V dnešní době používáme mnoho různých komunikačních nástrojů. Posíláme zprávy přes Messenger, běžně si telefonujeme přes internet a zasíláme si soubory přes cloudová úložiště. Jak tyto nástroje ve firmě sjednotit, radí Ivan Sýkora, expert na technologie pro týmovou spolupráci společnosti Cisco.
Každý zaměstnanec si ve svém osobním životě už své oblíbené zařízení a prostředí vybral. Někdo preferuje produkty Apple, jiný fandí Androidům, někteří nedají dopustit na Windows. „V současnosti stojí firmy před úkolem, jak vytvořit komunikační prostředí, kde se nebudou ztrácet důležité informace a všichni budou vědět, co potřebují. Prostředí, kde budou moci efektivně reagovat na aktuální situaci odkudkoliv. V menších firmách zpravidla neexistují propracované komunikační procesy, a tak je o to důležitější, aby se informace vždy dostala k těm, kteří s ní potřebují pracovat,“ říká Sýkora.
Neomezovat zaměstnance, ale bezpečně
Každému zaměstnanci však vyhovuje jiný způsob komunikace, proto by měla firma vytvořit platformu, fungující tak, jak jsou zvyklí – tedy používat nástroje, které zaměstnanci znají, případně je nahradit jinými, intuitivními funkcemi. „Před firmami však stojí ještě jedna důležitá výzva. A tou je zajištění bezpečnosti, aby se firemní data nedostávala mimo firmu do nepovolaných rukou. Komunikační platforma by tak měla nejenom integrovat běžně používané nástroje, jako jsou cloudová úložiště, kalendáře či plánovací nástroje, ale zároveň splňovat všechny bezpečnostní standardy,“ upozorňuje Sýkora.
U výběru správné komunikační platformy by se vedení firmy mělo podle Sýkory zamyslet, jak předejít zbytečným nákladům, ale zároveň dosáhnout kýžených výsledků.
V první řadě je třeba si rozmyslet, jaké funkce potřebujete. V současnosti hrají messaging, sdílení souborů a už i kvalitní videohovory nezastupitelnou roli v moderní týmové spolupráci. Tu může ještě vylepšit funkce whiteboardu, která umožňuje zefektivnění porad i se vzdálenými kolegy.
Je také dobré vybrat řešení, co je jednoduché používat. Nástroj, který lidé zvládnou ovládat bez složitého zaškolení. Jen tak zajistíte, že ho budou zaměstnanci používat.
Stranou nesmí zůstat zabezpečení. Firemní data jsou velmi důležitá. Snažte se je maximálně chránit. Firemní komunikace by tak měla probíhat jen přes zabezpečené kanály.
Život zaměstnancům usnadní také to, když komunikační platforma podporuje konkrétní nástroje, které zaměstnanci používají ke své práci, ať už je to například Dropbox, Salesforce, Trello či Google Kalendář. A nezapomeňte se ujistit, že nová platforma podporuje opravdu všechna zařízení
Technologie by totiž neměla být limitem, ale má rozvíjet potenciál zaměstnanců. Protože právě ti stojí za úspěchem firem všech velikostí.
