Provozní náklady při správě budovy pomůže snížit vhodný software

Dnešní doba si žádá úsporná opatření na každém kroku. Pokud například správce některých objektů využije k jejich správě software, výrazně tím zlepší fungování služeb spojených nejen se správou nemovitosti (např. autoparku nebo investičního majetku), ale zároveň může uspořit i pracovní sila. Své o tom ví i ředitel společnosti Alstanet, která se zabývá právě vývojem softwaru pro oblast facility managementu, Aleš Choutka.

V loňském roce jste oslavili desáté výročí působení společnosti Alstanet na českém trhu. Jaké jsou podle vás nejdůležitější milníky v historii firmy?

Nejdůležitější událostí v historii Alstanetu je to, že jsme se v roce 2003 rozhodli definitivně opustit všechny ostatní aktivity a věnovat se naplno vývoji softwaru pro facility management. Dalším milníkem je určitě rok 2007, kdy naše firma postupně vyrostla do té míry, že jsme museli malou firmu přetransformovat na střední a vytvořit novou manažerskou strukturu řízení. Majitelé firmy se věnují jejímu rozvoji, manažeři se věnují řízení. To jsou asi naše dva základní milníky.

Když jste jako firma začínali, v České republice se prakticky nevědělo, co to je facility management. Dnes je to známý a respektovaný obor. Jak hodnotíte deset let vývoje tohoto oboru?

Celý obor prošel dramatickým vývojem. Největší změnu vnímám v tom, že na počátku se služby facility managementu zaměřovaly téměř výhradně na technický management, tedy na technickou údržbu, úklid, helpdesk aj. Za deset let se záběr oboru rozšířil o řadu služeb, které se dříve za facility management neoznačovaly. Je to například správa autoparku, spisová služba, inventury majetku, práce s dokumenty. První poskytovatelé FM služeb se ve většině případů rekrutovali z údržbářských firem.

Dnes mají daleko širší portfolio nabízených služeb a většinou i specializované divize. To je jeden úhel pohledu na změny ve službách. Druhý je o tom, že došlo ke standardizaci služeb. Před deseti lety neexistovala jediná norma, vyhláška nebo zákon, které by regulovaly nebo vůbec definovaly facility management. Dnes tyto normy existují, klienti i dodavatelé začínají mluvit stejnou řečí a používat stejné termíny. Když se pak třeba řekne KPI, vědí všichni, co to znamená.

To znamená, že je lepší povědomí o facility managementu i mezi zákazníky?

Určitě ano, a to nejen proto, že vědí, o čem se mluví. Mají také zkušenosti z oboru a přesně umí definovat zadání. Vytvořila se tady určitá skupina manažerů, kteří mají vzdělání v oblasti facility managementu a propagují tento obor dále.

K tomu určitě pomohly i evropské normy.

Samozřejmě. Do jejich přijetí tady vlastně nebyla žádná jednotná definice rozsahu služeb, podmínky jejich kontrolování, penalizace a podobně. Dnes je sedm norem. Do češtiny je přeloženo šest, z toho dvě jsou již platné. Další čtyři se nacházejí ve schvalovacím řízení a poslední se právě připravuje. Není to ale jediná věc, která rozvoji oboru pomohla. V době, kdy ještě normy nebyly, začaly vycházet publikace a knihy, které se staly předchůdkyněmi norem a obsahovaly jejich zárodky. Mimo jiné zaváděly novou terminologii. Není to však jen o terminologii, ale o celém průběhu procesů, postupech, harmonogramu… Když před deseti lety někdo vypisoval tendr na úklidové služby, tak si ho udělal, jak se mu zlíbilo. Dnes je to jiné. Díky normám vznikla jasná pravidla.

V roce 2006 vás česká pobočka světové asociace facility managementu IFMA CZ vyhlásila osobností roku. Co vám toto ocenění přineslo v profesionálním životě?

Určitě je to prestižní ocenění a pomáhá k posílení autority v oboru. Osobně toto ocenění beru i jako závazek, abych zkušenosti, které jsem získal dlouholetou praxí v oboru, předával dalším lidem.

Vaše firma podniká v oboru softwaru pro facility management. Dá se nějak definovat, dokdy při správě nemovitosti stačí jednoduchá tabulka a kdy už je potřeba investovat do softwaru?

To se obecně posuzuje velmi obtížně. Například v oblasti údržby, kdybychom to převedli na metry čtvereční, běžné kancelářské budově nad deset tisíc metrů čtverečních podlahové plochy už obyčejná tabulka nestačí. Důležité je posoudit řadu aspektů: stáří objektu, systém správy, topný a chladicí systém, nebo zda obsahuje inteligentní systémy. Každopádně uvedenou podlahovou plochu beru jako hranici, na niž je nutné použít nějaký podpůrný nástroj. Náš průměrný klient užívá nebo spravuje více než 50 tisíc m2 podlahové plochy.

Čím se lišíte od konkurence, co nabízí vaše firma jiného?

Základním odlišením je to, že máme jiné technologické řešení softwaru. Naše aplikace byla, je a bude postavena jako aplikace internetová - webová, tzv. tenký klient. Ostatní konkurenti používají aplikace, které se musí instalovat na každý počítač, případně kombinované, část na počítači, část na webu. My provádíme instalaci na server, a pak aplikaci využívá celá firma pomocí internetového prohlížeče.

Alstanet se před několika lety proslavil přípravou stěhování společnosti T-Mobile z několika budov po celé Praze do nového centra na Roztylech. Čím byl tento projekt výjimečný a jak ho hodnotíte s odstupem několika let?

Ano, byl zajímavý a pro nás to byl první velký projekt. V současné době, ale máme i jiné zajímavější projekty. Tento však byl výjimečný z pohledu softwaru zejména mírou sledování stovek tisíc položek. Věci se totiž nestěhovaly jako celek, ale jako jednotlivé díly. Akce byla zajímavá i tím, za jak krátkou dobu se zhruba 1700 lidí přestěhovalo a jak krátkou dobu byli bez pracovního místa. Nepracovali maximálně čtyři hodiny, během nichž si zabalili své věci a přemístili se na nové pracoviště. To už ale nebyla naše práce.

Jaký zajímavý projekt jste měl na mysli?

Zůstaneme-li u T-Mobilu, ten před dvěma lety řešil, jak značit a inventarizovat 100 tisíc kusů inventárního majetku. Nebylo zde možné použít čárové kódy, tak se zákazník rozhodl využít RFID technologii. Dodali jsme mu řešení na klíč, které zahrnuje proces pořizování, evidenci a inventarizaci majetku.

Jak se projevila krize na zájmu zákazníků o vaše produkty. Cítíte nějaký pokles, nebo naopak růst poptávky?

Myslím si, že recese nám, jako dodavatelům softwaru, spíše pomáhá. Software, který vyvíjíme, pomáhá klientům buď ušetřit provozní náklady, nebo za stejnou cenu nabízí vyšší standard služeb. V době krize, kdy přemýšlíte o tom, zda na provozování dané činnosti potřebujete 20 lidí, nebo jich stačí jenom 15, vám bude možná stačit i deset, pokud budete používat takové nástroje, které práci ještě zefektivní. Vhodným nástrojem může být pak právě software pro FM.