Využívání kanceláří se postupně mění

Správu pracovního místa mají ve většině případů na starosti podpůrné procesy firmy, které často společnost outsourcuje. Řízením a poskytováním podpůrných procesů ve firmě se zabývá obor facility management. Jeho posláním je řídit podpůrné procesy, které zajišťují prostor v takovém stavu a formě, které jsou pro účely základní činnosti (podnikání, výroby, odpočinku atd.) co nejefektivnější. Kancelář podniku je ve své podstatě, řečeno trochu s nadsázkou, nervovým propletencem podniku. Facility management se snaží tyto vazby uspořádat, řídit je co možná nejefektivněji při současné garanci vysokého standardu pracovního prostředí. A samozřejmě pro toto využívá i moderní technické zařízení (počítačové systémy – CAFM).

#####Malý pohled do historie

Při současném rozvoji a probíhajících socioekonomických změnách ve společnosti dochází k významné redefinici prostorových služeb. Ze studií vypracovávaných od 60. let minulého století do současnosti vyplývá, že obsazenost pracovního místa v kanceláři se s ohledem na pracovní dobu snižuje. To je důsledkem zvýšené dostupnosti zařízení, které bylo dříve k dsispozici pouze v rámci pracovního prostoru (například pevné telefonní linky nahrazují mobilní telefony). Proto je novodobým trendem prostorových služeb orientace na osobní kontakt mezi pracovníky. Prostorové požadavky firem se člení na výhradní a na sdílené. Sdílený pracovní prostor mezi různými společnostmi se označuje jako hotelling, sdílení pracovního prostoru v rámci jedné společnosti pak jako sharedesking. Tento nový trend nabírá na intenzitě a jeho dalším projevem je například větší podíl homeworking kanceláří, tedy práce z domova.

#####Současný trend

Jak již bylo popsáno trochu výše, současné a dlouho očekávané trendy využití prostoru jsou sharedesking – sdílené pracoviště, homeworking – práce z domova, hotelling – možnost rezervace pracovišť, instant office – flexibilní pracoviště dostupné 24 hodin denně a sedm dní v týdnu se všemi nezbytnými službami zajišťovanými facility managementem. Ten se přitom nesnaží tyto procesy (služby) narovnat podle svých zákonů, ale hledá nejefektivnější cestu, která na jedné straně sníží přímé náklady, na druhé straně se však snaží o vytvoření takového prostředí, které umožní každému jednotlivci dosáhnout optimálního výkonu a tím přinést maximální zisk organizaci.

*

Jak funguje CAFM v praxi

Správa budov se dnes už dávno neprovádí tak, jak tomu bylo ještě před nějakým časem. Tedy způsobem, že pokud třeba praskla žárovka na chodbě, zavolalo se odpovědné osobě, která pověřila údržbáře, aby žárovku vyměnil. K výměně obvykle došlo většinou až po několika urgencích. Nyní se pro podobné účely využívají počítačové systémy CAFM. Jeden příklad z praxe: Zaměstnanec zjistil závadu na podlaze. Podlahu tvoří jednoduché linoleum na betonové podlaze. Z důvodu dodržování hygienických předpisů není možné mít v kanceláři, kde se zaměstnanci zdržují déle než osm hodin, otevřené, prašné místo, které nyní odhalený beton tvoří. Vedoucí kanceláře, tzv. Office Manager, zadá požadavek do CAFM systému, který umožňuje zadat žádost o napravení aktuálního stavu, tj. opravu. Nyní CAFM systém samostatně (pokud byla zadána validní a úplná data zadavatelem) dohledá správce dané místnosti – tedy odpovědnou osobu (subjekt) za místnost, případně za celou stavbu, a přidělí mu tento úkol k řešení. Office manager je samozřejmě v průběhu řešení informován o stavu svého požadavku, opět prostřednictvím CAFM systému.