Základem kvalitního zpracování elektronické faktury je funkce pro vytěžení informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů na faktuře, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, či datum splatnosti vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobně, předání dat do účetního systému a podobně.
Samostatné a intuitivní
Dnešní softwary pro elektronické zpracování faktur se liší především šíří svých intuitivních a automatizovaných funkcí. Každému nasazení těchto systémů by však měla předcházet důkladná analýza a definování využívaných firemních dokumentů, která poskytne základ pro jeho správné fungování. Následně se systém sám učí na základě korekcí, které v rámci kontrol provádějí samotní uživatelé. Míra chybovosti tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) se tím velice rychle sníží a systémy jsou čím dál více samostatnější. Ty nejlepší systémy na trhu vyžadují při správné implementaci pouze minimální kontrolu a v rámci procesu zpracování faktur dosahují časové a tedy i finanční úspory 50-90 %.
Jak se změní praxe?
Původní proces přijetí faktury často vypadá následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetního nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.
Jak může vypadat konkrétní řešení?
Jedním ze způsobů zavedení evidence elektronických faktur v praxi je řešení vystavěné na platformě K2 Blackpearl a Microsoft SharePoint, která slouží jako primární úložiště dokumentů. Samotné vytěžování faktur pak zajišťuje samostatný modul. Konica Minolta, která patří mezi největší dodavatele dokumentových řešení, jež zahrnují i systémy na zpracování faktur, dokázala takto postaveným řešením snížit časovou náročnost při zpracování faktur u konkrétního zákazníka až o 68 %.
Řešení dokáže rychle a spolehlivě vytěžit data z faktury a ověřit je oproti ekonomickému systému. Zvládne rovněž řídit schvalovací proces a finální export do ERP systému. Uživatelé mohou navíc velice rychle zjistit, v jaké fázi procesu se dokument nachází, jednoduše zobrazit historii jeho zpracování, stejně jako údaje o času a původci provedených úprav.
Čím začít?
Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli řízeného dokumentového procesu je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
| Výhody řízení firemních procesů |
|---|
| - celkové zrychlení procesů - přehled a kontrola - standardizace a optimalizace procesů - snížení chybovosti - automatizace a ochrana - snížení celkových nákladů |
Na co se zaměřit?
Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.
