Datové schránky mají výhody i nevýhody
Orgány veřejné moci (katastrální, finanční a jiné úřady) mají tedy za povinnost komunikovat s právnickými nebo fyzickými osobami (které si schránky mohou zřídit dobrovolně a neukládá jim to žádná zákonná povinnost) přes internet. Hlavní výhodou datových schránek je úspora času. Nemusíte chodit na poštu a čekat tam nekonečné fronty, abyste se dostali k okénku. Sníží se také náklady spojené s listovními službami, vzniká možnost zplnomocnit osobu, která bude mít rovněž přístup do schránky, poštu lze vybírat kdekoli. Doporučený dopis o výši penále z finančního úřadu bude možné přečíst i na dovolené v Karibiku, což adresát jistě ocení. Mezi nevýhody datových schránek patří především povinnost vyzvednout si dokument do 10 dnů od obdržení informace o jeho uložení, jinak se podle novely zákona považuje tento dokument za doručený.
Poněkud nepraktické je také to, že jedna firma může disponovat pouze jednou datovou schránkou bez ohledu na svou velikost nebo počet provozoven. Neplacená verze datových schránek neumožňuje dlouhodobou archivaci dokumentu a centrální úložiště datových zpráv je jen jedno. Vždy musí být pověřená osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. Tyto nevýhody však řeší aplikace třetích stran, včetně systému pro facility management, který se dokáže připojit k datové schránce, stáhnout její obsah, pomocí vyhledávací logiky zjistit, komu je dokument adresován, a následně jej distribuovat přímo příjemci, popřípadě pak dokument založit k archivaci. Aplikace uchovávají také informace o odeslaných zprávách s metainformacemi o doručení. Větší společnosti pak využívají customizace těchto aplikací a připojují je na svůj Document Management System (DMS).
#####Jak komunikace probíhá
Samotné nahrání dokumentu pak doprovází antivirová kontrola, která nepropustí žádný dokument obsahující nebezpečný kód, a zároveň bude zajišťovat nahrání jen povolených formátů. Povolena je většina souborů, které se dnes používají, s výjimkou spouštěcích (*.exe, *.bat atd.) a archivačních (*.rar, *. zip atd.). Celková velikost datové zprávy je aktuálně omezena na 10 MB. Řešení datových schránek je vhodné integrovat do aplikací určených pro facility management, které mají nastavené workflow pro přesun a delegování úkolů. Tímto vzniká snadnější manipulace s dokumenty a aplikace dokáže minimalizovat příjem a schválení zprávy neoprávněnou osobou.
