazují pozornost, naopak přerušování řečníka je považováno za nezdvořilé. I delší ticho může znamenat přemýšlení, proto nespěchejte s odpovědí a nechte partnera domluvit.
» To sice platí, ale s přílišným přitakáváním doporučuji zacházet spíš opatrně. Jeden kamarád použil přitakání „sou desu ne“, které Japonci používají často a je velmi chytlavé, v reakci na to, když mu jeho japonský partner předával dárek. Ten ale při tom řekl (volně přeloženo): „Je to jen taková maličkost, zanedbatelný dárek, ne dost významný pro někoho, jako jste vy…
Zasedací pořádek
Hierarchie se projevuje i v tom, kdo kde sedí. Ti nejvýše postavení, například zakladatel firmy či její ředitel, sedí v čele nebo nejdál ode dveří. O tom, kdo kde sedí, rozhoduje hostitel. Pokud si nejste jistí svým místem, počkejte na pokyn. Mladší či níže postavení obvykle sedí blíž ke dveřím. Správné usazení ukazuje porozumění japonským společenským pravidlům.
» Základním pravidlem je, že hosté sedí dál od vchodu do místnosti. Zajímavému problému v této souvislosti jsem čelil na jaře 2005, kdy jsem vedl vyjednávání o jedné z největších japonských investic v ČR a organizoval setkání japonského prezidenta firmy, který se do Prahy přiletěl setkat s českým premiérem. Schůzka se konala v sobotu kolem oběda v jedné restauraci na Smíchově, kde měl pak český premiér soukromou akci. Jenže stůl, u něhož jsme měli sedět, nebyl vůči vchodu podélně, ale kolmo k němu. Takže neexistovala žádná strana stolu dál ode dveří. Prezident Jonai-san byl ovšem tradiční Japonec, před schůzkou nervózní, takže jsme zkoušeli několik variant. Když jsme po dlouhém zvažování k jedné dospěli, přiřítil se premiér v doprovodu ministra průmyslu a obchodu a sedl si do čela stolu, na jediné místo, s jakým jsme ani v jedné z možností nepočítali. Zcela tím rozbořil veškeré myslitelné varianty. Byl ale vřelý a pozitivní a investora jsme nakonec získali. Z toho plyne poučení, že i když se pokazí zasedací pořádek, neznamená to, že by musel byznys nutně pohořet. Nic není třeba přehánět.
Small talk
Před samotným jednáním je běžná krátká neformální diskuze. Vhodná témata jsou počasí, kultura, cestování nebo jídlo. Naopak politika, náboženství či kontroverzní témata vhodná nejsou. Malá společenská konverzace pomáhá navázat důvěru a příjemnější atmosféru.
» V tomto se Japonci neliší od mnoha národů. Při small talku zjistíte, že to jsou celkově milí lidé. Jsou však, stejně jako jejich země, opravdu v mnohém mimořádní a zajímaví. Takže pokud vás čeká první cesta do Japonska, garantuji, že pro vás bude nezapomenutelná. Ne všichni si Japonsko hned zamilují, ale zcela chladným nikoho nenechá.
