Významnější lettershopy pořádají exkurze do svých provozů, aby svým manažerům rozšířily obzory a představily jim kompletovací stroje, balicí linky i své další technologie, používané při balení časopisů, katalogů a jiných direct mailů. Všichni víme, co je lettershop. My dnes ale nebudeme mluvit o obálkování a fóliování. Nebudeme mluvit o klasických lettershopech. Zaměříme se na takovou „samozřejmou“ a nedílnou součást samostatné sekce fulfillmentu, kterou je organizace a příprava materiálu nebo zboží nejen před samotnou kompletací, během ní a po jejím skončení, neboť práce s materiálem či zbožím v okamžiku expedice zdaleka nekončí. Málokdo ví, co se za tím schovává, a proto přijměte mé srdečné pozvání na exkurzi do „skladu“ fulfillmentové firmy.
Sklad je jako velké mraveniště
Zvu vás do tohoto světa pracovitých mravenců, jejichž komunita a týmový duch je založen na preciznosti a dovednosti efektivní organizace práce. Věřím, že se mnou budete souhlasit, pokud použiji přirovnání skladu k „mraveništi“ ve smyslu pracovitého sofistikovaného seskupení, v němž každý ví, jaký je jeho úkol a proč jej vykonává. Umístění a lokace skladu musí být prvním dobře splněným úkolem. Takže, jaká je tedy správná adresa? Strategická!
Je to místo snadno dostupné, nejlépe umístěné blízko hlavní dopravní tepny. Z nároků a požadavků dnešní doby, kde čas hraje z jednu z nejdůležitějších rolí, se jedná zejména o snadnou dostupnost, a to samozřejmě s přihlédnutím k dopravním špičkám a kolonám. To je mnohdy první faktor, který zákazník řeší. Sjezd z tranzitního obchvatu kolem Prahy a moderní zabezpečený areál je i Tulipan Park v Hostivicích u Prahy. Jedná se o nově vybudovaný komplex, který splňuje veškeré potřebné požadavky z hlediska efektivní logistiky.
Představíte-li si nyní sklad, jako již zmiňované mraveniště, nebudete daleko od reality. Ve skladu všechny procesy fulfillmentu začínají i končí. Sklad zabezpečuje všechna důležitá hlediska z pozice příjmu zboží, jeho přípravy, průběhu zpracování zakázky a následné práce s vrácenými zásilkami, a proto musí splňovat mnohá kritéria. Skladová hala, je-li nově postavená, je ideálně technologicky vymyšlena a řešena pro odpovídající způsob požadovaných výrobních a skladových operací. Moderní haly jsou až 14 metrů vysoké, musí být maximálně vzdušné a zkonstruované tak, aby bylo možné pružně regulovat optimální teplotu.
Z pohledu bezpečnostně právních požadavků hygieny práce dle příslušných zákonů je nezbytné, aby byl sklad prosvětlen i denním světlem a umělé osvětlení musí odpovídat předepsaným normám. Bezpečnost skladu, tzn. bezpečnost samotné budovy, skladovaného zboží a materiálu, používaných technologií a osob, je zajištěna systémy protipožární ochrany i spolehlivými bezpečnostními systémy. Vše je navíc nezbytné ochránit i vhodným pojistným opatřením proti nečekaným škodám a možným rizikům.
Jako jeden organismus
Ve skladu najdete tým pracovníků různých profesí, kteří dohromady tvoří perfektně fungující celek. Nezbytné a velmi podstatné je správné schéma řízení. Vedoucí pracovníci a manažeři svoji práci směřují k maximálně konstruktivnímu a účinnému řízení projektů a zakázek, ale v konečném výsledku jde vždy o týmovou spolupráci, kde nejenom správné plánování lidských zdrojů, procesů a výrobních prostředků, ale i zodpovědný přístup a výkon dělníků tvoří celek, který má jasný cíl. Tím je včasné zpracování zakázky v daném termínu a nejvyšší kvalitě.
Maximální důraz je kladen právě na kvalitu odvedené práce, jež souvisí s kontrolními činnostmi. Proto je nezbytné, aby všichni pracovníci dohlíželi v určitých fázích celého procesu na jednotlivé dílčí kroky. Každý, kdo zde pracuje, si je vědom dopadů své práce na celkový výsledek, a proto i zde působí velice silně faktor vlastní sebekontroly, vycházející z přesvědčení, že za výsledkem celého díla nestojí jedinec, nýbrž celá společnost. V dobře fungující firmě se jednotlivci snaží udělat vždy o kousek víc, než je pro danou práci potřebné. Výsledkem jsou pak mnohdy nové nápady, v jejichž důsledku vznikají přidané hodnoty pro klienty.
