Děkujeme za spolupráci a zůstaňte s námi i nadále. Tak by se dal shrnout smysl klientských večírků. Firmám velmi často nejen s přípravou jejich programu, ale i celého eventu pomáhají specializované agentury. Žádá se nápaditost za rozumnou cenu.
Klientské večírky si nechávají organizovat firmy, které k tomu našly důvod a mají na to finance, shrnuje lapidárně jednatel společnosti Event Arena Norbert Pýcha. Podle event manažera Davida Prycla z Royal Event se jedná o subjekty, které dbají na svoji image, hodnotu značky a váží si svých zákazníků. „Obecně se dá říct, že firma, která nezapojuje event marketing do komunikačního mixu, je v současné době nezajímavá,“ tvrdí. Společnosti se rozhodují, zda zvládnou pořádat klientský večírek sami, nebo to nechají na specialistech, také podle zkušeností svého marketingového pracovníka a velikosti akce, míní předseda představenstva společnosti Magic Seven Group Jan Bárta. „Převažují střední firmy. Menší firmy nemají pravděpodobně dostatek finančních prostředků a spoléhají také na vlastní síly. Ty větší mívají svoje vlastní marketingové oddělení. V takovém případě pak hledají pouze agenturu, která by jim zajistila určitou část večírku,“ říká Renata Lišková, která má v kreativní agentuře Fox na starosti obchod a produkci. Podle zkušeností výkonné ředitelky agentury KRM company Barbory Tomášové si klientské večírky nechávají pořádat soukromé firmy i nadnárodní mamutí korporace.
Nabito bývá i v červnu
Stejně jako firmy nejčastěji pořádají párty pro své zaměstnance na konci roku, také na své důležité klienty myslí především v době, kdy už v kalendáři nezbývá příliš listů. Kromě období Vánoc, které optikou firemních párty začíná již od listopadu, se klientské večírky podle Davida Prycla organizují také často uprostřed roku, obvykle v červnu před začátkem letních prázdnin. „Současným trendem je v rámci úsporných opatření organizování večírku po Novém roce,“ tvrdí. S červnem a prosincem jako nejfrekventovanějšími měsíci v roce souhlasí také Barbora Tomášová. Leden podle ní nabývá na oblibě především díky tomu, že není tak napěchovaný mnoha povinnostmi jako předešlý měsíc, firmy mají na své obchodní partnery více času a mohou též očekávat z jejich strany větší účast. „Dříve bylo obvyklé, že se čas konání směřoval zhruba 14 dnů před Vánocemi. Nyní není neobvyklé pořádat akci i v lednu,“ doplňuje Jan Bárta. Norbert Pýcha vnímá jako hlavní sezonu kromě přelomu roku také jaro a podzim. Podle Renaty Liškové může být důvodem k organizaci klientského večírku – pochopitelně nezávisle na ročním období – také výročí založení firmy.
V programu přibývá interakce
Kromě nezbytného občerstvení bývá součástí klientských večírků nejrůznější doprovodný program. Podle Jana Bárty je aktuálně jednoznačným trendem být v organizaci klientských večírků méně okázalý a o to více kreativní nebo tradiční. Agentura Magic Seven Group v minulosti organizovala v jejich rámci například jízdu na bobech nebo na koni, curling, projížďku parníkem, ale i zabijačku, privátní divadelní představení, taneční večírek v maskách a s živým koncertem české kapely. Event Arena zaznamenala ústup od konzervativněji pojatých večírků, naopak vzrostla poptávka po interních akcích pro zaměstnance nebo spolupracovníky s motivačním prvkem. „Došlo k útlumu bombastických programů, žádá se kreativa za rozumnou cenu. Ne že by vymizely večírky typu 80. léta, Karibská noc nebo James Bond, ale spíš bodujeme s akcemi na míru s přesahem. Přiměřená míra vtipu a nadsázky je vítána,“ říká Norbert Pýcha. Podle Renaty Liškové bývá nejčastěji zájem o decentní program, který koresponduje s daným prostorem i třeba nabídkou občerstvení. Oblíbené jsou i různé tematické soutěže, které vrcholí právě v průběhu večírku, dodává Barbora Tomášová. Na podobu akce mají podle ní vliv finanční možnosti zadavatele i třeba skutečnost, zda jsou její účastníci z jednoho místa či z celé republiky. David Prycl si všímá trendu, kdy se klient již nespokojí s pasivní zábavou, ale chce se aktivně zapojovat do programu. Ať už je to kulinářský workshopy, písková projekce nebo vzdělávací akce se zážitkem, například v podobě speciálního zdravotního semináře.
