Naopak takřka každý uživatel počítače využívá služeb internetu a elektronické pošty pro efektivní vzdálenou komunikaci a korespondenci a dále pak užívá textové a tabulkové editory pro zaznamenání důležitých údajů a dat a další dílčí aplikace a nástroje. Dříve či později je však na organizaci či firmě a jejich zástupcích nesnadné rozhodování: zůstaneme v oblasti kancelářských a jednoduchých aplikací, nebo zavedeme sofistikovaný informační systém charakteru CAFM (Computer Aided Facility Management)? Účetní systémy jsou dnes samozřejmostí V oblasti finančního řízení o zavedení systému dnes nikdo nepochybuje. Účetní, finanční či velké ERP systémy jsou běžné a tyto systémy „rostou“ s tím, jak „roste“ společnost či firma. V oblasti core byznysu o systému rovněž nikdo nepochybuje.
Dnes už snad není nemocnice, která by neměla svůj medicínský IS, žádná vysoká škola, které by chyběl akademický či studentský IS, žádnému velkému výrobnímu závodu nechybí výrobní, v případě stavební firmy pak stavební, informační systém. Který velký obchod či obchodní řetězec dnes prodává bez pokladního a obchodního systému? Proč ale poměrně často pochybuje řada společností či institucí o tom, že nasazení CAFM systému ještě „má čas“, že „ho asi vůbec nepotřebujeme“, že „nám stačí propracované xls tabulky“, ze kterých dostáváme, co potřebujeme? Důvod je zřejmý: nevidí přínosy, které takové nasazení může přinést, nebo si je neumí představit! Jiné vysvětlení tohoto jevu není možné.
#####Rozhoduje návratnost investice
Velmi významným prvkem je při rozhodování o pořízení informačního systému jeho cena, resp. návratnost vydaných prostředků. SW společnostem jsou často kladeny dotazy na konkrétní finanční sumu, kterou zavedení systému přinese v podobě finančních úspor. Jestliže bychom uměli definovat, že po zavedení systému do ostrého provozu ve firmě ušetří dva pracovníky - a je na samostatnou přednášku či článek, jak k takovému tvrzení dojít -, je možné poměrně snadno definovat tuto částku: 2x zhruba 350 tisíc korun (náklady na pracovníka vč. souvisejících výdajů) je 700 tisíc korun a tohle může být klidně hodnota pořizované aplikace. Samozřejmě - v řadě případů daleko nižší, ale mnohdy i daleko vyšší. Ale ne vždy „umí“ systém ušetřit konkrétní pracovníky. Přínosy užívání systému mohou být další a takřka vždy záleží na uživatelích aplikací, jestli ve skutečnosti budou používat systém tak, aby jim ušetřil čas a námahu. Jeden z prvních - bohužel nevěrohodně vyčíslitelných - přínosů je přínos informační: snadno dostupná a rychlá informace. Praxe ukazuje, jak náročné a těžké je někdy získat potřebné informace z dat, která jsou kdovíkde uložena. Jedním z takových míst jsou i hlavy pracovníků. Taková hlava pracovníka, ve společnosti zaměstnaného i desítky let, může skrývat neskutečné „poklady“ a velmi cenná data pro nezbytné informace. V případě jeho odchodu se pak těžce smiřujeme s tím, že odchází i tyto informace.
#####Správně fungující systém zajistí správné informace
Jaké máme zkušenosti z praxe? Významné úspory času dnes dosahují uživatelé aktivně využívající CAFM aplikaci při správě Aquaparku v Praze-Čestlicích. Technický ředitel parku přínosy hodnotí: „Jsou-li v aplikaci ta správná data, tak jsou informace k dispozici takřka hned. Rozhodně rychleji, než kdybychom je hledali ve směsi různých tabulek nebo ve stohu výkresové dokumentace, které se nedá věřit. Získat tak potřebné informace bývá až 10x rychlejší než bez tohoto systému. Taktéž je nutné data neustále aktualizovat, a to něco stojí, především delší čas, a ten může být zase kratší při využití systému. Když je CAFM správně naplněn a aktualizován, tak rychle poskytuje přesné informace a uživatelskou pohodu.“ Řada konkrétních přínosů tak patří do kategorie „co by kdyby“ a víc než přínosy „ušetří kapsu“ předcházením kolizí a závad, předcházením odstávky výroby z důvodů poruchy, předcházením pokut z legislativních kontrol za nedodržování předpisů atd. Jaké další konkrétní „vyčíslitelné“ příklady úspory času definují naši uživatelé.
Významná úspora pracovního času při zpracování nájemného, resp. vyúčtování nákladů nájemného stovek bytových jednotek ve společnosti DOMUS. Nasazení CAFM systému pit-FM přineslo zkrácení nezbytného času pracovníků provádějících vyúčtování na čtvrtinový čas. Integrace s účetním systémem a vzájemná výměna dat mezi oběma systémy poskytuje dnes vyúčtování srozumitelnější a přehlednější a zejména poskytuje kontrolní mechanismy vyúčtování. Velmi podobná zkušenost úspory pracovního času je při zpracování nájemného, resp. vyúčtování nákladů nájemného bytových jednotek u dalších našich zákazníků v oblasti property managementu. Tyto společnosti své zkušenosti aplikují i do zúčtovacích vztahů nebytových prostor.