Úkolem pracovníků z oddělení fulfillmentu je příjem zboží do skladu, jeho kontrola, evidence, následná manipulace uvnitř skladu, vyskladnění jednotlivých položek na zakázky a následná expedice ze skladu. Jak snadné. Něco vzít, složit, uskladnit, přeskládat, naložit a odvézt. Jak ale vše vykonat bezchybně, když během hodiny realizujete až tisíce takových operací?
Důležité jsou kontrolní mechanismy
Má-li společnost tak významné a velké zákazníky, jako jsou například kosmetické firmy, fungující na principu katalogového prodeje, knižní kluby, vydavatelství, nakladatelství nebo e-shopy, kde je vysoký podíl zakázek spojených s kompletací konkrétního zboží a jeho distribucí přímo ke koncovým zákazníkům, je zapotřebí nesmírné zodpovědnosti a přesnosti každého dílčího kroku. K požadovanému výsledku slouží nejen kontrolní mechanismy, o kterých jsme již mluvili, ale neodmyslitelnou a podstatnou součástí jsou na míru těmto potřebám vytvořené aplikace a systémy, které zajišťují dodržení nastavených procesů, jež následně usnadňují a zefektivňují onu mravenčí práci a minimalizují případnou chybovost.
Pro efektivní skladování musíte mít moderní skladové regály a výkonnou manipulační techniku, to vše zastřešené vhodnými systémy. Nemáte-li zkušené skladníky, šikovné seřizovače a specialisty z oblasti IT, budete jen nekoordinovaně pobíhat, vzájemně do sebe narážet a počítat ztráty. Pro to, aby se 21. století pozitivně promítlo v místě, jakým je sklad, je nezbytné, abyste pro vytváření aplikací a vymýšlení inovací měli podporu dalších pracovníků, kterými jsou kolegové z IT oddělení. Máte-li je, dokážete-li sladit jejich práci s ostatními články firmy, umíte-li spolupracovat jako tým, umíte-li naslouchat potřebám svých klientů, neusínáte-li na vavřínech a především chcete-li být vždy o krok před konkurencí, máte téměř vyhráno.
Potom můžete trhu vesele sdělit: „Umíme vše, a co neznáme, se naučíme!“ Kolektivní mysl není sci-fifráze či klišé. Viděl jsem, jak to funguje v „mraveništi“ fulfillmentu České mailingové společnosti, a pochopil jsem, že takto by to mělo fungovat v každém správném fulfillmentu či lettershopu. Zkušenosti stálých zaměstnanců spolu se snahou neustále se rozvíjet a stavět se čelem k novým, třeba i neznámým zadáním, dává společnosti stále bohatší zkušenosti, čímž nabízí všem svým stávajícím, ale i novým klientům garanci, že pro ně bude nejen zodpovědným zpracovatelem jejich zakázky, ale i odborným partnerem, na kterého se mohou vždy spolehnout. Pro své klienty mají vždy dveře otevřené, umějí naslouchat a řídí se heslem „Podělte se s námi o svá přání, my Vám je splníme a rádi i poradíme. Naše know-how a technologie jsou zde pro Vás, přijdeme za Vámi kamkoli.“
Nové technologie
Zákazníci České mailingové společnosti s nadšením přijali informační systém, který je nastavený přes webové rozhraní. Jedná se o online aplikaci, kde klienti vidí, v jakém stavu jejich objednávky jsou, co a kam již bylo expedováno, co, kam a kdy se bude expedovat, včetně elektronického archivu, který umožňuje jednotlivé zakázky, z pohledu těchto otázek procházet i zpětně. Klienti zde mají 24 hodin online přístup ke skladovému hospodářství a mají na jednom místě kompletní přehled o množství jednotlivých výrobků, včetně dodacích listů od dodavatelů a celních dokumentů v elektronické podobě, jejich případné expiraci a automatického upozornění, že daného výrobku je na skladě již jen takové a takové množství, tudíž je třeba objednat další dodání. Jinými slovy Česká mailingová společnost poskytuje kompletní zajištění fulfillmentu a je „mraveništěm“ v pravém slova smyslu.
