Dokumenty související s objednáváním, dodáváním zboží nebo služeb, příjmem a vystavováním faktur, dobropisů, vratek a dalších dokladů jsou dnes stále z velké části v papírové podobě, a to i u velkých společností.
I když se podíl elektronických dokumentů zvětšuje, objevují se nové problémy související jejich zpracováním. Ať už jde o zpracování údajů či různé podoby dokladů nebo soulad s platnou legislativou.
Skenovat? OCR? Pracujte raději s daty!
Skenování a vytěžování přijatých dokumentů pomocí OCR nám pomůže zbavit se papíru. Vyžadují však kontrolu chyb při převádění údajů na text, stoprocentní správnosti dosáhneme jen velmi těžko (a draho). Přesvědčíme-li dodavatele, aby zasílali své faktury byť třeba i jen v libovolném PDF, velká většina z nich bude přímo obsahovat text. Umíme-li tento text načíst do správných kolonek podnikového systému, máme bez práce.
Přecházíme na elektronické doklady“.
Evergreen posílání a příjmu dokladů přes e-mail
Podobně, u přenosu dokladů, narážíme rovněž na pasti v efektivitě. Poslat větší množství dokladů v různých formátech automatizovaně přes e-mail, opatřit je elektronickým podpisem a dát do elektronického archivu je klíčem k úspěšnému řešení. Nemusí to dát tolik práce a z hlediska zajištění pravosti dokladů jde o neprolomitelné řešení.
Zasílání máme vyřešeno, a co příjem? Existuje firemní adresa pro příjem elektronických faktur? Pokud ano, a to je dobře, je nasnadě se zabývat zpracováním emailů a ukládáním přijatých dokladů přímo do elektronického archivu automatickou cestou. Pokud se povede zajistit důvěryhodnou elektronickou archivaci, u soudu náš doklad nikdo nevyvrátí. Pokud takto nearchivujeme, máme v záloze ještě auditní stopu.
Máte firemní adresu pro příjem elektronických faktur? Zjistěte jak ji efektivně využít na školení „Přecházíme na elektronické doklady“.
Bez schvalování, evidence a archivace jen půlka užitku
I přes zpracování a přenos dokladů elektronicky se nám později mohou objevit ve firmě papíry. Objednávku je potřeba potvrdit, fakturu schválit. Bez flexibilního elektronického workflow se papírům prostě nevyhneme, a celý proces bude pomalý.
Konečným stádiem života dokladu je pak jeho archivace. Účetní potřebují vědět přehledy a mít archiv, u kterého se budou moci spolehnout na jeho úplnost a průkaznost. 10 let je dlouhá doba a je to déle, než je platnost elektronického podpisu i časového razítka.
Předtím jsme měli šanony, kam dávat elektronické doklady? Stejně jako u schovávání peněz pod matraci, není optimální vypalovat doklady na CDčka, nebo je ukládat na disk, který nemá profesionální zabezpečení. Jednoho dne by mohlo být všechno pryč.
O celém procesu přechodu na elektronické doklady, dostupné technologii a související legislativě bude řeč 3. října v Brně a 8. října v Praze na školení „Přecházíme na elektronické doklady“.
