Při organizaci musí pořadatel koordinovat velké množství různorodých aktivit. Vše začíná odhadem počtu účastníků a s tím souvisejícím vytipováním vhodných prostor. Pro účastníky rezervujeme ubytování, dopravu a transfery, ladíme časový harmonogram a konkrétní program, zjišťujeme možnosti cateringu, techniky. V případě, že je konference mezinárodní, přichází další požadavek na zprostředkování tlumočníků v požadovaných jazykových kombinacích.
Zařizovat si jednotlivé aktivity samostatně vypadá sice na první pohled cenově výhodněji, ale časová náročnost a výsledný efekt ukazují opak. Rozhodně se nesnažte například tlumočení a techniku zařizovat bez konzultace s profesionálem. Agentury poskytující tlumočnické a překladatelské služby mají často za partnery dodavatele tlumočnické techniky a ozvučení, společně fungují na desítkách akcí ročně. Pokud tedy objednáte od jedné firmy zároveň tlumočení i techniku, často získáte velmi zajímavé slevy. Totéž platí například i o pronájmu prostor a zajištění cateringu. Vždy se tedy ptejte na reference dodavatele a uvědomte si, že cena je sice důležitá, ale neměla by v rámci rozhodování hrát nejvyšší roli.
Den D
V den konference rozhodně nezapomeňte na dostatečné označení míst, kde se akce koná. Není nic horšího, než když účastníci konference ještě půl hodiny po oficiálním začátku bloudí v jiné části kongresového centra jenom proto, že jste chtěli ušetřit pár minut na vylepení šipek. Připravte si dostatek materiálů, zkontrolujte funkčnost mikrofonů, počítačů a projektoru i nabití baterií v laserovém ukazovátku. Buďte striktní v dodržování časového harmonogramu a poskytněte účastníkům prostor k diskusím.
Konsekutivní vs. simultánní tlumočení
Konsekutivní tlumočení znamená postupné tlumočení po úsecích. Řečník přednese kratší část svého projevu, ten poté přeruší a následuje přetlumočení do požadovaného jazyka. Celkový přednes se z tohoto důvodu může prodloužit až o polovinu, proto je potřeba počítat s dostatečným časovým prostorem. Konsekutivní tlumočení je většinou zajištěno jedním tlumočníkem a hodí se spíše pro kratší výstupy např. na pódiu. U simultánního tlumočení je využívána tlumočnická technika (většinou kabiny + sluchátka) a jsou zde přítomni dva tlumočníci. Řečník i tlumočník hovoří zároveň. Výhodou tohoto tlumočení oproti konsekutivnímu je nepřerušený přenos informací a plynulost projevu, která umožňuje posluchačům lépe se orientovat v obsahu sdělení.
