Dokumenty ve fyzické (papírové formě) provázejí lidstvo od nepaměti. Vznikají stále nové a nové a už několik století mají pro lidstvo nepostradatelný význam. S přechodem do elektronické formy vznikla i potřeba s dokumenty efektivně pracovat, a tudíž i potřeba aplikace, která toto zprostředkuje. K tomu slouží systémy Document Management System (DMS) nebo Electronic Document Management (EDM).
[file:6639:small:right]
Latinské úsloví praví „littera scripta manet“, tedy „co je psáno, to je dáno“. Dnes každá fyzická nebo právnická osoba musí uskladňovat nesčetné množství různých dokumentů, ať už kvůli dohledání zapsaných informací, nebo možnému doložení skutečnosti, která je v podobě psaného dokumentu ověřeného podpisem (dnes i elektronickým podpisem nebo časovým razítkem) nejdůvěryhodnější formou záznamu informací a skutečnosti. V podstatě se dá říci, že dnešní společnost vychází z dokumentů.
Samotná ústava a sbírka zákonů jsou souborem dokumentů právní formy. Ve velkých i malých podnicích vznikají každý den stovky až tisíce dokumentů (objednávek, zpráv, reportů, analýz atd.), se kterými pracují desítky až stovky pracovníků na nejrůznějších pozicích. Dohledávají v nich informace, vytvářejí nové dokumenty nebo vytvářejí revize těch původních, archivují je a skartují. Dokumenty jsou tedy neodmyslitelnou součástí každodenního pracovního života a dnes by bez nich nefungoval žádný podnik a pravděpodobně ani celá lidská společnost.
#####Přichází pomocník DMS
Počátky DMS se datují do 80. let 20. století, kdy velké společnosti začaly vyvíjet systémy na evidenci papírových dokumentů. Systém uchovával informace o jejich umístění a později i skenování jejich formy a obsahu do obrázkových formátů. Dnešní DMS jsou orientované především na digitální podobu dokumentů (obrázky, texty, tabulky, PDF atd.). Obecně DMS nabízí podnikům řešení evidence dokumentů pomocí mnoha rozšiřujících se funkcí, oproti použití prostého file systému (FS) a souborového serveru. Standardně se u DMS setkáme s těmito funkcemi:
* Přehledné, snadno zálohovatelné úložiště všech dokumentů prostřednictvím databáze
* Komunikace s jinými aplikacemi (CAFM, CRM, ERP aj.)
* Vytvoření vlastního workflow (životní cyklus) dokumentů a jejich schvalování
* Přímé skenování papírových dokumentů do DMS a uložení do příslušného archivu prostřednictvím ORC do textové podoby nebo do obrázků
* Možnost tzv. checked in a out, tedy zablokování dokumentu v evidenci a jeho vyzvednutí pro editaci, tím se zabrání duplicitní práci na jednom dokumentu
* Archivace různých verzí a sledování historie dokumentu, případně změn mezi různými verzemi
* Revize a schvalování změn
* Rychlé fulltextové vyhledávání napříč dokumenty pomocí indexování na serveru
* Odlišování dokumentů aktuálních a archivovaných pro indexaci
* Ukládání veškerých metapopisů (atributů) dokumentu (kdo a kdy ho vytvořil, kdy byl změněn, typ dokumentu atd.) a jejich používání k rychlému vyhledání požadovaných dokumentů
Samozřejmě že jednotlivé DMS různých výrobců se od sebe liší, a to zejména v komplexnosti svých funkcí. Ty jednoduší a také levnější nebudou umožňovat například vytváření svých vlastních metapopisů, porovnávání obsahu nebo blokování dokumentu pří započetí práce na jeho nové verzi. Do budoucna bude zavedení aspoň nějakého DMS nezbytností pro malé, ale i vetší podniky. Prvopočáteční investice do DMS a také dlouhodobější proces integrace bude vrácen v podobě přehledné, rychle dostupné centrální evidence všech dokumentů firmy.
