Sezónní špičky v obchodě jsou a budou. Jistě vás napadne vánoční nákupní šílenství, ale významné špičky jsou i v jiných obdobích: školní potřeby, oblečení a obuv se prodávají před začátkem školního roku, silné jsou také předjarní nákupy zahradnických potřeb a podobně. Přinášíme rozhovor s Michalem Vavřinou, ředitelem divize logistiky společnosti ComGate, která se zabývá skladovou logistikou pro e-shopy. Je o tom, jak sezónní nápory objednávek zvládat a zachovat si tak přízeň zákazníků. Jeho zkušenosti mohou být užitečné i pro ty obchodníky, kteří při odbavování zásilek v současnosti ještě nevyužívají služeb logistického partnera a spoléhají na vlastní síly.
Michale, jak velké sezónní výkyvy v objednávkách jsou u e-shopů obvyklé?
Ve vánočním období – v říjnu, listopadu a prosinci kompletujeme, balíme a posíláme i čtyřnásobné množství zásilek, ve srovnání s ostatními měsíci. Významné nárůsty na měsíční bázi také jsou ve dnech, které následují po výplatních termínech. A pak tu máme pondělky, ty obvykle, kvůli nahromaděným víkendovým objednávkám, znamenají dvojnásobné množství zásilek oproti jiným dnům v týdnu.
Jakým způsobem zajišťujete, aby se všechny objednávky vychystaly a odeslaly včas i v těchto extrémních obdobích?
Přípravy na Vánoce probíhají už od začátku léta, a to v oblasti technologií, v organizaci skladu, plánování a samozřejmě v oblasti personálního zajištění. Každý rok po skončení vánoční sezóny hodnotíme, co se nám povedlo, a co budeme muset ještě vylepšit. Děláme to tak už poněkolikáté, a tak jsme v roce 2019 prošli předvánoční sezónou beze šrámů.
Co si mám představit pod technologickou přípravou?
Primární je připravit a technicky vybavit dostatek pracovišť pro kompletaci a balení zásilek. V našem případě jde o pracovní místo s dotykovým počítačem, čtečkou čarového kódu a dalším potřebným vybavením. Nejhorší situace by totiž byla, najmout do skladu spoustu lidí, kteří by pak museli sdílet jednotlivá pracoviště, a spíš si překáželi. A důležité je mít v zásobě také náhradní technická zařízení pro okamžitou výměnu v případě poruchy. Opravy pak řešíme až po sezóně.
Celý proces vychystání a kompletace u nás řídí náš systém E-logist, který slouží i pro vedení virtuálního skladu pro naše zákazníky. Výhodou je, že si jej sami vyvíjíme. Můžeme tak rychle reagovat na nové požadavky, změny a problémy.
Loni jsme se také soustředili i na rychlost wifi pokrytí skladu a také na zrychlování odezvy systému. Provedli jsme zátěžové testy a vše zoptimalizovali (komunikace se serverem, komunikace mezi zařízeními, rychlost připojení internetu, rychlost tiskáren). Zdá se to jako drobnost, ale představte si, že zrychlíte jednu konkrétní operaci o 5 vteřin. Při zpracování 5000 zásilek za den je to 7 hodin času. Jde fakticky o jednoho pracovníka navíc.
Jak to ve špičkách vlastně řešíte se pracovníky – spoléháte na brigádníky?
V našich skladech v Praze, Týništi nad Orlicí a Bratislavě využíváme kmenové zaměstnance i brigádníky. Výhodou je, když mají různorodou možnost načasování pracovní doby. Studenti nám chodí vypomáhat odpoledne a o víkendech, zatímco rodiče menších dětí spíš dopoledne.
Brigádníky, i třeba na krátkou dobu, bereme do provozu už daleko dříve před začátkem sezóny, například v čase letních dovolených, kdy probíhá zároveň jejich zaškolení. Kdybychom nové kolegy přivedli do práce až ve špičce, museli bychom se jim věnovat a školit je právě v době, kdy není času nazbyt.
Ve sezóně také zavádíme dvousměnný provoz, abychom pokryli delší část dne, například od 6:00 do 20:00. Podobně se domlouváme i s dopravci.
S dopravci?
Mimo sezónní špičku jezdí dopravci pro své zásilky obvykle jednou denně v pozdních odpoledních hodinách, aby vyzvedli k distribuci zásilky, které se daný den připravily. V sezoně se s nimi dohodneme na více svozech v různých denních časech. Třeba 3x denně – dopoledne, odpoledne a večer. Je to výhodné pro obě strany.
Zmínil jste také opatření v organizaci skladu.
Hodně pomůže analýza zboží podle obrátkovosti – zboží si rozdělíme do skupin, a to s největším obratem umístíme dole hned po ruce, zatímco produkty, které se prodávají jen občas, počkají v horních regálech.
Přestože jde o celkem populární koncept, nepoužíváme tzv. chaotické naskladňování. Naopak každý zákazník má u nás své jasně vymezené oblasti skladu. Proto si také můžeme zboží klientů, kteří jsou zrovna v sezonní špičce, přestěhovat blíž.
A v některých případech si můžeme nejčastější zboží zabalit napřed. Jde o dárková balení nebo objednávky, které často obsahují jen jednu položku (například nově vydané knihy). Zásilky jsou dopředu zabalené, jen na ně lepíme štítky a jdou do světa.
Je ještě něco, co vám pomáhá zvládat špičky?
Vlastně na prvním místě je dohoda s našimi zákazníky, provozovateli e-shopů. Protože máme společný zájem, dokážeme se obvykle dohodnout na předzásobení nejdůležitějšími položkami a třeba i standardizaci balení, abychom nemuseli pro každou kombinaci produktů v zásilce mít jiný obal. Tím se zároveň omlouváme, že vám někdy přijde zboží ve zdánlivě zbytečně velkém obalu;) Je to malá daň za to, že jste svou zásilku dostali včas.
Michal Vavřina, ředitel logistických služeb ComGate Absolvent letecké fakulty VŠ dopravy a spojů. V logistice působí 25 let. Stál u založení mezinárodního letiště Pardubice, pracoval jako manažer logistiky spol. Panasonic, manažer výrobního provozu spol. Maurice Ward nebo manažer kvality a bezpečnosti pro ČR a SR ve spol. Panalpina. |
