Microsoft podporuje práci odkudkoli. K tomuto účelu také upravil své nové kanceláře. Zaměstnanci mají při výběru pracovního prostoru poměrně volnou ruku, na kancelářská místa vázáni nejsou. V centrále nechybí chytré technologie, které známá IT firma propaguje i v soutěži CBRE Zasedačka roku. Jak vypadá práce v Microsoftu, popsala PR manažerka společnosti Lenka Čábelová.
V poslední době se stává trendem, že zaměstnanci nemají v kancelářích své stále pracovní místo. Jde tímto směrem i Microsoft?
Ve většině divizí nemá nikdo své stálé místo, ani generální ředitelka. Každý si sedne, kam chce, tedy kde to je v daném momentě nejefektivnější pro práci, kterou potřebuje udělat. Na kanceláře se díváme z hlediska funkčnosti, nikdo je nechce zrušit nebo jen předělat do nějaké moderní podoby. Cílem je upravit prostory tak, aby podporovaly firemní kulturu.
Stálá místa jsme zrušili, protože moderní technologie nám umožňují spolupracovat odkudkoli a je proto zbytečné a neefektivní nutit lidi, aby každý den chodili k jednomu pracovnímu stolu. V kancelářích se tedy scházíme, abychom sdíleli informace a společně tvořili.
To platí zejména u lidí v marketingu a obchodu, ale práci odkudkoli aplikujeme i v odděleních jako HR či finance. Vývojová divize stálá místa k práci naopak má, protože to povaha jejich práce vyžaduje. Nicméně i oni mají moderní styl řízení, který jednotlivým týmům dává velkou míru samostatnosti a prostoru - takzvané agilní řízení.
Zaměstnanci Microsoftu tedy nemusí pracovat pouze v kanceláři?
Microsoft byl jedna z prvních velkých firem, které zavedly systém práce odkudkoli. Nepožadujeme, aby všichni zaměstnanci pracovali jen v kanceláři. Můžou pracovat z domova, u zákazníků, na cestách a podobně a mezi schůzkami ve městě se samozřejmě nemusí vracet do kanceláře.
Pokud se potřebujeme setkat s týmem a sdílet informace, tak jdeme do kanceláře. Pokud ale je potřeba připravit nějakou analýzu nebo napsat text, může být příjemnější a efektivnější zůstat doma nebo třeba v kavárně.
Snažíme se, aby místo na kterém člověk pracuje, bylo co nejefektivnější. Je velmi důležité, aby si každý tým dobře stanovil pravidla fungování a komunikace, aby lidé dobře plánovali svůj čas a byli transparentní vůči ostatním. Máme například otevřené kalendáře, takže snadno zjistíme, kde kdo kdy je.
Oceňují to i zaměstnanci? Provedli jste nějakou analýzu nebo měření?
Realizovali jsme poměrně rozsáhlý průzkum, který začal čtrnáct měsíců před přestěhováním a pak po přestěhování. Sledované ukazatele jako work-life balance, výkonnost nebo schopnost spolupráce a sdílení významně vzrostly.
To potvrdila i nezávislá analýza. Zapojili jsme se do průzkumu Best employer, který pořádá AON Hewitt a ve kterém jsme se dostali do skupiny Top zaměstnavatelé. Byly jsme nejen nad průměrem trhu, ale i nad průměrem skupiny top zaměstnavatelů.
Nestává se, že vstřícnému přístupu vedení zaměstnanci zneužívají?
Naše kultura je založena na dvou pilířích, důvěře a odpovědnosti. Nekontrolujeme lidi každý den, což vyžaduje vysokou míru osobní odpovědnosti. Takové prostředí není pro člověka, který potřebuje permanentní vedení. Jsme v tomto ohledu velmi otevření už při výběru zaměstnanců – a musím říct, že, pro většinu lidí, kteří se o práci Microsoftu ucházejí, je náš styl práce atraktivní a vyhovuje jim. Naopak – myslím, že to je jeden z klíčových důvodů, proč lidé v Microsoftu chtějí pracovat.
Aktivitu zaměstnanců zjistíme podle výsledků. Výkonnostní problémy ale řešíme jen ve velmi výjimečných případech.
Jak stěhování vypadalo a na co jste se museli zaměřit?
Jen samotná příprava a implementace trvala dva roky. Nejjednodušší fází byla ta technologická, protože komunikační technologie, které umožňují interakci na dálku, Microsoft vyrábí a je pro nás přirozené je používat. Nejdůležitější byla změna stylu řízení a spolupráce. Pokud lidé pracují odkudkoli, manažer s nimi musí komunikovat jinak. Tato fáze kulturní změny je vždy nejobtížnější a trvala nejdéle.
Pak následoval přesun do kanceláře. Po změně stylu práce zjistíte, že klasické uspořádání kanceláři nevyhovuje, že je dokonce kontraproduktivní. Většinu prostoru by zabíraly z poloviny prázdné stoly, zasedačky by byly naopak věčně plné. Navíc by se kolem poloprázdných stolů potkávali stále stejní lidé.
Stěhování přineslo i další výhody. Poklesl i nájem, protože dřívější prostory byly o 20 procent větší, i náklady, protože většinu aktivit vyřešíme elektronicky a nemusíme tolik cestovat.
Microsoft propaguje chytré kanceláře. Využili jste v nových kancelářích i moderní technologie?
Kancelář musí být hlavně funkční. Pracovali se s přirozeným rozložením prostor, světlem i s akustikou, podle které například poznáte, k čemu je prostor určen. Pokud je kancelář určena pro brainstorming, zvuk se v ní dobře nese. Snadno poznáte i místnosti určené pro klidná jednání.
Samozřejmě do toho vstupují i nové technologie. Například naše zasedačky jsou vybaveny čidly napojenými na rezervační systém. Ty poznají, jestli je místnost prázdná, i když by v ní měla probíhat schůzka. V prostorech pro zákazníky máme ukázku moderních technologií v praxi, například jednoduchou aplikaci internetu věcí.
Když lidé pracují odkudkoliv, tak nemůže být chytrá jen kancelář. Nesmí chybět chytrá spolupráce. Proto jsme i jednu z kategorií soutěže CBRE Zasedačka roku přejmenovali na z Chytré kanceláře na Chytrá spolupráce. U nás nechybí chytré komunikační technologie jako OneNote, OneDrive, Skype pro firmy nebo třeba nejnovější MS Teams, který všechny tyto chytré nástroje integruje do jedné týmové platformy.
Nabízíte i další benefity?
Jako nejvýraznější benefit vnímám naši firemní kulturu a práci odkudkoli. V září jsme přišli s novým benefitem nazvaným Prostor pro rodinu. Všem novopečeným matkám nabízíme 20 týdnů plně hrazené mateřské. Týká se to i otců, kterým dáváme 6 týdnů. Benefit je ale určený i nebiologickým rodičům – šest týdnů plně hrazené rodičovské mají i pěstouni, adoptivní rodiče či homosexuální páry. Kromě tzv. sickdays, které jsou dnes již standardem, dáváme zaměstnancům každý rok 20 dní plně hrazeného volna na péči o vážně nemocného rodinného příslušníka.
Jak bude vypadat kancelář za deset let?
Očekávám, že bude narůstat osobní i prostorová flexibilita. Kancelář bude spíše konceptem, než konkrétním místem – bude to jakékoli místo, kde se lidé budou kreativně potkávat. Očekávám, že budeme pracovat z různých míst všude možně na světě, nebude nutné, aby se všichni scházeli v jedné a té samé kanceláři.
