Abychom mohli odlišit náplně obou odborníků, zopakujme si nejdříve, co je cílem správy majetku a co facility managementu. Správa majetku má v popisu práce kvalitní zajištění stavu a provozu nemovitostí a jejich komponentů. S tímto úkolem jsou často propojeny i služby zajištění chodu objektu (údržba, ostraha, úklidy atd.). V některých společnostech jsou do správy majetku zapojeny i služby související s pronajímáním prostor (jakými jsou například rozúčtování nájemného, spotřeby energií atd.).
Facility management má cíl integrované řízení všech služeb, které podporují hlavní činnost společnosti. V této definici není žádná zmínka o nemovitosti, budově, místnosti, dokonce ani o prostoru. Jasně se zde deklaruje, že facility management se zabývá řízením jasně vymezeného souboru podpůrných služeb.
#####Správce má zajistit kvalitní fungování budovy
Z výše uvedeného je patrné, že předmětem zájmu správce majetku je nemovitost jako taková. Jeho úkolem je co nejkvalitnější fungování budov (či pozemků), při optimálních nákladech, a samozřejmě má v popisu práce i dlouhodobý rozvoj tohoto majetku (kvalitní údržbu a dostatečné reinvestice do majetku). Facility manažer má v hledáčku svého zájmu zaměstnance, nájemníky, návštěvníky, uživatele či jiné osoby, které se v objektech či na pozemcích pohybují a vykonávají zde činnost, jež má přinášet nějaké nové hodnoty. Jeho úkolem je zabezpečit v celém rozsahu jejich potřeby tak, aby se tito mohli co nejefektivněji věnovat své hlavní činnosti.
Toto zabezpečení se skládá z mnoha služeb, které je třeba těmto osobám poskytnout co nekvalitněji, nejrychleji a přitom efektivně. Mezi všemi těmito službami se nacházejí i služby zajišťující kvalitní prostředí pro práci či výkon hlavní činnosti těchto osob. Prostředí tvoří převážně místnost nebo budova jako taková. Facility manažer proto musí zajišťovat i veškeré úkony správce objektu. Z této úvahy je patrné, že facility manažer má výrazně širší záběr činnosti než správce majetku. Dovedeme-li naši úvahu „ad absurdum“, pak správce majetku by mohl být považován za velice schopného odborníka i v případě, že bude mít perfektně a nízkonákladově fungující zcela prázdný objekt. Pokud by stejně pracoval facility manažer, bude považován za neschopného a bude okamžitě vyhozen.
#####Chybí jasná definice facility manažera
Kdo je tedy facility manažer a koho na tuto pozici hledat? Definice facility manažera není v žádné normě a v publikacích se setkáváme s dosti nejasnými formulacemi. Ani v tomto příspěvku asi nepadne „moudro“ o tom, kdo je facility manažer. Předně je to řídící pracovník – tedy MANAŽER. Jeho hlavní náplní není dokonale fungující technologie a stavební prvky objektu (to má na starosti hlavní technik), jeho náplní je řízení všech úkonů tak, aby tyto konstrukce a technologie byly optimálně funkční v souladu s potřebami jejich uživatelů. Současně však musí řídit i další služby, které se k budově a jejímu provozu vážou (příklady jsme si vyjmenovali v náplni správce majetku). Toto jsou úkony, které každý považuje za samozřejmé.
Naopak „měkké“ služby jsou přímo vyžadovány jednotlivci, a tak i jejich zajištění je okamžitě vnímáno jako skutečná pomoc facility manažera. A tak se může stát, že facility manažer, který zanedbává správu majetku, ale pečlivě zajišťuje osobní služby jednotlivců, je vnímán jako velice schopný a erudovaný odborník. I na něj však později dojde, protože pokud zanedbává správu majetku, tento začne po určité době „stávkovat“ a to nelibě ponese nejen majitel, ale i všichni uživatelé tohoto majetku.
#####Facility manažer musí mít řadu schopností
Jaké vlastnosti tedy od facility manažera vyžadovat? Především musí být manažer s velkým „M“. To znamená, že musí umět jednat s lidmi (komunikovat a umět naslouchat/ vysvětlovat). Musí se umět včas rozhodnout, a je-li o tom přesvědčen, též na svém rozhodnutí trvat. Mezi jeho manažerskými schopnostmi nesmí chybět práce s kolektivem a schopnost řídit projekty (tzn. i projektové týmy). Facility manažer musí být také schopný ekonom. Musí zvládat plánování, a to jak krátkodobé, tak zejména dlouhodobé (strategické). V tomto plánování se jedná nejen o procesy, ale zejména o rozpočet a jeho dodržování.
Současné softwarové produkty (označované jako CAFM) umožňují podrobné sledování nákladů, a to nejen ve vztahu k organizační (účetní) jednotce, ale i k technicky definovaným parametrům (náklady na metr čtvereční, na místnost, budovu, osobu, na zařízení atd.). Facility manažer může získat velice kvalitní podklady pro vyhodnocení skutečné efektivnosti podle různých parametrů, respektive je schopen používat „nástroje“, kterými bude motivovat jednotlivé pracovníky či uživatele budov k provozní efektivitě. Třetí významnou kompetencí, kterou se musí facility manažer vyznačovat, je cit pro technologie a techniku jako takovou.
Ačkoli jsme se zmínili o tom, že facility manažer nemusí znát „každý šroubeček“ (od toho má hlavního technika), přesto musí znát, jak jednotlivé komponenty nemovitosti fungují, co pro své fungování potřebují a jak by měly být provozovány a udržovány. Zejména musí znát všechny povinné úkony, které jsou s těmito prvky provázány (povinné revize, výrobcem požadované údržby, bezpečnostní parametry provozu atd.). Vzhledem k tomu, že je jeho úkolem i zajištění optimální životnosti, musí být schopen sledovat poruchovost, nutnost plánovaných oprav a reinvesticí. Mimo tyto tři kompetence se musí samozřejmě orientovat i v oblasti práva, smluv a výběrových řízení.
#####Pomůže kvalitní vzdělání či rekvalifikace
Z výše uvedeného je patrné, že pro pozici správce majetku se hodil kvalitní technik (stavbař či technolog), pro pozici facility manažera však musíme hledat odborníka s podstatně širší erudicí. Není jednoznačné, zda se jedná o absolventa technické, obchodní či ekonomické školy, avšak absolvent jakékoli specializace bude muset dodatečně zvládnout i kompetence ostatních odborností. Facility management je jednoznačně multioborová disciplína.
Dveře jsou tak otevřeny všem, od všech však vyžadují, aby se doučili i potřebné know-how ostatních odborností. Částečně se tyto základy začínají vyučovat na vysokých školách, ale než vznikne samostatná katedra či učební obor facility management, jako je to obvyklé v západních zemích, budeme si muset ještě pár let počkat. Okamžitým řešením může být alespoň získání základního přehledu o šíři tohoto oboru v rekvalifikačním kurzu (www.fminstitute.cz).
Úspěšným absolvováním získáte rovněž první profesní osvědčení facility manažera akreditované ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy. Takovéto profesní osvědčení může být dobrým počinkem pro vstup do oboru budoucnosti. Ve facility managementu jde především o služby a odborníci na celém světě se shodují, že nastává epocha služeb. Kvalitní facility manažeři se v této době určitě neztratí.