Firmy: Necháme to na vás
V přípravě programu bývá iniciativa obvykle spíše na straně agentury. „Většinou je to tak, že klient chce něco nového, ale málokdy má sám jasnou představu, co nebo v jakém duchu by to mělo být. V lepším případě ví, co určitě nechce,“ uvádí Barbora Tomášová. Výhodou v těchto případech bývá, když agentura s danou firmou spolupracuje již delší dobu, a má tak už bližší povědomí, co sedí jejímu naturelu a co by naopak bylo lepší vynechat. „V ostatních případech je to tak trochu o psychologii a empatii a zejména schopnosti získat od klienta potřebné informace, které umožní připravit úspěšný program,“ přibližuje Barbora Tomášová. Jen výjimečně přichází firma s vlastním nápadem. „V devadesáti procentech případů nápad vychází od nás. Případně je pak doladěn konzultací s klientem,“ uvádí Renata Lišková, jejíž agentura zajišťuje například jevištní vystoupení nebo drobné interaktivní situace (nazývá je animace) zahrané profesionálními herci.
Agentury mají na starost celou akci
Agentury obvykle zajišťují nejen program, ale celý večírek od začátku až do konce. Kompletní realizace akce, včetně například PR podpory či následného vyhodnocení eventu, už je dnes podle Norberta Pýchy samozřejmostí. „Nejdůležitější je přijít s nápadem,“ zdůrazňuje. Firmy prý většinou nejdříve prozradí, jak jejich klientské večírky probíhaly v minulosti a pak čekají na nápady od agentury. „Zajišťujeme fullservis od pozvánky po zasílání fotek z večírku nebo jejich zveřejnění na microsite,“ podotýká Jan Bárta. Při přípravě večírku je nutné znát historii firmy, její potřeby, přání a komunikaci směrem ven, zdůrazňuje David Prycl. „Z převážné části je to agentura, která přichází s originálním nápadem a dále jej větví,“ doplňuje. Ve výčtu častých úkonů nechybí ani příprava grafických návrhů, tisk a distribuce pozvánek, tvorba scénáře, návrh soutěžní disciplíny nebo soutěže. „Zajistíme a koordinujeme vhodné dodavatele – cateringových služeb, mobiliáře, účinkující, moderátora, výzdobu, hostesky, až po foto nebo videodokumentaci a dárky pro hosty na odchodnou,“ vyjmenovává Barbora Tomášová z KRM company.
Jiný prostor pro banku, jiný pro Red Bull
Firmy zpravidla pořádají klientské večírky mimo své prostory. Výběr místa podstatně záleží i na typu společnosti. „Jinde to udělá banka a jinde Red Bull. Někdo v klasických reprezentativních prostorech a někdo v industriální továrně. Ale je pravda, že těch odvážných je méně, ale to je dáno i skladbou naší klientely, kde skutečně převažují seriózní firmy,“ říká jednatel Event Areny Norbert Pýcha. David Prycl z agentury Royal Event považuje výběr prostoru za velmi důležitý. „Musí korespondovat s vybraným tématem či být nějakým způsobem jinak zajímavý,“ jmenuje důležitá kritéria. V současnosti se prý zvyšuje obliba venkovních míst a organizování eventu přímo ve výrobních halách společnosti. „Ideální bývá, když není nutné platit za pronájem prostor díky garantované konzumaci,“ doplňuje Renata Lišková z agentury Fox. Častým dějištěm večírků je hotelové prostředí. Nabízejí adekvátní prostor, služby v místě a jsou schopni uspokojit též nároky na ubytování hostů. Na druhou stranu je v posledních letech stále větší tendence vyhledávat netradiční, neotřelé prostory. Nejvíce si večírky objednávají větší firmy s nadnárodní účastí z oblasti automobilového průmyslu, potravinářství nebo mobilních technologií.
