Zároveň ale stoupají nároky účastníků na eventy – klasické, časem ověřené metody a formy zábavy již nestačí, účastníkův prožitek z eventu musí být větší. Proto je klíčové, aby event manažeři optimálně využívali technologií ke strategickému řízení eventů. Co to ale je?
V prvé řadě je nutné si ujasnit jasný cíl eventu. Odměníme zaměstnance za jejich celoroční úsilí, čímž zvýšíme jejich identifikaci s firmou a také jejich loajalitu, nebo pozveme i obchodní partnery pro utužení spolupráce? Eventy jsou stále velmi podceňovanou marketingovou, ale taktéž obchodní aktivitou, zvyšující prestiž firmy, etablující ji jako lídra trhu nebo názorového tvůrce. Od cíle je už jen malý krůček k příběhu, nosné myšlence kreativní části eventu a původce mnohdy neopakovatelného a nezapomenutelného prožitku.
Vezměte si za příklad cirkusovou párty naší největší internetové společnosti. Váš event se musí jasně odlišovat od standardních (a nudných) večírků a představit jasný „příběh“ a smysl, proč na něm nesmím chybět. Ale hlavně nesmíme podcenit komunikaci. Dnešní doba je charakteristická přemírou informací, ve kterých se jednotlivec snadno ztrácí. Pouhý e-mail potenciálnímu účastníkovi zapadne v desítkách dalších, obzvláště v předvánočním čase. Webové stránky eventu jsou proto naprostá samozřejmost.
Nástup cloudu u firem
Ovšem s malým rozpočtem event manažer mnohem raději utratí peníze za více nápojů nebo další hudebníky, než aby obstarával a objednával grafickou prezentaci a další nutnosti dobře uspořádaného eventu. A zde je právě prostor pro nové technologie, které nejen že dokážou ušetřit značnou část finančních zdrojů (i formou úspory času), ale spoustu věcí dokážou zvládnout samy automaticky. Zároveň myslí i na účastníka a zvyšují mu komfort z účasti různými způsoby již před akcí, ale samozřejmě i během a po ní.
Oprostíme-li se od jednostranných, individuálních a na zpracování náročných způsobů řízení eventů pomocí např. e-mailové registrace, nutnosti komunikace s IT oddělením kvůli přípravě jednorázového webového formuláře pro registraci, převažuje nástup cloudových služeb s vyladěným uživatelským rozhraním. Jednoduchost obsluhy je prvním krokem k efektivní přípravě eventů, ale také díky cloudu je velmi snadné spolupracovat v týmech i napříč firemními odděleními nad stejnými neustále aktualizovanými daty, čímž se dále snižuje režie v komunikaci.
Odpadají tak opakující se dotazy, například kolik to lidí je v daném momentu již zaregistrovaných. Cena těchto cloudových služeb pro eventy je taktéž neporovnatelně nižší než v případě tvorby vlastního uceleného řešení, navíc jsou tvořené ze zkušeností nejen vašich, ale i dalších eventů. Tyto služby vás jednoduše a přehledně provedou kompletním workflow eventu, které jste předtím ještě nepoužili.
Kontrolovat a řídit
Samozřejmostí tohoto řešení by měl být důraz na bezpečnost, aby firemní data byla přístupná zabezpečenými kanály jen povolaným očím. Pro tento účel je správa rolí s patřičnými právy ideální volbou – asistentce zůstane možnost kontrolovat stav přihlášených a například tisknout automaticky generované jmenovky, účetní v případě finančního příspěvku účastníků zase dostane kontrolu o automaticky vygenerovaných fakturách a celkových příjmech, a vy, jakožto event manažer, máte na kapitánském můstku přehled o stavu eventu kdykoli a kdekoli.
Žijeme přece v moderní době a malé krabičky v našich kapsách a aktovkách v podobě smartphonů a tabletů jsou mnohdy výkonnější než pět let starý laptop. Správná řešení na to pamatují a veškeré možnosti řízení eventů přenášejí flexibilně a efektivně z obrazovky vašeho pracovního počítače na dotyk vašeho palce. Nejdůležitějším prvkem eventů je a vždy bude účastník. Tím, že mu umožníme rychlou registraci jedním dvěma kliky myší (ťapnutím prstu na tabletu) přes naše účty na sociálních sítích, ušetříme nejen jeho čas, který jindy utratí opakovaným vyplňováním stejných údajů, ale také ho namotivujeme učinit tuto registraci co nejdříve bez otálení.
Organizátor pak nemusí shánět registrace na poslední chvíli, stejně tak i nutný rozsah oslovených pro zaplnění kapacity je pak nižší. Platit online pomocí platební karty jsme si už navykli v e-shopech, proč také nezaplatit za event touto pohodlnou cestou? Pokud se potenciální účastník chce přihlásit a je to komplikovaný přihlašovací a platební proces, který mu zabere spoustu času, můžete očekávat, že to vzdá po pár pokusech.
Znalost je nezbytná
To nejzajímavější na akcích je ovšem lidský kontakt – networking. Honza Novák přece nemůže na eventu chybět, když tam jde i Tomáš Marný z vedlejší kanceláře. Znalost dalších účastníků před akcí je dalším velmi cenným motivačním prvkem. Na místě je pak zákonitě nutné, aby po snadné přípravné fázi lidé nebyli ihned znechuceni pomalou registrací. Potvrzení účastníků pomocí QR tiketů nebo mobilních zařízení jen umocní dobře započatý start eventu, drinky se mohou začít rozdávat a hudba hrát.
Podobný výčet jednotlivých aktivit a možných problémů je samozřejmě jen zlomkem celého životního cyklu eventu. Je náročný, ale v případě úspěchu na konci akce odejde spokojený účastník, který na tento večer bude ještě dlouho vzpomínat. Je proto organizátorovým nejlepším úmyslem si tuto činnost co nejvíce usnadnit a optimalizovat. Navíc použitím moderních technologií nejenže poskytne účastníkům novinku, která je o hodně pohodlnější a efektnější než staré způsoby, a proto je zaujme, ale především sami budou krok před konkurencí. Podobný přístup nabízí například český start-up s řešením Takeplace, který se rychle stává vedoucí digitální platformou pro pořádání eventů. Péče o klienty se vyplácí a eventy jsou ideálním způsobem.
