Součástí chodu každé firmy je řada procesů, činností a služeb, které přímo nesouvisejí s jejími klíčovými aktivitami. Pro fungování a existenci firmy jsou ovšem nezbytné. Do těchto podpůrných činností čili aktivit mimo tzv. core business, patří například správa energií, osvětlení, údržba, revize a opravy technického zařízení budovy či odpadové hospodářství. Dále pak kurýrní a poštovní služby, úklidové práce, datová centra a zpracování dat, telekomunikační provoz, skladovací služby, parková úprava, ale také správa vozového parku, recepce, tlumočení a překlady, bezpečnostní služby, rozúčtování nájemného a dalších poplatků, deratizace, stěhování, údržba výtahů, kopírování, tiskové služby nebo firemní stravování či catering pro speciální příležitosti.
#####Outsourcing podpůrných služeb šetří nejen peníze
Formu outsourcingu některých služeb volí firmy především z finančních důvodů. Tento klíčový faktor je silně motivující zejména v období hospodářské recese. Zajišťování veškeré funkcionality vlastními silami by si vyžádalo nové pracovníky, jejich zaškolování a došlo by tak k nárůstu cen produktu společnosti. Pro outsourcing hovoří rovněž často variabilní kapacita, schopnost soustředit se na klíčové kompetence tím, že se firma zbaví těch okrajových. Dále pak nedostatek vlastních zdrojů, efektivnější vykonávání pracovní činnosti, vyšší flexibilita, s níž lze reagovat na měnící se obchodní a podnikatelské podmínky i přísnější kontrola rozpočtu díky předvídatelnějším nákladům.
V neposlední řadě jsou pak výhodou nižší průběžné investice do interní infrastruktury, inovační potenciál a vedení v oblasti nových myšlenek nebo i možný příliv financí vyplývající z transferu aktiv novému poskytovateli. Ve světě je spojení různých podpůrných činností do jednoho celku známé jako integrovaný facility management (IFM). Stále větší důraz je kladen nejen na optimalizaci nákladů a kvalitu služeb, ale také na odbornou způsobilost personálu zajišťujícího podpůrné služby, vynikající technologické vybavení či zákaznicky orientovaný přístup. To vše s důrazem na vytvoření optimálních podmínek pro maximální efektivitu podnikání. Úspěšné projekty IFM je možné najít i v České republice. Mezi nejvýznamnější patří projekt, nedávno oceněný cenou IFMA CZ 2009, realizovaný pro společnost Philip Morris ČR, a. s.
#####Náklady je možné snížit až o třetinu
V případě, že je FM úspěšně outsourcován, může přinést firmě snížení provozních nákladů až o 30 procent a snížení prostorových nároků až o 40 procent. Informace o FM jsou využitelné jako strategický přehled pro plánování nebo pro zpřesnění účetnictví a inventarizace, dále pro rozdělení nájemného a odpisů, optimalizaci prostředků i pro adresnost nákladů. Hlavní možnosti uplatnění a nasazení FM jsou v podnikové oblasti v průmyslu, u finančních institucí, administrativních či obchodních center, u státních institucí v sektoru zdravotnictví nebo školství. Specifikem facility managementu v průmyslových budovách je potenciální údržba strojního parku nebo výrobního zařízení klienta. Vhodným základem pro procesy údržby průmyslového areálu je jeho pasportizace.
Navázat na ni ovšem musí nejen softwarové řešení údržby veškerého majetku podniku, tedy strojů a zařízení, stavebních objektů a výrobních hal či inženýrských sítí, ale i softwarové řešení řízení energií, řízení nájmů a pronájmů dlouhodobého i krátkodobého charakteru a správa vozového parku. Patří sem i řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, plánování a sledování revizí a kontrol jednotlivých prvků, problematika školení a proškolování pracovníků podle platné legislativy, řízení event managementu, správa zeleně atd. V lepším stavu než průmyslové areály bývají často administrativní budovy. Mnoho věcí je zde i na hraně životnosti a případné neshody mohou mít přímý negativní vliv na výrobu a tím i zásadní vliv na další fungování firmy. Je třeba mít proto i velké zkušenosti s řešením havarijních situací.
#####Výhody outsourcingu FM v průmyslových budovách
I při správě průmyslových budov přináší outsourcing facility managementu jisté výhody. Především jsou to finanční úspory, přenesení problémů s nedostatkem kvalifikovaných pracovníků na externí firmu i přenesení rizik s nedodržováním stále přísnější legislativy na dodavatele služby. Firma, která služby FM zajišťuje, by měla přinést očekávanou vyšší kvalitu, trvalé inovace a další úspory. Jako nejvýhodnější se jeví zadat celou zakázku jednomu velkému dodavateli, který se postará o všechny podpůrné činnosti. Právě přenechání co největšího balíku služeb jedinému dodavateli přináší největší úspory. Podle výzkumu společnosti OKIN GROUP, a. s., který si nechala firma v roce 2008 zpracovat, přesto celých 90 procent výrobních společností, které využívají outsourcing podpůrných služeb, má téměř na každou službu jiného dodavatele.
#####Odběratel služeb musí vždy přesně definovat svá očekávání
Manažeři firem přesto mnohdy váhají se svěřením těchto složitých procesů externím firmám. Dodavatelé jsou tak nuceni splňovat zásadní klíčové body jako komunikaci, fungující kontrolní mechanismy a transparentnost. Pouze takto mohou dosáhnout řešení, kterých mohou klienti bez obav využít. Nejdříve je nutné definovat, co odběratel služby přesně očekává a zároveň se kvantifikují rizika plynoucí z neposkytnutí služby ve sjednaném rozsahu. Tato očekávání neboli Service Level Agreement (SLA) tak umožňují klientovi sledovat úroveň kvality služby. Fungování SLA je zajištěno pouze přesným stanovením rozsahu služby, časového rozsahu i určením osoby, která jej bude vykonávat. V dohodě je nutné uvést i požadovanou kvalitu služby, vstupní podmínky, způsob převzetí a odsouhlasení poskytované služby.
Pro úplnost je potřeba uvést i způsob hodnocení v rámci klíčových výkonnostních ukazatelů a ocenění poskytované služby. Na základě takto dohodnutých parametrů se sestavují klíčové výkonnostní ukazatele (Key Performance Indicators - KPI), které umožňují promítnutí úrovně kvality poskytované služby do způsobu hodnocení. Každý ukazatel má v dohodě určitou váhu a nedodržení úrovně kvality má za následek sankci, např. ve formě slevy z fakturace ve výši určitého procenta z měsíčního obratu služby. Odběratel tak má na dodavatele bič, díky kterému má možnost úroveň kvality služby sledovat.
